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[摘要]人事檔案記錄著個人身份、學歷、政治面貌、主要經歷等重要信息，具有法律效用，與社會勞動保障、個人工資待遇、組織關系緊密掛鉤。在醫(yī)院現(xiàn)代化管理中，它是選拔優(yōu)秀人才、配置人力資源的依據(jù)之一。隨著醫(yī)院現(xiàn)代化管理進程的推進，提高檔案記錄的高效性、準確性，保障檔案審閱、保存過程中的安全性十分必要。

[關鍵詞]人事檔案；醫(yī)院現(xiàn)代化管理；信息化建設；現(xiàn)狀；優(yōu)化路徑

作為匯總性質的材料,人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性、機密性等特點。開展醫(yī)院人事檔案管理,詳細記錄每一位醫(yī)務人員的業(yè)務能力、思想水平、基本簡歷,有利于對其進行管理,將直接影響醫(yī)務人員職業(yè)操守、專業(yè)知識水平及醫(yī)院整體醫(yī)療水平。當前,檔案管理效率低下、檔案數(shù)量較多等,均為醫(yī)院人事檔案管理存在的普遍問題。依靠現(xiàn)代信息技術,開展規(guī)范化檔案管理,可切實提高檔案管理質量,改善醫(yī)院人力資源使用率。本文擬從人事檔案信息化內涵著手分析醫(yī)院人事檔案信息管理的意義現(xiàn)狀及優(yōu)化路徑。

一、人事檔案信息化的內涵及其主要內容

在人事管理過程中,以人為單位、經過組織審核和確認、按照規(guī)范逐步積淀的資料,即人事檔案。人事檔案可真實反映人員主要表現(xiàn)、各類經歷、基本情況,可表現(xiàn)為文字、照片、圖像、聲音等形式。應用現(xiàn)代信息技術,完成人事檔案管理各個工作環(huán)節(jié),包括采集、開發(fā)、分類、存儲管理等,即人事檔案信息化。具體內容如下：一是檔案信息數(shù)字化,將人事檔案內容,進行數(shù)字化轉換,存入計算機數(shù)據(jù)庫；二是檔案信息網格化,管理人員可通過網絡,實現(xiàn)檔案的查閱、提交和管理；三是檔案檢索自動化,通過提交關鍵詞,在數(shù)據(jù)庫進行檢索；四是檔案利用一體化,各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣,組成統(tǒng)一、完整的計算機系統(tǒng)[1]。

二、醫(yī)院人事檔案信息管理的意義

（一）直觀地顯示單位發(fā)展狀況

數(shù)據(jù)和信息是人事檔案的核心,傳統(tǒng)管理模式下,檔案層次界限不明、數(shù)量龐大等問題,增加了管理人員的工作難度。檔案管理信息化可簡化工作處理流程,提高各環(huán)節(jié)工作質量,解決檔案信息冗雜、繁多等問題,便于管理人員進行信息分類,制定檔案管理目標。在團體管理過程中,信息化系統(tǒng)可真實反映團體經營和運作情況,進一步降低工作復雜度,保證管理質量[2]。

（二）提高工作人員工作效率

傳統(tǒng)管理模式下,人事檔案均為紙質,需要人工登記、保存、尋找,在資料接收、存放以及整理等環(huán)節(jié),管理人員需耗費大量精力和時間,其工作積極性、工作效率均處于較低水平。開展網絡信息化管理后,管理人員工作成效更高,工作流程更為順暢。例如,若以前想要查閱人事檔案,管理人員需根據(jù)基本信息,明確檔案保存編號,并在成千上萬的資料中查找,所需時間較長,且準確性難以保證。但是現(xiàn)在,管理人員只需在檢索欄,輸入被查閱人員的重要信息,即可快速、準確、輕松找到其檔案,在提高信息資源利用度、提高查找速度、節(jié)約人力成本等方面優(yōu)勢顯著[3]。

（三）幫助工作人員解決問題

有效、合理地利用人力資源信息,根據(jù)外界變化及存在問題,制定戰(zhàn)略目標和解決方案,幫助團體更好地應對變化,調整團體未來發(fā)展態(tài)勢,是檔案管理的終極目標。實施信息化管理后,醫(yī)院檔案管理工作不斷創(chuàng)新、改進,通過分類、整合、分析醫(yī)院人事檔案資源,可準確找出問題所在,進而為人事管理工作提供便利,切實提升工作便捷性和效率[4]。

（四）提升管理人員綜合素質

人事檔案管理工作內容、性質特殊,要求管理人員具備強烈的責任感、良好的思想素質及業(yè)務能力,并具有一定創(chuàng)新能力。為滿足人事檔案信息化建設需要,管理人員必須主動學習相關知識,掌握人事檔案管理新技術,充分發(fā)揮檔案社會價值,以此預防人事檔案分類困難、查找困難等問題,在此過程中,人員綜合素質可明顯提升。檔案管理人員變化大、流動頻繁、不穩(wěn)定,是影響醫(yī)院人事管理的關鍵因素[5]。部分人員缺乏系統(tǒng)、專業(yè)、嚴謹?shù)闹R,甚至身兼數(shù)職,加之日常工作繁重,其業(yè)務素質難以提升。醫(yī)院檔案管理信息化建設,可緩解管理人員壓力,使其在完成日常工作的同時,預留充足的進修、學習時間。

