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傳統(tǒng)檔案管理范文第1篇

摘 要 隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)的普及和信息技術(shù)的發(fā)展，各項(xiàng)工作都步入信息化的行列，當(dāng)然，檔案管理也不例外。電子檔案管理模式在很大程度上提高了傳統(tǒng)檔案管理模式的工作效率，為檔案管理工作提供了便利，但是與此同時(shí)也使檔案管理存在著安全隱患。本文主要闡述了電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理各自的特點(diǎn)，并從中分析他們的異同，進(jìn)而歸納出兩種檔案管理模式的利弊。

關(guān)鍵詞 電子檔案 傳統(tǒng)檔案 檔案管理 利弊

隨著社會(huì)的發(fā)展，日常辦公逐漸趨于自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和標(biāo)準(zhǔn)化，日常辦公幾乎屬于無(wú)紙化，不再需要紙和筆，而是直接在計(jì)算機(jī)上完成，所以，一般都是電子文件多于紙質(zhì)文件。隨著電子檔案的增多，電子檔案管理成為必然，如何加強(qiáng)電子檔案管理以防文件的損壞和丟失，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的高效、準(zhǔn)確、安全是我們?cè)跈n案管理工作中應(yīng)該著重思考的問(wèn)題。 電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案管理不僅要管理電子信息，還要將電子信息與實(shí)體檔案緊密聯(lián)系起來(lái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的識(shí)別、處理，并要求能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞。電子檔案的特點(diǎn)主要有：第一、信息不能人工識(shí)別，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在記錄時(shí)都是采用人工可識(shí)別的符號(hào)，而電子檔案要通過(guò)計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換才能夠被人識(shí)別;第二、信息的存儲(chǔ)具有高密度性，節(jié)省了存儲(chǔ)的空間;第三、信息管理具有方便快捷性，電子信息與載體之間無(wú)必然聯(lián)系，隨時(shí)可以分離，能夠復(fù)制存儲(chǔ)于不同介質(zhì)之中，方便進(jìn)行異地之間的傳輸和管理，節(jié)省時(shí)間;第四、方式多樣性，電子檔案與傳統(tǒng)檔案單一的文字記錄不同，可以利用多媒體技術(shù)記錄檔案，保持了檔案的生動(dòng)性[1]。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的相同之處

電子檔案管理是在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上形成的，電子檔案的記錄必須要依附于傳統(tǒng)檔案的真實(shí)記錄才能保證電子檔案的真實(shí)可靠;電子檔案管理的原理基本與傳統(tǒng)檔案管理相同，只不過(guò)是通過(guò)信息化的手段將其整合，提高了效率;電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理所包含的內(nèi)容相同，電子檔案管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案的信息進(jìn)行歸納，擴(kuò)大了信息容量，實(shí)現(xiàn)了資源共享，能夠快速讀取信息。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的不同之處 電子檔案在歸檔時(shí)間上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的管理能夠根據(jù)文件完成的時(shí)間隨時(shí)歸檔，而傳統(tǒng)檔案管理要在整個(gè)過(guò)程結(jié)束后制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的表格在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸檔，在時(shí)間上缺少靈活性。由此可見(jiàn)，電子檔案隨時(shí)歸檔的好處是可以避免因時(shí)間問(wèn)題而造成的文件丟失，保證了歸檔的完整性。 電子檔案在歸檔方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案都是采用編碼對(duì)其管理，但是由于載體的不固定性和可修改性，很可能造成電子檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性缺失，而傳統(tǒng)檔案都是按照一定的次序進(jìn)行編目之后，人工歸檔，保證了文件的真實(shí)、安全和完整。因此，在進(jìn)行電子歸檔時(shí)，必須要隨時(shí)進(jìn)行加密和認(rèn)證，以保證其真實(shí)有效。 電子檔案在保管方式上不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案的保管主要是以光盤(pán)或磁盤(pán)為載體，但是這類載體易老化變質(zhì)，而且在更換介質(zhì)的過(guò)程中可能會(huì)影響文件的可讀性，而傳統(tǒng)檔案的保管需要保證紙質(zhì)文件不受損壞，在轉(zhuǎn)移的過(guò)程中不丟失，對(duì)人工的要求比較高[2]。因此，在對(duì)電子檔案進(jìn)行保管時(shí)，要求有關(guān)部門(mén)使用統(tǒng)一的格式對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸，必要的時(shí)候可以打印一份紙質(zhì)檔案作為備份。 電子檔案的查詢方式不同于傳統(tǒng)檔案

電子檔案在查詢使用過(guò)程中，可以在獲得權(quán)限之后，登錄檔案管理中心查閱相關(guān)信息，而傳統(tǒng)檔案在查詢過(guò)程中，需要先向上級(jí)申請(qǐng)，獲得批準(zhǔn)后通過(guò)檔案號(hào)人工查找，浪費(fèi)了大量時(shí)間，影響了工作效率。 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的利弊

