科研檔案
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科研檔案范文第1篇
經過閱讀大量的文獻，對科研檔案管理存在的問題進行分類并標明比重，從表1中，可以明顯看出科研檔案管理存在的最大問題便是“軟硬件設施”，其次是檔案的收集和整理，對檔案的錯誤認識及保密工作，下面，將一一解釋下面問題。
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對科研檔案工作的錯誤認識在科研單位，具體從事研究項目的科研人員對檔案的認識模糊，將科技檔案的收集和提交排除在科研工作之外，甚至不了解需要歸檔的范疇、要求和重要性。在科研工作中，注重課題申報、立項、實施，但不能同時積極進行科技檔案的整理，經常推遲檔案提交，即便提交也不完整[1]。
1.2科研檔案收集和整理中的問題在科研檔案提交時，特別容易走入兩個誤區。一種是粗略收集，缺漏現象較明顯，在名義上提交的檔案名都有，但實際上質量較差或缺少重要原始記錄；另一種是收集廣而全，將歸檔范圍之外的資料也放進科研檔案中，從而主次不分，查閱和利用困難。由于信息時代的到來，科研檔案的形式和存儲介質越來越趨于多樣化，在收集的過程中，會無意識地忽視錄音、錄像、照片、磁盤、光盤等。最后是指實體檔案的收集和管理容易被忽略。主要表現在隨意堆放實體檔案，不注意管理和維護。
1.3檔案設施建設中的問題在一些科研機構中，由于一些限制如人員和場地等，檔案數量也較少，因此在設施配置配置方面很多都采取將就的態度。在有些單位甚至都沒有標準的檔案管理庫房，僅使用數間辦公室代用；不能按檔案標準來實現辦公、閱覽、庫房三分開；對于專門檔案柜和密集架，也僅使用普通兩節柜來代替存放；在有些單位，甚至連“八防”設施也不全；對于檔案設施必要的辦公設備、監控設施等也不能達到要求。
1.4在檔案信息化建設中，易出現的問題在檔案信息化建設的過程中，存在以下幾個誤區。一是對于檔案信息化的理解較片面。在科研單位中，科研檔案管理人員將檔案信息化僅僅理解為紙質檔案的數字化掃描和網絡化。二是認為一切都以“信息化”為重。在有些科研單位中，科研檔案管理人員認為只有“信息化”了，就可以疏于檔案的收集、整理、鑒定、保管等基礎工作，造成首末倒置。三是認為檔案信息化建設勞民傷財的觀念。對于檔案信息化必要的設施則采取能拖就拖的態度，不愿意投資。
2.科研院所檔案信息化管理的措施和建議
2.1完善安全措施有網絡的地方，就會存在很多不安全因素，再加上電子檔案容易被盜，所以要建立一個安全防范措施設置文件保密措施即采用身份認證、權限認證的方式控制檔案登陸系統，安裝殺毒軟件定期對計算機進行殺毒并且對檔案和數據進行及時的備份防止黑客或者其他人員侵入系統。
2.2健全檔案管理體系科研院所要加強對檔案信息化建設的領導、檢查與監督：落實專門機構或專人負責，加強領導、統一規劃，主管部門在對科研院所進行評估的時候，要將檔案工作作為重要的評估內容，以督促其做好檔案信息化工作[2]。
2.3提高工作人員的技能和水平傳統管理模式已經不能再適應科研院所對檔案的利用和需求了，主要是因為所耗費的成本的較高，因此要改變傳統的檔案管理模式就必須提高檔案管理人員的技能和水平。首先對他們進行培訓，主要與檔案信息化管理方面有關，這樣不僅讓他們熟悉有關檔案信息化管理方面的操作，并且在工作能夠運用自如，另外也要讓他們樹立起職業道德和工作責任心，更新管理理念。
科研檔案范文第2篇
關鍵詞 科研檔案 卷改件 卷內目錄 漫談