三、醫(yī)院人事檔案信息化建設的現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識薄弱

在醫(yī)療領域,現(xiàn)代信息技術應用廣泛,在醫(yī)院繳費、醫(yī)院掛號、信息查詢、患者病歷檔案管理等方面,均得到了充分體現(xiàn),有助于節(jié)約醫(yī)療資源,促進醫(yī)院業(yè)務活動開展。醫(yī)院具有社會公益性,資源配置有限,一般將關注重點放在承擔醫(yī)療服務的科室,但部分醫(yī)院未能認識到人事檔案管理的重要性,使得人事檔案信息化建設資金不足、缺乏專業(yè)技術人才[6]。

（二）信息化建設投入不足

為完成檔案管理信息化建設,醫(yī)院應做好各方面支持。在起步階段,應引入管理系統(tǒng),完善人事檔案數(shù)據(jù)庫,配備性能良好的計算機,并及時進行系統(tǒng)更新,定期維護檔案數(shù)據(jù)庫,均需要投入相應資金。同時,在信息化建設全過程中,不可缺少專業(yè)的信息技術人員及檔案管理人員,以此保證此項工作,但專業(yè)人才匱乏,也會直接影響信息化建設進程和質量[7]。

（三）信息化建設規(guī)劃不足

醫(yī)院人事檔案管理涉及較廣,具有明顯的專業(yè)性、綜合性,需分步驟、分階段進行,在信息化建設前,應從人事檔案管理需求出發(fā),做好項目規(guī)劃。但如今,在人事檔案管理信息化建設方面,多數(shù)醫(yī)院均缺乏經驗,缺乏相應的管理標準,未能全面分析、深入了解醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀和需求,信息化建設規(guī)劃不足,缺乏有效的理論支持和前期研究,易出現(xiàn)系統(tǒng)結構框架不合理、人事檔案信息化管理難以發(fā)揮價值等問題[8]。

（四）信息資源利用有限

與醫(yī)院業(yè)務管理相比,人事檔案管理具有保密要求高、涉及個人隱私內容多等特點,部分信息資源需進行封閉式管理,進而影響人事檔案信息化建設進程。醫(yī)院考核評比、職稱評定、晉升等人事變動,均需要以人事檔案為依據(jù),只有深入挖掘相關信息,才能全面掌握人員工作表現(xiàn)和以往經歷,信息資源利用受限制,增加了檔案信息化建設難度[9]。不僅如此,在信息化背景下,提高人事檔案管理效率的同時,還應重視檔案管理的安全性、保密性,如何平衡二者關系成為管理人員思考重點。

（五）安全管理制度不夠完善

醫(yī)院以往的檔案管理制度,難以滿足信息化建設要求,進而引發(fā)分工不明、責權不明等問題,不利于檔案管理人員工作熱情、責任意識的提升,嚴重阻礙信息化進程。同時,在數(shù)據(jù)資源管理方面,醫(yī)院普遍存在查詢有效信息難度大、存儲空間緊張、難以滿足實際運行需求等問題,這與信息管理系統(tǒng)落后、管理內容簡單、管理形式單一有關。此外,在大數(shù)據(jù)背景下,木馬程序植入、網絡黑客攻擊、網絡病毒侵蝕等問題普遍存在,極易導致檔案信息丟失、盜用,阻礙數(shù)據(jù)庫正常運行。

四、醫(yī)院人事檔案信息化建設優(yōu)化路徑

（一）明確信息化管理重要性

首先,醫(yī)院管理層應主動學習檔案管理理論、案例,掌握基礎信息化知識,進一步轉變觀念、解放思想,認識到檔案信息化建設對醫(yī)院人力資源優(yōu)化、戰(zhàn)略目標達成的影響,明確其必要性和重要性,落實院內管理制度,予以檔案信息化建設最大力度的支持,確保此項工作順利開展。其次,人事檔案管理人員,應及時革新管理觀念,將安全、高效、信息化作為管理重點,強化工作意識,發(fā)揮主觀能動性,予以人事檔案管理充分的重視,在醫(yī)院政策扶持、制度規(guī)范下,有效落實各項管理工作,切實提升人事檔案管理質量[10]。最后,動態(tài)更新、不斷完善醫(yī)院人事檔案信息變動,及時擴展醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,保證信息資源的即時性,避免人事變動、資料信息更新不及時,影響信息化管理整體效益。