采用電子檔案管理節(jié)省了大量時(shí)間，可以有效提升檔案管理的效率，方便不同地區(qū)和不同部門(mén)之間進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸，而且在查詢使用中更加方便快捷。除此之外，電子檔案管理符合當(dāng)今社會(huì)的低碳環(huán)保理念，無(wú)紙化辦公在節(jié)約了資金的同時(shí)，減少了樹(shù)木的采伐，保護(hù)了森林資源[3]。

然而，任何一種管理模式都存在著不同程度的弊端。由于我國(guó)電子檔案管理起步晚，在法律監(jiān)管上落后于一些發(fā)達(dá)國(guó)家，電子檔案管理面臨著很多挑戰(zhàn)，如何保證電子檔案的法律效應(yīng)是一個(gè)重要的問(wèn)題。電子檔案還存在著易丟失或因時(shí)間問(wèn)題無(wú)法讀取的問(wèn)題，所以在管理過(guò)程中要注意對(duì)文件予以保護(hù)和備份。此外，在信息技術(shù)如此發(fā)達(dá)的背景下，電子信息的安全性難以得到保障，各種病毒和黑客威脅著電子文件的安全，這就對(duì)管理人員的技術(shù)提出了較高要求，要對(duì)電子檔案采取加密和設(shè)置防火墻等措施。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，電子檔案管理方式的出現(xiàn)大大提高了辦公的效率，而且有效節(jié)約了森林資源，但是與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比還有其不足之處，不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理。因此，我們要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的研究，推進(jìn)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、安全化、準(zhǔn)確化管理，使之更好地服務(wù)于社會(huì)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李丹一.對(duì)比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）：88-88.

傳統(tǒng)檔案管理范文第2篇

關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；現(xiàn)代檔案管理；利與弊

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的意義

做好檔案管理基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理的整體工作效率，將檔案管理的工作水平提升到新的層次。通過(guò)對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作的不斷完善，加快建立完整有效的現(xiàn)代檔案管理機(jī)制，能夠提升檔案管理事業(yè)的整體水平。

1.幫助建立更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的檔案管理機(jī)制。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化是檔案管理工作的重要目標(biāo)。高效率的檔案管理基礎(chǔ)工作使查（借）閱者能及時(shí)且高效率、精準(zhǔn)地進(jìn)行檔案查找，這其中增加的時(shí)效性與精確性意味著檔案價(jià)值的整體提升。

2.確保檔案搜索的準(zhǔn)確性。檔案的收集、整理、分類、錄入、歸檔是檔案管理中的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)這些工作的細(xì)節(jié)管理和操作，可以有效地避免錯(cuò)誤信息的出現(xiàn)，提高檔案管理工作的效率。

3.提高檔案利用價(jià)值。提升檔案管理基礎(chǔ)工作水平對(duì)于提高檔案利用效率有著重要意義。在對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、錄入、歸檔等基礎(chǔ)工作時(shí)要注意區(qū)分檔案內(nèi)容的程度級(jí)別。檔案分類按照來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)檔案有層次的區(qū)分，并組成一定的體系。根據(jù)涉及到借閱檔案的重要程度，按照審批流程，對(duì)于內(nèi)容重要的、急迫的檔案優(yōu)先處理，優(yōu)先整理使用，這能有效地增強(qiáng)檔案的使用頻率，提高檔案的利用價(jià)值，達(dá)到檔案使用價(jià)值的最大化。

二、傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子檔案管理的對(duì)比研究

傳統(tǒng)檔案能表述為以圖表、文字等多種形式的存在，且具有保存價(jià)值的歷史記錄，傳統(tǒng)檔案管理所儲(chǔ)存的主要是紙質(zhì)資料；電子檔案管理的儲(chǔ)存介質(zhì)為計(jì)算機(jī)光盤(pán)、硬盤(pán)，電子檔案不僅可以在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行儲(chǔ)存，還能通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)資料處理與傳送，電子檔案的表現(xiàn)形式是電子文書(shū)、電子信件、電子圖表等，隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人們對(duì)檔案管理提出了更高的要求，傳統(tǒng)檔案管理很大程度上不能滿足當(dāng)前的需求，一方面，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與現(xiàn)代人們的日常生活密不可分，電子檔案管理將是大勢(shì)所趨，另一方面，傳統(tǒng)檔案具有不可替代的優(yōu)勢(shì)，有必要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理雙方利弊的綜合探究。

（一）電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析

1.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性。

（1）兩者的基本原理共通：以傳統(tǒng)檔案管理原理為基礎(chǔ)，電子檔案采用信息化技術(shù)將之進(jìn)行了有效的整合與優(yōu)化，電子檔案是傳統(tǒng)檔案管理發(fā)展的成果；