中圖分類號：G64 文獻標識碼：A
中華人民共和國檔案行業標準《歸檔文件整理規則》的實施，是我國檔案工作改革的一項重要舉措，是檔案管理進入了一個更新、更高境界的標志。筆者結合工作體驗，就文書檔案的整理問題進行了探討，主要肯定了文書檔案實行“卷改件”給整理工作帶來的高效率。而對于科研檔案的整理，由于它的特殊性和復雜性，檔案界眾說紛紜。本文就科研檔案的有關整理問題進行初步的探討。
（1）以件歸檔在文書檔案方面有利實現檔案的現代化管理，而在科研檔案中對檢索的效則會產生或多或少的制約。以件歸檔的現代化管理至少要建立在文件目錄的電腦管理的基礎上，每一條文件目錄都要輸入電腦中，這樣檢索每份文件就迅速。通常文書檔案是一份份利用，案卷對文書檔案來說不是一個必要的檢索層次，而文件才是檢索的必要層次，所以以件歸檔使得文書檔案的利用顯得非常便利。而在科研檔案的檢索利用中，課題是很重要的一個分類層次，案卷一般是以課題命名。案卷是科研檔案檢索的必要層次，增加了文件級就增加了一個檢索層次，同時，科研材料的內容比較規范，同一類型的科研材料內容都是大同小異，主要有申報書、鑒定證書、總結報告、論文、查新報告、應用證明等等，而且不同階段的材料不會混在一起，很利于查找。如果不是全文管理，類似的文件題名的輸入利少弊多，不僅耗費人力，而且增加了數據庫的層次，影響了檢索效率。
（2）以件歸檔在文書檔案方面有利于日常整理保管，而對科研檔案則不適用。文書檔案歸檔后迅速移交檔案室保管，檔案室管理有序，一般不會丟失。通常文書檔案的利用、借用時間不長，易管理。而對于科研檔案來說，歸檔前材料是由科研人員保管的，要科研人員做到隨辦隨歸無論在業務能力上，還是在意識上都難以辦到。此外，目前科研檔案的歸檔方式主要有兩種：課題結束一次性歸檔和分階段歸檔。如果是采用分階段的辦法，因課題還沒結束，一般都由課題組借出長期自己保管。即使是課題結束一次性歸檔，在課題結束一、二年內，由于申請下一個課題的需要，課題組也需較長時間的借用。采用以件歸檔，科研人員借去時間長了很容易丟失檔案。
（3）科研檔案卷內目錄應采用固定格式。目前我國的科研檔案的卷內目錄是按照科研檔案在形成過程中各個工作程序的特點，從應歸檔的文件材料中歸納出來的。長期以來，每項科研項目所形成的科研檔案歸檔項目都有相對固定的內容材料。針對這一特點，筆者認為對科研檔案卷內目錄采用固定格式來填寫各部分的材料內容，有助于提高科研檔案工作標準化、規范化、同時提高科研檔案整理的工作效率。
科研檔案卷內目錄采用固定格式具體的做法：在制定科研檔案的卷內目錄時，應細致地分析科研活動各個階段形成科技文件材料的特點和規律，按照國家規定的應歸檔的文件材料內容進行篩選，根據文件材料形成先后或重要程度將內容系統排列，確定后將這些內容印刷在統一規定的科研檔案的卷內目錄上，成為卷內固定格式目錄。其益處是：首先，便于歸檔人員對科研檔案的收集和整理。參與歸檔的科技人員一般對一個項目的科研文件材料應歸檔的范圍、內容和文件排列的先后順序都不十分了解，通過卷內目錄的固定格式內容，可以清楚地知道哪些文件應該歸檔，哪些文件可不歸檔，哪些文件排列在前，哪些文件排列在后。卷內固定格式目錄對科研項目的文件材料歸檔和整理起到指導作用。其次，卷內固定格式目錄填寫方便。填寫卷內固定格式目錄時，只需“對號入座”，即將收集到的科技文件材料，按卷內固定格式目錄所確定的順序排好，將內容逐項填上“頁次”即可。
