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關鍵詞:煤礦;安全培訓;學籍檔案;管理
中圖分類號:X752 文獻標識碼: A
引言
對煤炭企業而言,搞好安全培訓是煤炭企業進行安全生產的前提條件,目前我國很多煤礦事故發生都是由于煤礦工人缺乏安全生產意識而導致的,究其根源是因為企業沒有對煤礦職工進行安全培訓。因此,各煤礦企業都應加強煤礦安全培訓檔案的規范化管理,積極探索煤礦安全培訓內在發展規律,這對于企業可持續發展有著深遠的意義。
一、煤礦安全檔案的內涵
在經濟社會發展指導思想的轉變過程中,煤礦安全檔案作為煤炭企業安全生產工作的記錄、宣傳教育培訓的資源、安全管理的基礎、事故搶險救援的經驗、安全管理創新的依據的重要組成部分,其內涵也在不斷擴展延伸,主要包括以下方面。
1、煤礦安全培訓規章制度及文件:
根據國家煤礦安全監察局和內蒙煤炭工業局的有關文件規定開展各類培訓班,根據不同培訓班的需要建立各類制度。
2、煤礦安全培訓教師相關檔案:
每期培訓班開班前由培訓科及各分校按照提出培訓計劃,經審核后,由培訓科及各分校報有關煤礦安全監察分局,開班申辦程序存檔。每期培訓班根據教學計劃,由教師填寫每期授課計劃,主管教學主任簽字,授課計劃存檔。煤礦安全培訓要求積極組織教師相互聽課,取長補短,互相促進,提高教學效果。要求教師至少聽課一次,并把聽課記錄存檔。教師要根據教學計劃的要求認真備課,認真寫好教案,根據不同專業,不同對象的培訓需求,制定教案,教案存檔。專職教師每年不少于一周的現場調研,并撰寫調研報告存檔。
3、煤礦安全培訓教學質量相關檔案
煤礦安全培訓每期培訓班配備專職班主任,由班主任認真填寫學員考勤表,組織學員填寫教師授課效果評價表等存檔。每期培訓班召開學員座談會,聽取意見和建議,座談會記錄存檔。組織學員參觀,班主任認真填寫現場實踐記錄存檔。培訓班結束后,由班主任對培訓班進行分析總結存檔,要對培訓學員進行跟蹤調查,聽取學員及所在單位對培訓質量與效果的意見,跟蹤調查表加蓋學員所在單位公章存檔。
4、煤礦安全培訓學員相關檔案
煤礦安全培訓以上檔案備齊后,交教務科進行登記存檔,辦理各種證件。證件辦理完畢后,清點清楚進行登記,由各分校及班主任領走簽字。教學檔案一期一檔,裝訂成冊,分類編號,內容包括:辦班計劃表、辦班通知、學員名冊、考勤表、課程表、教師講義、教師評估表、考試成績表、培訓班總結等。學員檔案一人一檔,內容包括:學員登記表、身份證復印件、學歷復印件、考試卷、實際能力考核表、補考記錄等。
二、煤礦安全培訓中的學籍檔案管理
1、增強對安全培訓檔案管理的意識
首先,必須讓安全培訓檔案管理的工作人員高度樹立現代化的檔案管理意識,讓檔案管理者從根本上意識到安全培訓檔案管理工作對煤礦企業發展的重要性,從根源上確保安全培訓檔案收集的資料的完整性與真實性,以提高安全培訓檔案的質量。其次,檔案管理人員必須意識到安全培訓檔案是煤礦企業培訓部門在培訓管理工作中非常重要的內容,檔案資料的歸檔是否達到標準,檔案資料是否真實有效,不僅有有關檔案的完整性問題,而且關系到煤炭企業對煤礦工人的了解與提拔。
2、健全安全培訓檔案的各項管理制度
為了加強對檔案的管理和收集、整理工作,維護檔案完整與安全,有效地保護和利用檔案,煤礦安全培訓檔案工作實行“統一管理,分級負責”的原則,歸檔材料包括申請鑒定報告、報名花名冊、考務管理資料、鑒定結果報告、成績單、考試卷、鑒定考評情況表等。試卷管理切實做好保密、保管、存檔工作。資料管理《報名登記表》、《課程表》、《考場安排表》、《考勤表》等入微機存盤長期保管。認真執行安全保密制度,確保檔案資料安全,杜絕泄密、失密。非檔案管理人員,未經許可,不得隨意拿取檔案、資料,更不能隨意復印。檔案管理程序,首先由部門負責人按批次、分職業工種、等級將職業技能鑒定工作材料立卷、歸檔、簽字。其次由部門負責人、分管領導審核簽字后,交辦公室檔案管理員按規定驗收合格后存檔。對培訓的學員采取專題講座、現場研討和調研等方式,聽取廣泛意見提高培訓質量。
3、提高檔案管理人員的自身素質
安全培訓檔案管理工作者是煤礦企業檔案管理的核心人員,學籍檔案按分類編號保存,設專人管理。這就要求檔案管理人員必須提高其判斷、分析、表達能力等專業技能。隨著世界科技的不斷進步,現代科學技術也廣泛運用于檔案管理工作之中,檔案管理工作正在從傳統的手工管理向信息化管理轉變。這就要求煤礦企業檔案管理人員熟練掌握計算機網絡信息通訊技術和裝備,檔案管理工作者應提高其專業技能以適應檔案管理自動化和信息載體新型化發展趨勢,以適應時代的需求。另外,安全培訓檔案的規范化管理必須從整體出發,在檔案管理人才的培育和錄用時,要堅持選擇遵循德才兼備的理念。安全培訓檔案的規范化管理必須樹立進步發展的觀念,檔案工作人員應當忠于職守,遵守紀律,具備專業知識。
4、讓安全培訓檔案管理與現代化管理接軌