（2）電子檔案的存在與傳統(tǒng)檔案不可分離：傳統(tǒng)檔案所管理的信息屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)具有極大的真實(shí)性，傳統(tǒng)檔案資料就是電子檔案真實(shí)性的重要保證；

（3）子檔案的出現(xiàn)使傳統(tǒng)檔案的信息量得以擴(kuò)大：電子檔案具有大容量?jī)?yōu)勢(shì)，不僅可以存儲(chǔ)各種各樣的檔案信息，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，在進(jìn)行資料調(diào)用時(shí)具有更好的便利性。

2.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異。

（1）管理方式不同：電子檔案就其本質(zhì)特性來(lái)說(shuō)有著很大的特殊性，它能夠?qū)崿F(xiàn)檔案一級(jí)管理，檔案管理人員在接收到文件后，可以及時(shí)的給檔案提供一個(gè)具有唯一性的檔案號(hào)，并對(duì)檔案類型進(jìn)行標(biāo)注，而傳統(tǒng)檔案管理的工作量相對(duì)較大，每一步都需要人工完成。

（2）保管方式不同：電子檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)的載體往往會(huì)老化，其載體的老化容易造成檔案信息的失真，進(jìn)而影響檔案的可靠性；傳統(tǒng)的檔案管理具有信息紙質(zhì)備份，通常不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失情況，也不用承擔(dān)病毒或網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

（3）歸檔方式不同：電子檔案具有可逆性與可重復(fù)性，管理人員進(jìn)行信息修改不會(huì)留下修改痕跡，這種特性的優(yōu)點(diǎn)在于消除了最初檔案歸類時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤的擔(dān)憂，還能將錯(cuò)誤信息進(jìn)行及時(shí)的更正，但是這也使得電子檔案內(nèi)容存在一定的失真性；傳統(tǒng)檔案管理在進(jìn)行歸檔時(shí)，通常是依照科學(xué)的順序進(jìn)行分類擺放，同類檔案之間存在相關(guān)的聯(lián)系，管理人員進(jìn)行歸檔時(shí)還必須根據(jù)相應(yīng)的程序進(jìn)行，留有操作痕跡，能有效彌補(bǔ)電子檔案管理上的不足，更能確保檔案的原始與真實(shí)性。

（二）電子檔案管理的利與弊

1.電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)。

（1）電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展。電子檔案管理實(shí)行無(wú)紙化辦公模式，對(duì)紙質(zhì)文件的使用數(shù)量大大降低。這樣不僅減少了資金的投入，還有利于環(huán)保事業(yè)。

（2）電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率。檔案歸檔、檔案存儲(chǔ)、檔案查詢等方面的工作時(shí)間縮短，使得檔案管理效率大幅度提升。電子檔案采用數(shù)據(jù)傳輸方式進(jìn)行資料的共享與傳遞，不再具有文件打印、文件張貼需要，檔案信息的查詢與管理更加具有時(shí)效性。

2.電子檔案管理的弊端。

（1）電子檔案管理的信息載體面臨變質(zhì)與老化危機(jī)，如果長(zhǎng)期使用，可能出現(xiàn)資料無(wú)法讀取現(xiàn)象，因此，電子檔案管理模式下，應(yīng)該做好相關(guān)的安全備份工作，保護(hù)手段可以采用云技術(shù)等。

（2）企事業(yè)單位在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，由于其操作程序相對(duì)復(fù)雜，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)要求較高，因此，必須要配備以高技術(shù)人才，同時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)管理人員技術(shù)培訓(xùn)，充分保證電子檔案可靠性。

（3）電子檔案在進(jìn)行數(shù)據(jù)共享與傳輸時(shí)，面臨復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，例如病毒、黑客攻擊等，管理人員需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息安全管理，可以采取建立網(wǎng)絡(luò)防火墻、檔案加密的方式對(duì)電子檔案資料加以防護(hù)。

（4）雖然我國(guó)的檔案管理水平得到了一定的提高，且國(guó)家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是對(duì)于一些具體的細(xì)則仍不夠完善，電子檔案管理面臨一系列的法律制約，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該退出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。

三、結(jié)語(yǔ)

相比傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)，電子檔案管理模式在很多方面都有了提升，表現(xiàn)得最直觀的就是效率，電子檔案管理方式的出現(xiàn)也有利于環(huán)保事業(yè)的開(kāi)展。但是傳統(tǒng)檔案管理也有著它不可替代的地方，在現(xiàn)階段和將來(lái)的一段時(shí)間里，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者會(huì)相互協(xié)調(diào)著存在，因?yàn)殡娮訖n案管理暫時(shí)還不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，檔案管理工作人員應(yīng)該充分利用二者的優(yōu)勢(shì)，來(lái)提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

