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近年來，在各級黨委、政府的支持下，在各級信息管理部門和檔案部門的共同努力下，我市檔案信息化取得較好的進展，文件檔案的科學管理水平不斷提高，檔案信息化的規范化工作和數字資源建設已具備一定基礎，部分數字資源實現了全市共享，“一個中心(電子政務文件中心)、兩個平臺(基礎網絡平臺、應用系統平臺)、三個數據庫(檔案目錄數據庫、重要檔案內容數據庫、多媒體檔案數據庫)、四個數字化系統(紙質檔案掃描系統、照片檔案掃描系統、縮微檔案轉換系統、視音頻檔案轉換系統)已具雛形（見附件），有效地推動了我市檔案事業向實現“兩個轉變”、建設“兩個體系”的目標邁進，有效地為我市各項事業尤其是政務信息公開提供了較好服務服務。但是，盡管我市檔案信息化取得一定成效，某些方面走在全省甚至全國的前列，但依然存在一些問題，需完善地方還很多：檔案信息化引發的檔案管理新理念、管理新體制和新管理方法在檔案部門沒有得到普遍建立，發展的思路不夠清晰，目標任務不夠明確，落實不到位；一些地區沒有把檔案信息化建設納入本地市信息化建設整體規劃，檔案信息化建設缺乏必要的設施設備和資金保障；一些部門檔案信息化投入效益不高，沒有把檔案信息化工作置于經濟社會發展和政務公開的大局，為黨委、政府中心工作服務和為民便民的成效不明顯；一些檔案館實現了計算機檢索利用檔案，但僅限于內部使用，沒有通過網絡實現資源共享；一些檔案部門存在重硬件投入、輕軟件建設和信息資源開發，重數據收集、輕標準執行等現象；檔案信息化建設人才匱乏現象仍普遍存在。這些問題已經影響了檔案信息化的健康發展，削弱了信息化對檔案事業發展的推動力，因而必須引起重視并給予解決。

為推動我市檔案信息化又好有快的發展，現根據當前我市檔案信息化工作情況，對改進我市檔案信息化工作提出如下意見：

一、要從檔案事業發展戰略的高度認識和定位檔案信息化，以檔案信息化建設為龍頭帶動檔案事業的發展

以檔案信息化建設為龍頭，就是要把檔案資源的信息化擺在優先發展的戰略高度，將檔案信息化納入各地區社會信息化的重要內容，通過信息化建設帶動和促進檔案資源建設和檔案信息開發服務工作。在國家信息化的大環境下，把檔案信息化作為檔案事業發展的優先戰略選擇，是新時期檔案事業發展的內在要求和根本動力，是實現檔案事業的跨躍式發展的主要抓手。

作為國家基礎性的戰略信息資源，檔案資源只有通過信息化技術進行數字化改造、管理和資源整合，建立起規范化、可共享的分布式檔案基礎數據庫體系，依托國家政務信息網，實現面向各級機關、面向大眾的社會化服務，才能充分發揮檔案信息的社會效益和經濟效益，更好地為改革開放和社會主義現代化建設服務。

檔案資源只有通過信息化，建立起國家檔案信息資源災難備份體系，才能確保在任何條件、任何環境下檔案信息的安全，確保在各種災難發生時提供檔案信息的及時恢復與應用服務，充分體現檔案信息資源的戰略貯備作用。

檔案事業的發展只有朝著信息化的發展目標邁進，科學規劃檔案信息化工作，以檔案信息資源建設為核心，以網絡化管理為基礎，以實現檔案信息資源的共享為目標，才能真正實現檔案資源的信息化，實現檔案工作的地位和價值。