由于項目大小不同，形成的科研文件材料數量不同，卷內固定格式目錄中各項內容不可能都有，這種情況可通過所填寫的卷內目錄“順序號”加以體現，即將所收集的科研檔案文件材料按順序填寫順序號，不需要收集的項目跳過，不填寫順序號，卷內共有多少份檔案一目了然。如果項目材料很多，卷內固定格式目錄中沒有表現相應的內容，可以將這些內容材料補在最后。
總之，檔案整理工作要不斷地標準化、規范化使之與時俱進，促進科技進步，更好地服務于我國的科學技術事業。
科研檔案范文第3篇
科技檔案信息需求的多層次化、多樣化
科研院所的檔案信息服務用戶主要是科研人員、專家學者、研究生、新來大學生、管理人員等。用戶對檔案、文件的需求因個人的科研范圍、職位(務)需求、知識結構、學習特點、關注重點、使用信息能力和心理因素等差異，表現出不同層次和多樣化的特點，主要體現為與普通認知相關的一次檔案信息需求，以及以進行知識創新為目的、科研活動中的知識化檔案信息需求。
科研院所的檔案用戶對科技檔案的認識、需求、心理特征以及對檔案服務的期待等幾個方面各有不同，總體上講，用戶對檔案服務有更多的期待，并且提出了更高的要求：
1 獲取更加快捷、準確
網絡技術打破了信息利用在時間和空間上的限制，科研院所的科技檔案用戶希望不必親自到檔案部門去查閱檔案資料，希望檔案部門有穩定、準確、快速、便捷的檔案信息網絡；另外，對信息“專家”和權威的崇拜與信賴，使得檔案用戶對信息“專家”的支持與幫助有更多的期待。因此，檔案部門要不斷提高館員素質，提供高質量的檔案信息參考咨詢服務。
2 獲取更加全面、系統
科技檔案載體形式不僅僅是紙張，還有圖紙、圖片、照片、錄音、錄像、光盤等多種載體，反映同一個課題任務的檔案資料實體可能分居于“檔案庫”“文件庫”“圖紙庫”“聲像檔案庫”“光盤庫”等不同庫房，而且查找時也是在不同部門的不同管理系統中輸入檢索詞并檢索，但忽略了一種載體形式則可能少獲取一大類信息，因此，科技檔案用戶需要更加全面、系統的檔案信息。
3 全文信息和深加工信息
檔案用戶對檔案檢索深度和廣度都提出了更高的要求，簡單的全宗介紹和二次信息查詢，已經不能滿足用戶的需要。對檔案全文信息的在線獲取已經成為一個迫切要求。此外，在對原始一次信息需求的同時，用戶對經過編研、有序化和深加工的檔案信息更加關注。
科研院所多層次、多樣化的科技檔案信息服務
科研院所檔案用戶利用檔案的目的不同，各有特點，呈現多層次化和多樣化因此，科研院所的科技檔案信息服務也應該是多層次、多樣化的。
1 基礎性的檔案信息服務
在科研院所檔案用戶中，檔案信息需求中絕大多數主要是與科研、生產、教學、認知等相關的原始檔案信息，即一次信息，這就是基礎性的檔案文獻信息服務內容。基礎性的檔案信息服務時，科技檔案部門不需要進行信息內容的整合、編研，只要向用戶提供完整的原始檔案信息，為用戶在檔案借閱和利用上提供充足的時間、空間以及利用方式上的便利條件。這是科研院所科技檔案部門信息服務中一項日常性、事務性工作，也是傳統科技檔案部門信息服務工作中的重點內容，主要有外借服氖閱覽服務、復印服務幾種形式，滿足用戶對一次檔案信息的需求。
2 深層次的科技檔案信息服務
深層次的信息服務主要是面向科研院所檔案用戶中的科研人員、專家學者、研究生和管理人員，他們的信息需求與一定的知識創新活動相關。從信息內容上來說需要提供科技檔案的二、三次信息，以及不同用戶所需的個性化信息。包括有針對性地組織、宣傳、報道有關檔案信息，并揭示和編制有關二次信息的檔案資料，如：目錄、索引、題錄、檔案文摘等，幫助用戶解決有關的檔案咨詢、檔案檢索等問題。是一種主動服務方式，可以開展咨詢服務、檢索服務、報道服務、定題服務、展覽服務等多種服務方法，具有主動性、針對性和實用性的特點。三次信息服務則是一種高級別、高水平的智能服務工作。檔案部門對檔案信息內容要進行再生產，對檔案信息進行整序、組織和深層次開發，為用戶在科學研究、科學管理活動中進行檔案信息交流和信息研究的前期勞動，編制并提供有重要情報價值的三次信息編研成果。科研人員、管理人員以及有關決策部門可以利用這些編研信息成果，開展制定政策、研究計劃、組織管理、確定研究課題等一系列活動，輔助科學研究和科學決策。