傳統(tǒng)檔案管理范文第3篇

1.1傳統(tǒng)人事檔案模式比較僵硬

屬于靜態(tài)式管理，把工作重心放在了管理控制上，帶有嚴(yán)重的政治色彩，往往忽視了人事檔案的服務(wù)功能。要求教職工要無(wú)條件的服從檔案管理者的要求，即提供檔案材料和所需文件，但教職工如果需要查詢檔案資料或查看檔案信息時(shí)卻需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示。只有少數(shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)可以查看，成了領(lǐng)導(dǎo)管理下屬的工具，嚴(yán)重制約了人事檔案的服務(wù)功能。這就造成很多教職工對(duì)檔案不重視，覺(jué)得和自己工作學(xué)習(xí)沒(méi)關(guān)系，這是我們的人事檔案管理者不能很好的將人事檔案的“服務(wù)”功能發(fā)揮出來(lái)造成的。

1.2檔案材料單一。

傳統(tǒng)的人事檔案是以記載收錄個(gè)人政治面貌為主，家庭出生、社會(huì)關(guān)系等單一內(nèi)容為主。記載教職工平時(shí)工作表現(xiàn)、文化進(jìn)修程度、心理健康狀況、學(xué)生評(píng)分高低等方面的材料較少。

2創(chuàng)新人事檔案管理工作的措施

2.1充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作的重要性

我國(guó)自改革開(kāi)放以來(lái)，經(jīng)濟(jì)生活水平有了很大的提高。企事業(yè)單位的用人形式也發(fā)生了極大變化，人們就業(yè)的自由度和流動(dòng)頻率越來(lái)越快。越來(lái)越多的人由原來(lái)的“鐵飯碗，一端一輩子”變?yōu)榭勺杂蛇x擇單位高度自由的社會(huì)人。人事檔案的重要性也減弱了，對(duì)人才制約作用已失去效力。這就造成一些人對(duì)人事檔案產(chǎn)生錯(cuò)誤的看法。認(rèn)為檔案已經(jīng)起不到什么作用了，甚至可有可無(wú)的思想。這對(duì)人事檔案的發(fā)展及其不利，不能真正發(fā)揮人事檔案價(jià)值的實(shí)用性，我國(guó)教育制度改革不斷深化，使各學(xué)校間教師和學(xué)生的流動(dòng)性更強(qiáng)，同時(shí)也對(duì)人才信息需求更加急迫。人事檔案做為反映個(gè)人經(jīng)歷，德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是全面衡量一個(gè)人是否能勝任此工作的重要依據(jù)。因此我們必須提高對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)。

2.2改變以往的靜態(tài)式人事檔案管理，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

學(xué)校的人事檔案是記錄學(xué)校教師在平時(shí)教學(xué)、科研、社會(huì)活動(dòng)中形成的完整反映教師個(gè)人的勞動(dòng)成果和智慧及獎(jiǎng)懲經(jīng)歷，也反映了學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量的水平、師資力量，是教師評(píng)職稱、考核等重要的依據(jù)。因此學(xué)校人事檔案管理方式要以人為本，做到為全體教職工服務(wù)的“人性化”服務(wù)理念，并為教職工德、育、體全面發(fā)展提供保障。建立教師成長(zhǎng)檔案。為每一位教師編制一份個(gè)人成長(zhǎng)檔案，檔案資料以學(xué)歷程度、所學(xué)專業(yè)、教學(xué)課程、論文獲獎(jiǎng)情況、學(xué)生對(duì)教師的滿意度、有無(wú)研究課題等為內(nèi)容。教師成長(zhǎng)目標(biāo)以鄰近相關(guān)學(xué)校或本地區(qū)教師發(fā)展水平作為參照物，制定相應(yīng)的目標(biāo)管理辦法。例如本校各教師的特長(zhǎng)、優(yōu)勢(shì)，那些是老師的斷角，那些是本學(xué)校大部分教師都欠缺的，并以動(dòng)態(tài)形式公示。這樣教師對(duì)自己的狀況十分清晰，能夠及時(shí)糾正自己的失誤和不足，做到早準(zhǔn)備、早修正。使人事檔案的管理切合不同類型專業(yè)技術(shù)人才的成長(zhǎng)、發(fā)展規(guī)律，滿足學(xué)校教職員工的專業(yè)發(fā)展需求。

2.3人事檔案應(yīng)轉(zhuǎn)變功能定位，實(shí)現(xiàn)“績(jī)效化”

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展了，現(xiàn)在很多單位的人事檔案管理還是按以前計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理方式，在檔案功能定位上還是按照“政治化”的管理，是阻礙人事檔案發(fā)展的絆腳石，功能的單一性，使得人事檔案發(fā)揮不出應(yīng)有的“績(jī)效”作用。現(xiàn)在我國(guó)高中以下義務(wù)教育階段實(shí)行績(jī)效工資改革，績(jī)效改革涉及教師的崗位工資核定、績(jī)效的核算等。而這些改革的依據(jù)很大一部分是來(lái)自人事檔案的信息。因此我們?cè)谝院蟮臋n案工作中必須突出檔案的“績(jī)效”信息功能，更好地發(fā)揮檔案的實(shí)用性。

