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摘要：信息化是我國(guó)檔案管理體制改革的重要指導(dǎo)思想，也是一大主流發(fā)展方向。對(duì)于技師學(xué)院檔案管理工作來(lái)說(shuō)，也不無(wú)例外。近些年來(lái)，即便大部分技師學(xué)院擴(kuò)大了對(duì)檔案管理工作的重視程度，但是在檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展期間，仍存在較多的問(wèn)題，比如：檔案管理信息化建設(shè)滯后、歸檔文件整理及利用機(jī)制有待完善等。為了解決這些問(wèn)題，本文以檔案管理信息化的概念為切入點(diǎn)，進(jìn)一步分析信息時(shí)代下學(xué)院檔案管理工作革新的意義，并結(jié)合現(xiàn)狀問(wèn)題，提出相關(guān)管理措施，希望以此全面提升學(xué)院檔案管理工作質(zhì)量水平。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；學(xué)院檔案；意義；現(xiàn)狀問(wèn)題；管理措施

學(xué)院檔案，作為技師學(xué)院從事教學(xué)、科研、管理活動(dòng)形成的極具有保存價(jià)值的歷史記錄，在檔案類(lèi)型方面相對(duì)豐富多樣，包括文書(shū)檔案、圖片檔案、音視頻檔案等，并且學(xué)院檔案對(duì)社會(huì)服務(wù)、人事管理、學(xué)科建設(shè)等工作均具有顯著的利用價(jià)值及權(quán)威性。同時(shí)，信息化是我國(guó)檔案管理體制改革的核心指導(dǎo)思想，技師學(xué)院檔案管理工作也不例外。然而，即便檔案管理工作得到技師學(xué)院的關(guān)注及重視，但在具體管理工作開(kāi)展期間仍存在一些有待解決的問(wèn)題。相關(guān)問(wèn)題在未能得到有效解決的情況下，會(huì)在很大程度上影響學(xué)院檔案管理工作的整體成效，難以挖掘?qū)W院檔案信息資源潛在的價(jià)值。由此可見(jiàn)，為了全面提升學(xué)院檔案管理工作的質(zhì)量水平，本文圍繞“信息時(shí)代下加強(qiáng)學(xué)院檔案管理”進(jìn)行分析研究，具有重要的價(jià)值意義。

一、檔案管理信息化的概念簡(jiǎn)述

首先，檔案信息化，通常指的是國(guó)家檔案管理部門(mén)同意組織及規(guī)劃，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理活動(dòng)，進(jìn)一步對(duì)信息資源進(jìn)行有效管理及處置的一項(xiàng)工作。基于概念層面分析，檔案信息化并非割裂的概念，“檔案”與“信息化”之間關(guān)系密切，而現(xiàn)代信息技術(shù)，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，為檔案實(shí)現(xiàn)信息化目標(biāo)的有效媒介及橋梁。此外，檔案管理信息化，則是在檔案管理工作中滲透信息化要素，包括上述提到的大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等，還包括檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，該平臺(tái)進(jìn)一步在防火墻技術(shù)、安全密鑰技術(shù)等支持下，可以保證檔案信息資源從采集、分析整理、存儲(chǔ)管理，到后期開(kāi)發(fā)利用全過(guò)程的質(zhì)量及安全性。由此可見(jiàn)，檔案管理信息化目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，是檔案管理工作的一大主流發(fā)展趨勢(shì)。以技師學(xué)院為例，傳統(tǒng)模式下采取的是紙質(zhì)檔案管理方式，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)的逐步發(fā)展，信息時(shí)代特征越來(lái)越明顯。在此背景下，學(xué)院檔案管理工作逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理朝向電子化、信息化、智能化方向發(fā)展。因此，需在了解檔案管理信息化的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，及時(shí)革新現(xiàn)有管理方式方法，使學(xué)院檔案管理信息化工作質(zhì)量水平能夠得到全面提高。

二、信息時(shí)代下學(xué)院檔案管理革新的意義分析

學(xué)院檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，且涉及檔案信息資源類(lèi)型繁多，而在信息時(shí)代背景下，對(duì)學(xué)院檔案管理工作的革新提出了越來(lái)越高的要求，并且此項(xiàng)管理工作革新的意義重大。具體而言，其意義主要體現(xiàn)在以下方面：