3 全過程的科技檔案信息服務
全過程的服務要求科技檔案工作者要做好“知識專家”和“審計師”的工作。作為“知識專家”，要求檔案工作者根據用戶的需求收集、整理和傳播知識，運用自身的專業知識、技能、職業敏感等能力引導用戶準確表達知識需求，幫助其獲取所需知識，解決相關問題。作為“審計師”，一方面要求檔案人員在檔案價值鑒定過程中，重視對檔案的職能、作用、專業和風險的分析，監督檔案生成直至保管或銷毀的全過程，并向各部門提供檔案管理方面的知識服務；另—方面要重視對檔案知識資源進行價值評估，做好知識淘汰和更新工作。
4 多樣化的科技檔案信息服務
建立快捷、準確、全面、系統的科技檔案信息系統，整合多種載體形式的各種科技檔案信息，集成化、綜合化，使得科技檔案用戶不必到各個部門的不同管理系統中檢索，而是在一個管理系統中可以快速、準確檢索到所有相關檔案信息。例如輸入一個“環境控制”檢索詞，相應的文字、圖片、照片、音頻、視頻信息盡可展現于眼前。
多層次、多樣化科技檔案信息服務的途徑
科研院所的科技檔案信息服務工作環境發生了變革，電子文件的涌現、數字檔案館的應用、檔案需求的多層次化和多樣化，都推動著科技檔案信息服務模式的變革與創新，我們可以采取以下途徑與措施：
科研檔案范文第4篇
1醫學科研檔案管理與醫院檔案管理
醫學科研檔案是醫院科技人員在從事與醫學相關科學研究活動中，直接產生的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，最原始地記載了科學研究的詳細和過程[1]。作為醫學科學研究的載體，醫學科研檔案蘊含著大量的科研成果、科技專利、高新技術等科技信息，是豐富的信息資源和無形資產。醫學科研檔案還是一種衛生資源，對科研工作的先進性、科學性及使用價值的鑒定起著十分重要的作用。醫院檔案是醫院在工作活動中形成的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案，是醫院的寶貴財富[2]。加強對這一信息資源管理對醫院領導決策科學化和醫院現代化建設極為重要。準確把握新時期醫院發展的特點，加強醫院檔案管理，是醫院檔案實行現代化管理的根本任務。檔案不僅涉及醫院本身歷史發展的全貌，更涉及廣大人民群眾就醫看病的醫療文書檔案、病理切片資料、X線膠片、各種檢查圖文資料等等，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。因此，加強醫院檔案在醫院管理中有著非常重要的意義。兩種不同檔案管理工作具有一定的相同點，都是作為保管檔案的一個載體。但是，科研檔案管理不同于醫院檔案管理，因為兩者的服務對象和服務目的不同。
2醫學科研檔案的特點