2.4強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，發(fā)揮檔案功能的多樣性

國(guó)家教委6號(hào)令明確指出：“學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一”。人事檔案反映了學(xué)校教職工和領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人的成長(zhǎng)歷史和業(yè)績(jī)，是選撥人才的重要依據(jù)。所以，管好學(xué)校人事檔案對(duì)于人力資源開(kāi)發(fā)起著重要作用。但由于歷史、客觀原因，學(xué)校包括社會(huì)單位對(duì)于人事檔案缺乏理解與重視。認(rèn)為可有可無(wú)，只要有個(gè)人專門(mén)保管即可。沒(méi)有對(duì)人事檔案應(yīng)發(fā)揮的作用引起重視。要從“重藏輕用”向多元化的開(kāi)發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案怎樣才能更好地為學(xué)校師生服務(wù)需要我們檔案管理者不斷探索和發(fā)現(xiàn)。由傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單的收集整理，向多元化的開(kāi)發(fā)利用轉(zhuǎn)變。人事檔案的開(kāi)發(fā)主要包括：一是對(duì)人事檔案信息來(lái)源的發(fā)掘及人事信息的收集、整理。如擴(kuò)大對(duì)教師人事信息的收集范圍，對(duì)學(xué)校干部增加收集信息種類等。二是對(duì)手里的人事檔案信息進(jìn)行重組、甄別、篩選，增加人事檔案信息的時(shí)效性和利用價(jià)值，使得檔案信息在學(xué)校教學(xué)、科研、干部選撥等方面有廣闊的用途。三人事檔案信息化，建立電子人事檔案，并動(dòng)態(tài)化加工和重組，滿足現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)人事檔案的要求，使檔案信息的收集添加更加方便快捷，對(duì)人事檔案形成信息化、集約化、動(dòng)態(tài)化管理。

2.5提高人事檔案管理方法，加強(qiáng)人事檔案信息化程度

隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)的普及，網(wǎng)上教學(xué)、網(wǎng)上信息共享成為一種趨勢(shì)。信息化已貫穿我們生活的每個(gè)角落。我國(guó)把人事檔案信息化建設(shè)作為戰(zhàn)略重點(diǎn)在《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》提了出來(lái)。明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)和落實(shí)情況。人事檔案作為檔案事業(yè)的重要組成部分，在檔案信息化和教育信息化的新形勢(shì)下，人事檔案信息化必須進(jìn)快實(shí)施，并為教育信息化和檔案信息化服務(wù)。人事檔案信息化可實(shí)現(xiàn)干部、教師人事信息的“全文字檢索”擺脫以前傳統(tǒng)的庫(kù)房式管理模式。使檔案工作者從繁瑣的檔案收集、整理、保管、檢索等工作中擺脫出來(lái)。提高勞動(dòng)效率和工作質(zhì)量。增強(qiáng)了人事檔案工作的效率，因此人事檔案管理者要重視人事檔案信息化培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能訓(xùn)練，提高自己的業(yè)務(wù)水平，使得人事檔案管理水平得到提高，更好地為學(xué)校、社會(huì)單位服務(wù)。

2.6健全人事檔案的管理制度

健全的、規(guī)范化的人事檔案制度是檔案工作人員工作的有效依據(jù)，是教職工做好本職工作的前提和保障。人事檔案管理工作質(zhì)量的高低直接對(duì)學(xué)校其他職位的穩(wěn)定產(chǎn)生影響。因此人事檔案的管理必須緊跟人事工作要求，實(shí)現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。人事檔案管理工作比較繁瑣，涉及的事項(xiàng)較碎，所以要有一套嚴(yán)格的規(guī)章制度來(lái)制約，我們?nèi)耸聶n案管理者要依據(jù)《干部檔案工作要求》并根據(jù)本學(xué)校人事檔案管理中的實(shí)際情況，完善本單位的人事檔案管理制度，為學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展做貢獻(xiàn)。應(yīng)明確人事檔案的接收、保管、查閱等細(xì)節(jié)，建立電子人事檔案信息，實(shí)現(xiàn)人事檔案網(wǎng)絡(luò)共享，方便查閱，進(jìn)一步提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。

2.7提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)