二、檔案信息化建設要統籌規劃，協調發展

檔案信息化是一項全局性、長期性的系統工程，在檔案信息化建設中，必須牢固樹立和認真落實科學發展觀，統籌規劃、協調發展，才能全面推動檔案信息化建設。

1、統籌規劃是做好檔案信息化工作的關鍵。檔案信息化涉及館際合作、資源配置、協作開發、信息共享、網絡建設等問題，要結合國民經濟信息化計劃，進行充分的可行性研究，制定檔案信息化的總體發展規劃，協調配合，共同發展，穩步推進檔案信息化的進程。要結合國家和地方國民經濟信息化發展戰略，按照檔案信息化中長期發展的要求，確定檔案信息化的目標、措施、步驟與要求，分項制定以檔案信息數據庫、檔案信息網絡設施建設為重點的工程項目建設計劃，并且積極爭取將計劃納入政府發展規劃和信息化項目建設具體工作計劃，以項目建設帶動事業發展，扎扎實實地推進信息化計劃的實施。

2、質量是檔案信息化建設的核心。要嚴格執行統一的信息化標準，包括檔案數據的著錄、交換、檔案的數字化和信息共享等。要繼續貫徹執行《*市機讀檔案目錄數據著錄格式》、《*市紙質檔案資料數字化技術操作辦法》和《*市檔案館檔案數字化處理操作規程（試行）》、《*市電子文件移交格式暫行規定》等標準規范，做到“一市五區”檔案數據結構的規范化、標準化。

3、技術保障是提高檔案信息化工作效率的依托。要從數量上和質量上提高信息化技術技術力量，積極組織和參加信息化技術培訓。要推行“兩個一體化”（即文檔一體化和館室一體化），在區域內統一規范軟件。

三、檔案信息化建設要以檔案信息資源建設和共享為核心

檔案信息資源建設是檔案信息化的核心，檔案信息資源建設水平直接決定檔案信息化的內在質量，關系到檔案資源的有效開發與利用程度。只有通過檔案數字化手段，建立起各級各類、分布式、規范化、可共享的檔案數據庫，構筑全市檔案信息資源體系與共享體系，才能真正實現檔案資源的有效開發與利用，實現檔案信息化目標。

當前著重建設四個檔案基礎數據庫：（1）檔案目錄數據庫。“*”期間我市要全面完成市、區兩級綜合檔案館目錄數據庫的系統建設和資源建設，逐步完善檔案館的計算機檢索體系，提高各級國家綜合檔案館的現代化管理水平。（2）以開放現行文件和服務黨政部門為核心的電子政務文件數據庫，實現電子文件的集中管理。（3）重要檔案內容數據庫。（4）多媒體檔案數據庫，包括照片檔案數據庫、錄音、錄像檔案數據庫。

四、檔案信息化建設要以人為本，服務社會為目的

要以構建全市檔案信息資源共享體系、資政決策和公眾需求為出發點，以人為本，立足服務，建立了兩個信息服務平臺：一是基于政務網推廣應用“電子文件檔案信息管理系統”，面向黨政機關提供檔案信息資源內部共享服務和有條件的公眾服務，發揮文件檔案的資政作用。二是基于因特網，建成了分布式檔案網站系統，面向廣大公眾提供全市檔案（目錄）查詢和現行文件利用服務。現行電子文件查閱中心真正納入政府信息公開體系之中，爭取黨委、政府的支持，納入政府相關計劃，承擔政府信息公開目錄編制、工作，參加政府信息公開的檢查督促工作等，使現行文件查閱服務中心向政府信息查詢服務中心轉變。

五、檔案數字化要理清思路，科學管理，穩步推進

當前要突出抓好四項工作：1、檔案數字化首先是檔案目錄數字化。要求市、區兩級檔案館將上年度館藏檔案目錄（含新進館部分）在下一年度實現全部數字化，并在此年10月31日前將全部目錄和開放檔案目錄向市檔案館移交，集成全市檔案目錄數據庫。2、要堅持“利用優先、開放優先、搶救優先、逐步擴展”的原則，科學確定檔案數字化的范圍。建議有條件的檔案館對公眾利用率高的專業檔案優先進行數字化。3、要在“還清舊帳”基礎上“不欠新債”，抓好新形成電子文件進館。4、要堅持時效性原則，檔案數字化加工與數字化檔案利用要同步實現。5、要加強檔案信息安全預防和檢查。在數字化處理過程中，要切實做到專網專用并與其它網絡物理隔離，杜絕涉密行為。繼續加強現行電子文件的接收工作，安排專人對接收的現行電子文件檢查，做到及時鑒定和公開利用。