1.有助于學(xué)院檔案管理質(zhì)量水平的全面提高

在信息時(shí)代背景下，信息技術(shù)得到快速的進(jìn)步及發(fā)展，并為技師學(xué)院創(chuàng)新現(xiàn)行的檔案管理模式提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。同時(shí)，隨著技師學(xué)院辦學(xué)規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，使相關(guān)部門(mén)及單位對(duì)學(xué)院日常運(yùn)營(yíng)管理工作也提出越來(lái)越嚴(yán)格的要求。在此背景下，過(guò)去常規(guī)的檔案管理模式方法則已不再適應(yīng)當(dāng)下學(xué)院檔案管理工作的需求。因此，在信息時(shí)代下革新技師學(xué)院的檔案管理模式，符合時(shí)代進(jìn)步的要求，有助于加快技師學(xué)院檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，促進(jìn)學(xué)院檔案管理模式逐步向科學(xué)化、規(guī)范化方向轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步提升學(xué)院檔案管理的總體質(zhì)量水平。

2.有助于促進(jìn)學(xué)院日常管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)

在技師學(xué)院開(kāi)展教學(xué)、科研、管理各項(xiàng)工作期間，會(huì)形成諸多圖片、文字、音視頻等相關(guān)工作記錄信息資料，而上述工作記錄信息資料，不僅是各項(xiàng)工作的歷史性檔案信息，而且還具有衡量工作完成情況的作用，因此可作為今后開(kāi)展類(lèi)似工作的有效參照依據(jù)。在此背景下，做好技師學(xué)院檔案管理工作，融入信息技術(shù)，能改變?cè)械臋n案管理模式，對(duì)技師學(xué)院檔案管理正常運(yùn)轉(zhuǎn)具有顯著的價(jià)值作用。此外，學(xué)院檔案管理工作質(zhì)量水平，比如是否科學(xué)規(guī)范、是否能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展目標(biāo)等，能夠檢驗(yàn)檔案資料的利用價(jià)值。所以，為了促進(jìn)學(xué)院日常管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，在信息時(shí)代下做好學(xué)院檔案管理革新工作至關(guān)重要。

3.有助于學(xué)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)生存發(fā)展的目標(biāo)

技師學(xué)院作為職業(yè)教育的主要組成部分，普遍存在辦學(xué)起步晚、辦學(xué)基礎(chǔ)差等現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。同時(shí)，面對(duì)日趨激烈的教育競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)，相關(guān)技師學(xué)院為實(shí)現(xiàn)生存發(fā)展的目標(biāo)，需做好各項(xiàng)基礎(chǔ)性管理工作。值得注意的是，檔案管理是技師學(xué)院基礎(chǔ)性管理工作的一大主體內(nèi)容，此項(xiàng)管理工作是否規(guī)范、科學(xué)，對(duì)學(xué)院檔案資源的利用效率影響較大。例如：是否能夠出具對(duì)外展示學(xué)校辦學(xué)實(shí)力的資料信息等，不僅會(huì)影響對(duì)外宣傳工作的開(kāi)展，而且還會(huì)影響校企合作、招生就業(yè)等工作成效。綜合分析，從某種角度來(lái)看，做好技師學(xué)院檔案管理工作，有助于校企合作、招生就業(yè)等工作成效的提升，進(jìn)一步為技師學(xué)院可持續(xù)生存發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、信息時(shí)代下學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀問(wèn)題分析

雖然信息時(shí)代下學(xué)院檔案管理工作革新的意義顯著，但是從現(xiàn)狀來(lái)看，此項(xiàng)管理工作仍存在一些有待解決的問(wèn)題。總結(jié)起來(lái)，具體現(xiàn)狀問(wèn)題如下：

1.檔案管理信息化建設(shè)滯后

從目前我國(guó)技師學(xué)院檔案管理工作來(lái)看，普遍存在信息化建設(shè)進(jìn)程滯后的問(wèn)題，且集中體現(xiàn)在多個(gè)方面。比如，進(jìn)入信息化時(shí)代，技師學(xué)院在教育教學(xué)方面，相繼廣泛開(kāi)展信息化建設(shè)工作。但是在檔案管理工作中，信息化建設(shè)僅停留在利用計(jì)算機(jī)取代人工操作的階段，新興技術(shù)的引進(jìn)相對(duì)緩慢，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)等。顯然，這與檔案管理事業(yè)全面信息化發(fā)展目標(biāo)相脫離。與此同時(shí)，部分技師學(xué)院對(duì)檔案管理工作的重視程度尚且有待提升，在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入較為不足，使檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程相對(duì)滯后。此外，部分技師學(xué)院雖引進(jìn)了信息技術(shù)方法，并搭建了合理科學(xué)的檔案信息化管理平臺(tái)，但是受檔案管理人員信息化技術(shù)能力水平存在局限性的影響，難以充分發(fā)揮出檔案信息化管理平臺(tái)的作用。