傳統(tǒng)檔案管理范文第4篇

1.檔案載體的多元化

1.1檔案載體多元化的定義

所謂檔案載體的多元化，是指突破原來(lái)僅有的紙質(zhì)印刷這種傳統(tǒng)的形式，采用新科技、新技術(shù)對(duì)文獻(xiàn)資料進(jìn)行收集、整理和存儲(chǔ)，并逐漸向以磁、光電等作為介質(zhì)的載體發(fā)展，建立多種存儲(chǔ)方式并存的模式。尤其是以新科技為基礎(chǔ)的信息化存儲(chǔ)方式，極大地豐富了各單位的檔案內(nèi)容，也改變了傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式，優(yōu)化了傳統(tǒng)的信息獲取模式以及信息管理方式。此外，載體多元化也促使傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)構(gòu)更快地向復(fù)合型檔案管理發(fā)展。由此可見(jiàn)，這一系列的變化都在影響著檔案管理機(jī)構(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展。

1.2檔案管理機(jī)構(gòu)信息載體多元化的基礎(chǔ)

在信息載體逐漸演變的過(guò)程中，并不是完全適合物競(jìng)天擇、適者生存的自然法則，在新的載體出現(xiàn)的同時(shí)并沒(méi)有伴隨著傳統(tǒng)方式的消亡，而是在這種發(fā)展過(guò)程中同時(shí)體現(xiàn)出了兼容性，體現(xiàn)了信息載體發(fā)展的特點(diǎn)和規(guī)律。所謂載體之間的兼容性就是指各種載體形式同時(shí)存在，并且相互依存，互相補(bǔ)充，彼此協(xié)調(diào)一致的發(fā)展、存在，并且以一個(gè)整體的形象出現(xiàn)在大家面前，一起履行信息儲(chǔ)存、交流的使命。

1.3信息載體多元化發(fā)展的管理對(duì)策

對(duì)于檔案管理機(jī)構(gòu)而言，現(xiàn)有的信息載體類型以及檔案在所有的檔案資源中的比例都會(huì)直接影響管理策略與方針。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，載體類型會(huì)不斷增加，而且各種載體的資源量會(huì)有所變化，因此制定有效地管理策略十分必要。對(duì)于它的管理，首先應(yīng)考慮不同的信息載體之間的科學(xué)分配問(wèn)題。根據(jù)各種載體形式的特點(diǎn)，選擇出主要載體和輔助載體。還要根據(jù)每個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，充分考慮載體的差異、資源建設(shè)的資金投入以及檔案管理機(jī)構(gòu)空間大小對(duì)載體的影響等因素，做好規(guī)劃。

2.紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)

因?yàn)樾畔⑤d體的巨大優(yōu)勢(shì)，以及被人們所接受的程度，在擔(dān)負(fù)起現(xiàn)代科技信息活動(dòng)任務(wù)的同時(shí)，電子檔案給紙質(zhì)檔案帶來(lái)了很大的挑戰(zhàn)，但是這并不代表著紙質(zhì)檔案會(huì)就此消失。紙質(zhì)檔案能夠與電子檔案共同存在的原因主要有：一是由于人們的使用習(xí)慣已經(jīng)養(yǎng)成，對(duì)紙質(zhì)檔案的鐘愛(ài)依然無(wú)可取代。紙質(zhì)檔案的便捷性及其悠久的歷史使這一載體保持了與大眾很好的親和力。二是電子檔案雖然在迅速發(fā)展，但其性能并不能夠在每一個(gè)方面都超過(guò)紙質(zhì)檔案，甚至在某些方面，紙質(zhì)載體反而會(huì)比電子載體更具有優(yōu)勢(shì)。比如，大眾更喜歡用紙質(zhì)載體，因?yàn)槠溥m合大眾的閱讀習(xí)慣。據(jù)有關(guān)統(tǒng)計(jì)顯示，有56%的人習(xí)慣閱讀印刷型文獻(xiàn)，視聽(tīng)文獻(xiàn)以及機(jī)讀文獻(xiàn)分別占有17.2%和9.9%的比例。因此，紙質(zhì)文獻(xiàn)仍然有它存在的價(jià)值。同時(shí)，紙質(zhì)文獻(xiàn)更易于保管，不需要專門(mén)的設(shè)備以及特殊的閱讀條件，因此電子文獻(xiàn)并不能全方位的承擔(dān)信息交流的任務(wù)，它的性質(zhì)也決定了需要其他輔助載體的支持。因此，紙質(zhì)載體的存在還是有必要的。三是電子信息技術(shù)的快速發(fā)展不僅帶來(lái)了管理上的創(chuàng)新，同時(shí)也促進(jìn)了紙質(zhì)載體潛能的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。紙質(zhì)載體的發(fā)展一直與生產(chǎn)力以及生產(chǎn)技術(shù)的發(fā)展水平密切相關(guān)。從手抄傳閱到刻板印刷再到活字印刷，一直到機(jī)械印刷以及現(xiàn)代的數(shù)字印刷，紙質(zhì)載體的作用一直在得到不斷的開(kāi)發(fā)利用，電子技術(shù)的發(fā)展，使紙質(zhì)載體的潛能有了進(jìn)一步的可開(kāi)發(fā)性。

