1工程建設項目檔案的特點

項目檔案是基本建設項目檔案或重大(重點)建設項目檔案的簡稱，它是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事項目規劃、設計、施工、監理、改建、維修及建設、管理過程中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的項目文件材料總稱，它是檔案大家族當中的一大門類，是國家檔案資源建設中的重要組成部分。包括建設項目的新建、擴建、改建和技術改造等項目。工程檔案具有如下特點：一是時間跨度比較長。以我公司靖西二線輸氣管道工程為例，當初的建設周期為7年(2003—2009年)，而工程檔案管理周期將地質勘探階段包括在內整整10年時間(2000—2010年)。二是所涉及的專項報告多。如我公司靖西二線輸氣管道工程檔案涉及地震、地災、環評、水保、考古、防洪、遙感、安評等。三是檔案種類多，數量比較大，而且載體形式也多種多樣。如我公司靖西二線工程建設檔案包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、聲像檔案、電子檔案以及實物檔案等種類，載體形式有紙質、磁帶、光盤、硬盤、照片、探傷光片等。四是參與建設的單位多。一般的工程項目，根據管線長度的不同分為若干個合同標段，并且由包括數字化管道建設單位等多個不同的施工單位負責施工，另外還有設計、勘察、檢測及監理單位和政府質量監督部門的共同參與。

2工程檔案管理中普遍存在的問題

2．1工程檔案宏觀管理上普遍存在“重工程建設、輕檔案管理”的思想觀念，大部分的工程在即將竣工或投產時，才將檔案資料納入議事日程；在這種情況下，項目竣工后，完全依靠檔案管理部門基本不懂施工現場實際情況的檔案管理人員，完成整個工程檔案資料的收集、整理、分類、立卷和歸檔等一系列工作，使得最終形成的檔案就脫離了工程實際，且不能保證檔案的齊全和完整性。

2．2工程檔案管理人員專業素質不高，未能將項目形成的檔案進行開發和編研工作，使得檔案失去了它們應有的價值。像我公司的檔案室，一直以來只是機械的收集、存放檔案，最終檔案室只當作資料的借閱部門。

2．3檔案管理手段落后，保護設施不完善，多數檔案工作還停留在零散、慢速、低效的手工操作階段，不具備系統、快速、高效的信息化的管理手段。

[摘要]

文化館藝術檔案管理體系建設是一項具有科學性、開拓性、前瞻性的系統工程。該文針對目前文化館藝術檔案借閱管理中存在的問題，從工業工程視角對存在的問題進行優化改善，提出工作改進建議與意見，促進藝術檔案管理水平的提高。

[關鍵詞]

藝術檔案管理；工業工程；文化館

1藝術檔案管理現狀

1.1選題背景

一、信息化環境下地鐵工程檔案管理面臨的問題

（一）地鐵工程檔案的收集和歸檔不夠及時。

地鐵工程檔案管理跟企事業單位一般的檔案管理不同，地鐵工程檔案大多數是在建設施工過程中形成的，促使其管理工作在文件材料收集到整理過程中存在很多不確定的因素。從一條地鐵線路立項到竣工通常需要3-5年的時間，參與地鐵工程建設的單位上百家，形成的文件材料內容繁雜、涉及專業多、涉及范圍廣等，稍有不慎就會出現遺漏。當下，大多數地鐵工程參建單位是在工程建設后期才會開始收集、整理文件材料，忽視檔案的及時收集工作，造成文件遺失、原件少而復印件多，原始資料嚴重缺失等，導致檔案管理工作存在不足。

（二）地鐵工程檔案的信息化程度偏低。

信息化網絡時代里，網絡和計算機不斷普及，越來越的文件在電腦上直接產生，并通過網絡進行傳輸，在無紙化辦公快速發展的背景下，傳統檔案管理顯得低效、滯后，不能滿足信息化環境下的檔案管理需求。地鐵工程眾多參建單位在工期的限制下各自為陣，只在內部使用一些工程建設管理軟件，對外仍然使用紙質文件，即便一些單位具備信息化意識，也只是通過掃描把收集到的紙質文件材料轉化成電子文件的形式進行保存。