綜合來說，醫學科研檔案管理工作具有自身的一些特點，主要可以概括為兩點：①科研檔案形成的周期較長，專業性強且學科突出。由于展開的醫學科研工作需要形成的周期較長，因此醫學科研檔案管理工作需要一個較長的周期性過程，且涉及的材料與內容較多、范圍廣闊、覆蓋面深。其次，醫學科研檔案最突出的特點就是專業性強。課題需要分科管理檔案，并設有相應的編碼以對號入座。醫學檔案的分類也清晰且明顯，通常分為大方向和小方向兩種，大方向指的是一類學科，小方向則指的是三級學科。在分類時要保持各個學科的相對獨立性，又要保持專題的完整性。②學科綜合性強，項目協作多。醫學科研研究特點本身也決定了其學科綜合性強、項目協作多的特點。醫學研究本身也是多學科內容的研究，大量創新科技不斷應用于醫學研究領域，交叉學科和邊緣學科的出現使許多重大課題不是一個學科、一個專業所能完成，必須多學科的綜合研究，聯合攻關[3]。因此課題研究所形成的載體具有形式多樣、數量大、綜合性強的特性。
3醫院醫學科研檔案管理的現狀及存在的問題
由于醫學科研檔案具有時間延續性長、覆蓋面廣、涉及內容多、管理周期長的特點，因此，目前醫院醫學科研檔案管理普遍存在相同狀況，即在進行檔案管理的過程中，隨時就會出現項目內容不全、資料混亂、歸檔時資料收集不完善等狀況，這對以后科研檔案的整理、歸檔、入庫、查詢等工作的展開帶來困難，這些現狀直接導致的是醫學科研檔案的質量下降、科研材料收集不全，且該現象在許多醫院出現頻繁。其間接影響了醫學科研檔案管理工作正常有效的開展。總結醫院科研檔案管理的現狀，主要存在以下幾個方面的問題：①醫學科研課題材料分散不集中。由于科研課題材料是一個漸進的過程，從立項到結題，往往要長時間地建立過程，其中總需要材料的不斷積累。在建立和積累過程中常容易造成材料的流失。②醫學科研資料不全欠完整。由于涉及時間長的因素，容易造成資料的遺失，導致醫學科研資料不全欠完整性。③醫學科研資料保管期長。一個科研項目從立項到結題，往往需要2~3年，甚至更長時間，因此在一份完整的醫學科研檔案從建檔到歸檔設計時間需要幾年的時間。④醫學科研資料內容多覆蓋面廣。由于醫學科研通常會涉及多學科的交叉協作而導致一份科研檔案內容多、覆蓋面廣而不易于管理的問題。
科研檔案范文第5篇
[關鍵詞]科研檔案；檔案管理
科研檔案顧名思義就是主要包括在科研實踐活動中形成的各種形式和載體的原始記錄材料。
在科學技術日新月異的發展形勢下，隨著檔案法規的頒布，逐步建立、健全了科研檔案管理體制，完善了科研檔案的收集、整理、立卷歸檔工作，改變了科研檔案管理落后于形勢的被動局面。但是，科研檔案在面向市場、為經濟建設服務的過程中還存在著科研項目材料不完整、不系統，特別是缺少一些關鍵性的技術材料等問題，影響其開發利用。本文就此分析了原因，探討了應采取的對策。
一、科研檔案收集工作中存在的問題
（一）重成果性材料，輕過程性材料，原始性材料歸檔較少
科研檔案可分為成果性材料、依據性材料和原始性材料。在科研檔案材料歸檔過程中，成果性、總結性、鑒定性材料較多，而在研究實驗階段形成各種載體的原始記錄、實驗報告、計算數據、設計文件、圖紙等重要的原始性材料卻很少。許多珍貴的原始材料遺失或者仍保留在個人手中，嚴重影響了科研檔案的系統性和完整性。
（二）一般性材料多，關鍵性技術材料少
科研成果水平的核心材料是關鍵性技術材料，它是科研人員在科研過程中解決技術難題、進行技術創新的寶貴資料。這些技術材料體現了該項科研成果的新思想、新概念和新方法，它的歸檔保存和利用價值遠遠高出一般性材料。但在歸檔的材料中，一般性材料多，關鍵性技術材料少，嚴重影響了科研檔案的開發和利用。
（三）紙質材料多，其它載體的材料少
描述一種物理現象和記錄各種信息的方式，不只是用紙張，還可使用軟（磁）盤、磁帶、光盤、照片、錄像帶，等等。然而，在歸檔材料中，紙質材料多，其它載體的材料少。加強其它載體材料的收集，是形勢發展的需要，也是檔案工作者義不容辭的責任。