（二）加強醫(yī)院信息化建設力度

一方面,醫(yī)院應重視檔案管理,設計信息化檔案管理系統(tǒng),引入先進的檔案管理設備,予以充足的資助支持,推動檔案管理信息化進程,優(yōu)化管理系統(tǒng)軟件、硬件設備。例如,引入大數(shù)據(jù)技術,建設、優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng),統(tǒng)計、分析職工各項數(shù)據(jù),將其工作表現(xiàn)、醫(yī)風醫(yī)德與人事檔案緊密相連,提升人事檔案管理的全面性、即時性、準確性,并以此為基礎,幫助職工制定個人發(fā)展規(guī)劃。另一方面,鑒于人事檔案管理對隱私要求高,為保護職工個人隱私,醫(yī)院應強化安全意識,落實網絡信息安全保密制度,加大信息保護和維護工作力度,安裝人事檔案管理系統(tǒng)的計算機,僅能連接內部網,禁止與外部網絡連接。同時,管理人員應不斷提升自身檔案管理能力以及信息化技能水平,以此滿足日常工作需要[11]。此外,通過招標與信息技術公司合作,引進成熟的電子人力資源管理產品,消除“信息孤島”,設計出涵蓋多管理領域、功能強大的管理系統(tǒng),為醫(yī)院檔案管理信息化提供支持。

（三）健全人事檔案管理制度

鑒于人事檔案管理具有復雜性和長期性,因此應努力健全檔案管理制度,做好以下幾方面工作：一是劃分不同責任等級,保證“責權對等”,細化檔案管理具體工作,并進行定期、不定期評估工作質量；二是增進各部門溝通,形成檔案管理人員、檔案人員部門、醫(yī)院管理層三位一體工作機制,明確檔案管理信息化建設存在的問題,持續(xù)改進檔案管理方式,優(yōu)化信息化系統(tǒng)軟件、硬件設施；三是落實各項監(jiān)督措施,成立人事檔案管理小組,定期檢查制度落實情況；四是建立獎懲機制,對于工作表現(xiàn)突出、檔案管理業(yè)務扎實、掌握信息化技術的優(yōu)秀人員,可予以物質及精神獎勵,對于存在推脫責任、習慣性依賴他人、工作責任心差、無法適應信息化建設的工作人員,可進行談話,適當處罰,若仍不改正,可解雇或調離崗位[12]。

（四）重視人事檔案的實際應用

首先,定期統(tǒng)計醫(yī)院職工人事信息,及時更新數(shù)據(jù)庫,并做好人事檔案信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的維護工作。其次,在信息收集和錄入時,充分體現(xiàn)員工人事檔案特征,以便于管理人員快速、準確分類。例如,在管理系統(tǒng)中,根據(jù)職工工作經歷及平時表現(xiàn),對電子檔案進行分類存儲,信息中涉及職工個人經歷、獲得過的獎懲,為人事管理提供實施依據(jù),以便于快速開展信息查詢、退休辦理等業(yè)務。最后,重視檔案管理環(huán)節(jié),利用現(xiàn)代信息技術,提升檔案信息檢索的精準性和專業(yè)性,為檔案篩選、更新、應用奠定基礎[13]。此外,實施集成處理,建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫,將個人檔案進行數(shù)字化處理后,上傳至統(tǒng)一的平臺,根據(jù)人員特點,存儲至不同空間；創(chuàng)建檢索引擎,借助分類項目或關鍵詞,快速檢索多媒體內容,迅速地定位其所在位置；在數(shù)據(jù)應用方面,通過數(shù)據(jù)分析,找出醫(yī)護人員不足之處,按照人才隊伍建設要求、特色建設規(guī)劃及長期發(fā)展戰(zhàn)略,利用院內培訓、交流學習等方式,提升其業(yè)務水平。

（五）加強安全監(jiān)管力度

首先,做好檔案備份管理,加強監(jiān)管力度,防止病毒入侵、檔案數(shù)據(jù)丟失等不良現(xiàn)象,提升檔案管理先進性。其次,加大安全管理力度,采用優(yōu)質、科學的加密技術,維護檔案信息管理系統(tǒng)安全,例如,設置管理系統(tǒng)登錄權限、設置安全防火墻等,切實提升檔案數(shù)據(jù)保密等級。最后,強化連接外網加密性、內部局域網獨立性建設,避免網絡病毒入侵,加快檔案管理信息化進程。總而言之,在檔案安全監(jiān)管方面,應將保障數(shù)字檔案長久可讀、真實有效、合理利用作為重點,強化數(shù)據(jù)庫安全防范措施,不斷提升其抗病毒、防攻擊能力。總之,醫(yī)院人事檔案信息化建設涉及環(huán)境建設、制度建設、軟硬件建設等諸多方面,具有安全性強、系統(tǒng)性全等特點,對于醫(yī)院人事管理、信息化水平提升影響重大。醫(yī)院可從明確信息化管理重要性、加強醫(yī)院信息化建設力度、健全人事檔案管理制度等方面著手,推進醫(yī)院人事檔案管理信息化建設。

作者:何娟娟 單位:天水市婦幼保健院