2.歸檔文件整理及利用機(jī)制有待完善

由于受各方面因素的影響，技師學(xué)院目前在檔案管理機(jī)制方面存在一定的缺陷，特別是歸檔文件整理及利用機(jī)制，尚且有待完善。與此同時(shí)，技師學(xué)院一些檔案管理人員的檔案管理意識(shí)相對(duì)薄弱，尚未將科研、教學(xué)等相關(guān)活動(dòng)中形成的資料進(jìn)行歸檔處理，使相關(guān)檔案材料呈分散存儲(chǔ)的狀態(tài)，難以保證檔案資料內(nèi)容的完整性。甚至，部分教師考慮到自身使用檔案的便利，將原本需要及時(shí)歸檔處理的檔案資料隨意放置在辦公室或資料室內(nèi)，在未能及時(shí)配合檔案管理人員開(kāi)展歸檔處理工作的情況下，便會(huì)影響相關(guān)檔案信息資源的時(shí)效性、真實(shí)性及安全性。此外，需認(rèn)識(shí)到的是，上述問(wèn)題產(chǎn)生的原因相對(duì)復(fù)雜，但與技師學(xué)院目前的立卷歸檔及使用機(jī)制不夠完善存在密切關(guān)系。因此，完善學(xué)院檔案立卷歸檔及使用機(jī)制至關(guān)重要。

3.檔案管理人員素質(zhì)水平有待提高

檔案管理究其本質(zhì)是一項(xiàng)兼顧系統(tǒng)性與復(fù)雜性的工作，對(duì)管理人員綜合素質(zhì)水平的要求相對(duì)嚴(yán)格。然而，從目前我國(guó)技師學(xué)院檔案管理情況來(lái)看，大部分檔案管理人員的綜合素質(zhì)尚且有待提升。同時(shí)，部分技師學(xué)院檔案管理崗位傾向采取面向社會(huì)公開(kāi)招聘的形式，具有雙向選擇性的特點(diǎn)，這會(huì)在很大程度上增加崗位人員的流動(dòng)性。并且，受技師學(xué)院自身辦學(xué)規(guī)模限制的影響，存在縮減人員崗位編制數(shù)量的情況，使一人身兼數(shù)職的現(xiàn)象相對(duì)常見(jiàn)，加上各院系、部門(mén)辦公室缺少專(zhuān)職的檔案管理崗位及專(zhuān)業(yè)人才，通常交由各部門(mén)行政管理人員兼任檔案管理工作任務(wù)。在工作壓力過(guò)大，或工作量過(guò)多的情況下，在崗檔案管理人員便缺少與時(shí)俱進(jìn)加強(qiáng)檔案知識(shí)學(xué)習(xí)的時(shí)間及機(jī)會(huì)平臺(tái)等，這樣便難以使檔案管理人員的素質(zhì)水平得到持續(xù)提升，進(jìn)而使學(xué)院檔案管理質(zhì)量水平難以得到有效提升。

四、時(shí)代下學(xué)院檔案管理優(yōu)化措施分析

為解決學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀存在的一些問(wèn)題，有必要落實(shí)有效的優(yōu)化措施。結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，主要優(yōu)化措施如下：

1.搭建完善的信息化檔案管理機(jī)制

針對(duì)技師學(xué)院檔案管理工作中歸檔與檔案使用機(jī)制層面的缺陷，相關(guān)學(xué)院可通過(guò)參考其他高校檔案管理工作流程的方法加以完善，即根據(jù)技師學(xué)院的實(shí)際辦學(xué)情況，及時(shí)搭建完善的檔案管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作流程。具體而言，有必要及時(shí)引進(jìn)檔案資料搜集機(jī)制，將檔案搜集工作范圍拓展至各部門(mén)、各教職工，明確詳細(xì)規(guī)定檔案資料的搜集范圍、搜集途徑、搜集流程、獎(jiǎng)懲流程等，確保檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)、教職工之間有效配合，提高檔案資源搜集工作的效率。與此同時(shí)，主動(dòng)理順學(xué)院各部門(mén)之間的管理關(guān)系，合理劃分檔案管理崗位人員的工作職責(zé)，使檔案管理職責(zé)細(xì)化至個(gè)人。并且，需要合理劃分檔案管理各環(huán)節(jié)的工作任務(wù)，包括文件歸檔、檔案收集、檔案整理、檔案利用等，形成統(tǒng)一系統(tǒng)的制度，積極開(kāi)展各項(xiàng)檔案管理工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)全方位協(xié)調(diào)管理檔案資源的目標(biāo)。此外，需保證任務(wù)下達(dá)與文件材料提出之間同步歸檔為前提，做好計(jì)劃進(jìn)度、文件材料是否同步的檢查工作，即驗(yàn)收鑒定成果與驗(yàn)收鑒定檔案是否同步、上報(bào)登記及評(píng)審成果與檔案檢查歸檔情況是否同步，使檔案管理工作全方位滲透技師學(xué)院各項(xiàng)工作進(jìn)程當(dāng)中，深入挖掘檔案資料的使用價(jià)值，大幅度提高檔案管理的總體工作效率，為加快信息化建設(shè)進(jìn)程提供強(qiáng)有力的支持。