3.檔案信息電子化的益處

檔案信息電子化是指對(duì)那些館、室所藏的資料以及以機(jī)讀或紙質(zhì)形式存在的資料，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)其進(jìn)行整理、分類以及加工，并將其轉(zhuǎn)化為可以通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀使用的文獻(xiàn)資料，其益處主要有：一是可以充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)的潛能，進(jìn)一步提高利用效率。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用還比較單一，開(kāi)發(fā)出的功能也比較簡(jiǎn)單，有的只是利用其存儲(chǔ)目錄或者進(jìn)行文件打印存儲(chǔ)，較低的利用率不只是浪費(fèi)了大量的人力物力這么簡(jiǎn)單。二是減少二次文獻(xiàn)利用的加工時(shí)間，提高檔案信息所具有的時(shí)效性。傳統(tǒng)的手工信息加工模式是指：選題———選材———編輯———出版，這種傳統(tǒng)的整理模式，從文件資料到能夠使用的二次資料所耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)，因此會(huì)降低信息的時(shí)效性，影響檔案信息的使用價(jià)值。檔案信息的電子化，使讀者可以通過(guò)計(jì)算機(jī)直接讀取資料，并且利用計(jì)算機(jī)完成加工程序，操作上更加便捷。三是檔案信息電子化的發(fā)展，使一次投入多次產(chǎn)出成為可能。電子化的發(fā)展改變了信息加工受經(jīng)費(fèi)限制的缺點(diǎn)。通過(guò)手工對(duì)信息進(jìn)行加工，編輯出版需要很多的經(jīng)費(fèi)，信息的電子化不僅方便了大眾的閱讀，也降低了資金的投入。就目前的情況看，國(guó)家正在壓縮財(cái)政開(kāi)支，各單位離開(kāi)財(cái)政的支持來(lái)解決檔案升級(jí)和現(xiàn)代化管理會(huì)困難重重，在這種情況下，開(kāi)源節(jié)流不失為一種好辦法。四是檔案信息的電子化，可以通過(guò)其他介質(zhì)將成果進(jìn)行拷貝，并且可以及時(shí)的送到各個(gè)部門(mén)，在擴(kuò)大社會(huì)影響的同時(shí)也拓寬了社會(huì)服務(wù)范圍，檔案部門(mén)的地位也因此得到提高。五是檔案管理的電子化，使得檔案信息可以更好地與新技術(shù)接軌，雖然我國(guó)的信息高速公路尚在建設(shè)之中，但是要注意這方面的發(fā)展以及最新動(dòng)向，使檔案工作不斷地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，為今后的工作打下良好的基礎(chǔ)。

4.關(guān)于電子檔案趨于主流地位的優(yōu)勢(shì)

傳統(tǒng)檔案管理范文第5篇

【關(guān)鍵詞】 檔案管理 信息化 缺陷 對(duì)策

隨著信息化管理模式的不斷深入與發(fā)展，檔案管理也從傳統(tǒng)的管理模式逐步向信息化管理方向邁進(jìn)。由于傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)于復(fù)雜化，且管理過(guò)程中存在很大的缺陷，已經(jīng)無(wú)法滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展對(duì)信息的需求。因此，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化迫在眉睫，信息化檔案管理不僅提高檔案管理工作效率，還推動(dòng)了檔案管理工作向數(shù)字化、自動(dòng)化、智能化發(fā)展。

1 檔案管理信息化的重要性

1.1 提高檔案管理工作效率

基于傳統(tǒng)檔案管理形式在信息化時(shí)展現(xiàn)狀下存在的缺陷，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，不僅能夠打破傳統(tǒng)檔案管理對(duì)信息利用造成的約束，還能夠使封閉式的檔案管理公開(kāi)化、透明化，有利于人們對(duì)檔案信息的接收、了解和查閱。采用信息化管理模式管理檔案，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的規(guī)范化、科學(xué)化、合理化，還能對(duì)檔案信息進(jìn)行合理配置，提高了檔案管理工作效率，為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

1.2 提高檔案信息詳實(shí)性和決策能力

相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案信息詳實(shí)性以及決策能力上存在很大的問(wèn)題，由于檔案信息量較大，又是人工收集、整理和統(tǒng)計(jì)，既無(wú)法保證檔案信息的準(zhǔn)確性，也難以對(duì)檔案信息做出快速的決策。因此，檔案管理信息化，大大提高了檔案信息的詳實(shí)度，還能夠?qū)π畔⒆龀隹焖佟⒕C合的決策，既能完整的管理檔案信息，還能提高信息決策的正確性。充分體現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，在信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)揮著重要的作用。