（四）歸檔材料不規范，復印件較多
有的科研人員缺乏檔案意識，用“三色筆”書寫，有的人用規格不統一的紙張書寫，有的聲像檔案聲音不清，圖像不明。有的原件份數有限，只好向檔案部門移交復印件。這些不規范的材料給科研檔案的管理和保護帶來了困難，嚴重影響了科研檔案的壽命。
二、產生問題的主要原因
科研材料的專業技術性強、內容復雜、來源渠道分散、載體類型多樣等，是造成上述問題的客觀原因。主觀原因則有以下三個方面。
（一）科研人員檔案意識不強
有些科研人員只重視科研項目的研究和成果的報獎，卻忽視了科研材料的歸檔工作。片面地認為前者是自己的本職工作，后者是檔案人員的事，不能積極主動地配合檔案人員做好科研材料的歸檔工作：有些科研人員認為，科研成果是自己辛勤勞動的果實，形成的科研文件材料屬于自己，留在手中理所當然；有些科研人員認為，將科研材料交到檔案部門后，今后查找麻煩，利用很不方便；有些科研人員對檔案部門的功能和職責不了解，擔心將科研材料交給檔案部門后，有些關鍵性的計算數據、技術訣竅、技術秘密一旦泄露出去，將造成很大的經濟損失，因而將關鍵性技術材料留在手中，只交一般性的材料；還有的科研人員在平時的科研工作中，不重視科研材料的積累和保存，使得一些原始的、有價值的材料散失，特別是在科研項目研究周期比較長、涉及人員多、范圍廣的情況下，這種現象更加嚴重。
（二）科研經費的來源渠道拓寬
隨著科研體制改革的深入，科研經費的來源渠道拓寬了。科研經費的來源除國家財政撥款外，有單位自籌、國外資助、科技貸款，等等，這種科技投入的方式必定給科技檔案的收集增添了難度。
（三）科研檔案管理人員素質不高
科研工作是專業性很強的工作，在其整個活動過程中形成的檔案材料也具有很強的專業性。面對門類繁多的科研檔案，檔案人員在收集的過程中會遇到許多矛盾。多數檔案管理人員缺乏科技專業知識，對科研檔案形成的規律、科研工作環節或工作程序也缺乏足夠的認識和了解，使得一些重要的關鍵性技術材料散落在科研人員手中，以致科研檔案收集不完整、不系統，影響了科研檔案為經濟建設和科技進步服務的效能。
三、應采取的對策
（一）加強宣傳，提高科研人員的檔案意識
科研材料的收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要科研人員的理解、支持和配合。要做到這一點，關鍵是要提高科研人員對檔案工作的重要性、必要性和嚴肅性的認識，增強檔案意識。首先，要向科研人員廣泛深入地宣傳《檔案法》，并組織他們學習一些有針對性的法律條文，增強法制意識，使他們認識到，將科研材料毫無保留地交給檔案部門是自己應盡的責任。科研成果雖然凝聚著科研人員辛勤勞動的汗水，但也有國家的援助。科研材料應屬于國家財富，不能據為已有。
（二）提高科研檔案管理人員自身素質，努力搞好科研檔案收集工作
在政治上，要具有全心全意為人民服務的思想。對檔案工作要有強烈的事業心和高度的責任感，對工作認真負責，嚴格執行科研檔案管理制度及有關的法律法規，要有嚴格的保密觀念和法制意識，自覺維護黨和國家的機密。
在業務上，要認真學習檔案學、檔案管理學、檔案保護技術學、檔案編篡學等基本理論，學習與自己工作緊密相關領域的知識，學習文學、歷史學、情報學以及政治、經濟、法律、外語等，學習計算機、系統工程等方面的知識。只有提高了自身素質，科研檔案管理人員在工作中才能變被動為主動，把好數量和質量關。
（三）科研管理人員、科研人員和檔案人員密切配合，共同搞好科研檔案收集工作