2.合理科學(xué)引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)

在信息時(shí)代背景下，信息化建設(shè)已成為各行業(yè)領(lǐng)域發(fā)展的一大主流趨勢(shì)，特別是在擁有海量檔案信息資源的情況下，若難以滿(mǎn)足充分利用的要求，則可能造成資源嚴(yán)重浪費(fèi)問(wèn)題的發(fā)生。因此，相關(guān)技師學(xué)院需嚴(yán)格貫徹實(shí)事求是的工作原則，充分重視檔案管理工作的開(kāi)展，從根源上認(rèn)識(shí)到自身檔案管理信息化建設(shè)的滯后性，投入充足的建設(shè)資金，積極主動(dòng)引進(jìn)多元化的信息技術(shù)，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化學(xué)院檔案管理質(zhì)量水平的目標(biāo)。具體而言，技師學(xué)院需要主動(dòng)引進(jìn)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新興技術(shù)，以現(xiàn)階段我國(guó)開(kāi)放的檔案信息資源共享平臺(tái)為依托，充分發(fā)揮新興信息化技術(shù)的作用，搭建極具學(xué)院特色的檔案信息化管理平臺(tái)，逐步完善檔案信息化管理平臺(tái)的服務(wù)功能。此外，為加快檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，技師學(xué)院可通過(guò)嘗試性與社會(huì)企業(yè)之間形成深度合作關(guān)系的方式，充分利用企業(yè)信息化建設(shè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)及技術(shù)方法，進(jìn)一步提升學(xué)院檔案信息化管理工作質(zhì)量水平。

3.加強(qiáng)培養(yǎng)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平

在學(xué)院檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，技師學(xué)院方面需要組織形式多元的崗位培訓(xùn)教育活動(dòng)，以現(xiàn)行的檔案管理崗位培訓(xùn)模式為基礎(chǔ)，融入在職培訓(xùn)方法，并通過(guò)邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)外知名檔案管理專(zhuān)家、信息技術(shù)專(zhuān)家的方式，向在崗檔案管理人員普及學(xué)院檔案管理相關(guān)理論知識(shí)。并利用委培方式，使優(yōu)秀的檔案管理人才進(jìn)入高層次學(xué)府進(jìn)行深造交流。與此同時(shí)，注意培訓(xùn)內(nèi)容主次分明，并拓展培訓(xùn)內(nèi)容覆蓋面，尤其是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，檔案管理理論知識(shí)更新速度快，加上檔案管理工作流程日趨復(fù)雜。因此，需將檔案管理崗位培訓(xùn)內(nèi)容向法律、信息技術(shù)管理等方向延伸，嚴(yán)格遵循主次分明的原則，突出培訓(xùn)活動(dòng)的針對(duì)性與目的性。此外，各技師學(xué)院主動(dòng)與高等院校之間相互交流，必要時(shí)可引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，提升學(xué)院目前檔案管理水平，并在相互學(xué)習(xí)、相互交流過(guò)程中，促進(jìn)檔案管理團(tuán)隊(duì)人員綜合素質(zhì)水平的全面提升。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案在技師學(xué)院中占據(jù)非常重要的地位及作用，作為原始憑證信息資源，學(xué)院檔案見(jiàn)證了技師學(xué)院的發(fā)展歷程。同時(shí)，受近些年來(lái)我國(guó)高等教育事業(yè)快速發(fā)展的影響，技師學(xué)院檔案信息資源的數(shù)量逐漸增多。在此情況下，技師學(xué)院方面需嚴(yán)格貫徹“具體問(wèn)題、具體分析”的工作原則，加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，從根源上認(rèn)識(shí)到組織學(xué)院檔案管理工作的重要性及必要性，全面分析學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀存在的問(wèn)題，完善信息化檔案管理機(jī)制，靈活運(yùn)用信息化技術(shù)，引進(jìn)全新的管理理念模式，并加強(qiáng)檔案管理人員教育培訓(xùn)，以此全面提升檔案管理工作效率，并深入挖掘檔案資源的內(nèi)在價(jià)值，進(jìn)一步促進(jìn)技師學(xué)院未來(lái)可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

作者:李燕霞