1.3 提高服務(wù)質(zhì)量

信息化檔案管理大大提高了檔案信息的檢索能力，能夠?yàn)槿藗兲峁┤娴男畔⒎?wù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程服務(wù)以及檔案信息資源共享。檔案管理信息化不僅提高檔案信息利用的有效性，還能豐富人們對(duì)知識(shí)的獲取和學(xué)習(xí)。從各個(gè)方面延伸了信息化檔案管理的時(shí)效性，提高了檔案工作的服務(wù)質(zhì)量。

2 檔案管理信息化存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理理念的制約

知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)展，促使社會(huì)各領(lǐng)域?qū)π畔⑿枨罅坎粩嘣黾印，F(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展是以信息化為載體來(lái)開(kāi)展各項(xiàng)工作。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，必須順應(yīng)時(shí)展的需要，推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展。但是，由于傳統(tǒng)的檔案管理理念深入人心，很多檔案管理工作人員對(duì)信息化檔案管理模式不適應(yīng)，導(dǎo)致信息化檔案管理無(wú)法有效實(shí)施。

2.2 信息化技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用不徹底

信息化檔案管理得到大力推廣和應(yīng)用，但是有很多組織機(jī)構(gòu)依然采用傳統(tǒng)的管理手段，雖然從一定程度上利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是卻沒(méi)有將計(jì)算機(jī)硬件與軟件結(jié)合起來(lái)有效利用，致使信息化檔案管理沒(méi)有得到徹底的應(yīng)用。檔案信息管理、工作人員服務(wù)態(tài)度、經(jīng)費(fèi)等也是制約信息化檔案管理工作有效開(kāi)展的因素。

2.3 檔案管理人員配置不合理，缺乏專業(yè)性人才

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，各行各業(yè)對(duì)用人要求也越來(lái)越高，專業(yè)性人才成為阻礙行業(yè)發(fā)展的重要因素。檔案管理工作作為一種信息服務(wù)工作，在信息時(shí)展的需求下，必須發(fā)生轉(zhuǎn)變。由于傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，大多檔案管理人員缺乏專業(yè)性知識(shí)能力，綜合素質(zhì)水平不高，使得檔案管理工作無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展的需求。很多組織機(jī)構(gòu)在檔案管理工作上的人員配置過(guò)于隨意，以至于管理工作不到位，信息技術(shù)在檔案管理中得不到有效利用。

3 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的對(duì)策

3.1 打破傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新管理思路和方法

要想推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展，就必須與時(shí)俱進(jìn)，打破傳統(tǒng)管理模式，創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變管理思路和方法，以順應(yīng)時(shí)展的需求為最終目標(biāo)。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式在信息的采集、處理、歸檔、保存等方面過(guò)于復(fù)雜，且工作效率低下，無(wú)法滿足不斷進(jìn)步和發(fā)展的社會(huì)經(jīng)濟(jì)。因此，要發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，就必須提高管理人員的自身素質(zhì)，轉(zhuǎn)變管理理念，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，并充分利用計(jì)算機(jī)軟件功能，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的高效性、準(zhǔn)確性、便捷性。

3.2 強(qiáng)化保密工作，避免信息失竊

檔案信息的保密工作必須得到進(jìn)一步加強(qiáng)，信息化檔案管理工作在檔案收集、整理、歸檔以及保存過(guò)程中，或多或少存在一定的保密隱患，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不是無(wú)孔不入的。因此，相關(guān)組織結(jié)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，需制定有效的檔案管理保密機(jī)制，對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)設(shè)置使用權(quán)限，加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的病毒防御能力，在對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)和檢索時(shí)，要設(shè)置條件限制，并及時(shí)更新系統(tǒng)，擴(kuò)大檔案信息的保密范圍。總之，用制度來(lái)約束人的主觀能動(dòng)性，從根本上提高檔案信息的保密性。

3.3 培養(yǎng)專業(yè)性人才，實(shí)現(xiàn)人力資源合理配置，

隨著信息化不斷深入和發(fā)展，提高檔案管理工作效率，滿足人們對(duì)檔案信息的需求，必須將信息技術(shù)應(yīng)用與檔案管理工作中。要改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，就必須提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平，培養(yǎng)專業(yè)性檔案管理人才，對(duì)管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，提高管理人員計(jì)算機(jī)技術(shù)的操作和應(yīng)用能力，進(jìn)而從根本上改善檔案管理工作效率，提高檔案信息資源利用率，推動(dòng)檔案管理信息化不斷進(jìn)步與發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

信息化檔案管理需要綜合多方面的因素考慮，從管理模式、信息技術(shù)應(yīng)用、人力資源配置等方面全面轉(zhuǎn)變，推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展。在當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)下，信息技術(shù)應(yīng)用和知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展成為現(xiàn)代化建設(shè)的重點(diǎn)，檔案管理既要符合知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，又要滿足信息時(shí)代對(duì)檔案信息的需求。因此，不斷強(qiáng)化和提高檔案管理的信息化建設(shè)，是提高檔案管理水平的有效途徑。

參考文獻(xiàn)：