（三）地鐵工程檔案數據存在安全風險。

對檔案專業知識比較缺乏，對水利工程檔案就更加陌生，且身兼數職，在收集、整理、分編檔案資料時不規范。而且水利工程檔案管理人員流動性大、資料交接不規范，還有部分工作人員缺乏愛崗敬業精神，對深入收集和整理工作視而不見，導致檔案資料長期堆壓、更有甚者，在工程竣工驗收的前幾天，臨時“抱佛腳”，甚至采取寫回憶錄、資料作假等極不負責的手段對工程資料突擊整理，致使檔案管理水平普遍較差，也給日后的工程維護管理帶來很大影響。

檔案管理制度不健全隨著我國市場經濟體制的逐步發展，與工程建設有關的各個領域的制度也在逐步完善。為適應政府管理職能轉變和行政審批制度改革的要求，工程建設項目檔案的內容、形式，以及各種檔案載體都發生了相應變化，但與之相對應的各種檔案管理制度、法規卻未能及時地調整和修改。有些單位雖然建立了相關的制度，但大數是流行于形式。還有許多施工企業檔案管理體制不健全，檔案規章制度形同虛設，沒有形成有效的管理和監督機制。在工作中出現隨意查閱、把資料借出檔案室等現象，造成部分檔案不能及時歸檔，有的甚至出現丟失，致使水利工程檔案達不到標準化、制度化、規范化管理的要求。

加強水利工程檔案管理的對策

國家水利部2006年曾出臺了水利工程建設項目檔案管理的有關規定，明確要求要加強對工程檔案管理工作的組織領導，落實好崗位責任制，加強檢查指導與監督，提高工程檔案現代化管理水平。根據這些要求，針對存在的問題，筆者認為應采取以下幾點對策。

健全制度，進一步強化對水利工程檔案的管理要保證水利工程檔案的齊全、完整和規范管理，一是要高度重視水利工程檔案管理工作，從項目立項開始，就配備專職的檔案管理人員，把水利工程的檔案管理工作與抓工程進度、質量與成本控制一樣抓緊、抓好。二是要建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制，并制訂相應的措施，把檔案管理工作目標分解、細化，層層加以落實，真正地把崗位責任制貫穿于從建設項目立項到工程建設結束，檔案資料管理通過驗收的全過程，做到職責分明，使檔案管理人員明確自己的管理職責。三是要對項目檔案的驗收要嚴格把關，歸檔時應對文件進行全面、認真的檢查，保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作達到系統化、規范化、標準化。四是要充化利用計算機和網絡信息、技術，增加信息資源的存儲，提高信息的廣泛利用，充分做到資源共享，不斷提高水利工程檔案管理和利用的水平。

通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作上臺階檔案的生命在于利用，只有對檔案開發利用，才能正真體現它的價值。做好檔案資料的收集、整理、積累存貯是為了更好開發檔案信息。水利工程檔案的形成是水利工作者勞動和智慧的結晶，通過材料收集、整理、歸檔將它轉化為信息資源。對于檔案管理人員來說，假如某項新上的工程需要查閱相關資料時，能將檔案信息及時提供給業務部門和水利工作者利用，為水利工作者提供很大幫助的同時，使他們親身體驗到檔案信息的價值，從而激發檔案管理人員對工作的熱情，促使檔案管理工作更上一個新的臺階。

第一條為了加強城市地下管線工程檔案的管理，根據《中華人民共和國城市規劃法》、《中華人民共和國檔案法》、《建設工程質量管理條例》等有關法律、行政法規，制定本辦法。

第二條本辦法適用于城市規劃區內地下管線工程檔案的管理。

本辦法所稱城市地下管線工程，是指城市新建、擴建、改建的各類地下管線（含城市供水、排水、燃氣、熱力、電力、電信、工業等地下管線）及相關的人防、地鐵等工程。

第三條國務院建設主管部門對全國城市地下管線工程檔案管理工作實施指導、監督。

省、自治區人民政府建設主管部門負責本行政區域內城市地下管線工程檔案的管理工作，并接受國務院建設主管部門的指導、監督。

縣級以上城市人民政府建設主管部門或者規劃主管部門負責本行政區域內城市地下管線工程檔案的管理工作，并接受上一級建設主管部門的指導、監督。