首先要配備充足的現代化管理設施,創造有利的硬件環境。比如,計算機、打印機、掃描機和傳真機等,是煤礦企業科學合理地進行檔案管理規范化的重要前提。早日實現煤礦安全培訓檔案的信息化和網絡化管理。其次,煤礦企業應當依據本身資源情況,依賴于各種先進科學技術,充分利用網絡信息資源,以實現檔案價值為目的,全面提高檔案信息資源的真實性和利用率,對檔案信息開發并提供高效率多途徑充分的利用,讓檔案信息可以更快捷地實現實時傳遞,以便更好地為煤炭企業服務。最后,檔案管理工作者應當與時俱進,思想創新,不斷進取,使其管理理念跟上檔案信息化的節奏,檔案管理工作者不但應當熟練運用現代化的技術設備,而且必須掌握計算機通訊技術。可以定期組織檔案管理人員進行檔案信息化技術的培訓,以提高其知識和技能。
結束語
煤礦安全培訓工作是一項長期、艱巨的任務,并非一蹴而就。煤礦安全培訓工作是實現企業高效管理的保障,實現煤礦安全生產離不開煤礦安全培訓。所以,煤礦企業應當加大培訓的投入力度,并且深入開展基礎設施建設工作,從而為煤礦安全生產提供可靠的保障。
參考文獻
[1]劉云霞.創新煤礦安全管理人員培訓工作的有效途徑[J].中小企業管理與科技,2014,10(21)
Abstract: Coal enterprises archives management has the function of historical records and evidence. Enterprise archives can safeguard the lawful rights and interests of the enterprises.
關鍵詞:檔案管理;經營決策;地位和作用
Key words: archives management;operation decisions;status and role
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)18-0160-01
0引言
煤炭企業在各項活動中形成的檔案,是企業一切重要活動的歷史記載,是生產經營、管理決策和維護企業合法權益及健康的重要憑證。在二十一世紀這個知識時代,檔案工作對于權益持續、協調、健康,發展,從傳統管理方式走向科學管理規道具有十分重要的意義。
1檔案工作是企業管理重要基礎工作
煤炭企業檔案是本企業活動最直接、最可靠、最原始、最具有歷史連續性的記載,企業檔案工作是企業管理重要組成部分。在企業加快改革和科技飛速發展的今天,檔案的重要作用日益鮮明地顯示出來。
首先,檔案是預測未來的基礎。
現代企業管理的核心是決策,決策的前提是預測,而科學的預測必須建立在龐大、完整、可靠的信息基礎上。
預測是有效地運用已有的科學知識,對過去的歷史情況與數據進行綜合的分析,結合現實的客觀條件和主觀條件,對企業未來的發展作出科學的判斷。
預測過程是過去現在未來全過程,而這一過程的基礎是來自企業各業務部門的各項活動中積累形成檔案。因此,歷史和現實的檔案信息,可以預測企業活動未來發展和變化。
如果離開了這些檔案信息,就會對企業的經營管理情況一無所知,企業領導者就無法作出重大決策。這就足以說明:煤炭企業檔案是一種信息資源,是企業領導指揮決策的重要依據,對企業生產經營舉足輕重的作用。
其次,檔案是企業現代化管理的基礎。
企業要提高現代化管理水平,實行全面質量管理,需要檔案部門提供的各種信息數據,以便對企業的活動進行數理分析。管理好比一座大廈,檔案管理猶如大廈地基中的基石,如果基石不牢,就難以立足于激烈競爭的市場。要搞好企業現代化管理,就必須將企業檔案工作例如企業發展的總體規劃,并制定出企業檔案工作發展規劃和規章制度。
2檔案是企業的寶貴財富,檔案部門是企業信息管理中心
企業檔案是企業寶貴財富的一個重要組成部分,它既是企業人事現實活動的重要財富又是企業歷史發展過程的直接見證,具有長遠的利用價值。企業要發展,就要管好企業檔案這筆財富。企業檔案部門為企業的生存和發展服務,是企業檔案工作的出發點和最終目的。企業檔案工作者要搞好企業檔案的收集、整理和各種信息的加工處理。供領導決策及業務部門和其他部門參考,使檔案工作滲透到企業生產和經營的各個環節。使檔案部門真正能夠成為企業信息管理中心。
3做好企業檔案工作,是維護企業合法權益的關鍵
實踐證明,在企業改制和科學技術飛速發展的今天,檔案作用的發揮已成為提高企業經濟效益和維護企業合法權益的重要途徑。
例如有煤炭企業的方針、政策規定的政策信息;有關煤炭市場、價格、成本、客戶反映經營管理信息等檔案信息都具有參考利用價值。
關鍵詞:國有煤炭企業;檔案管理模式;創新
中圖分類號:G271文獻標識碼: A 文章編號:
隨著我國改革開放的日益深入和社會主義市場經濟體制的逐步完善,煤炭企業作為我國主要的能源企業,需要不斷深入改革自身體制,以提高自身競爭力,更好的適應市場化發展。而檔案管理是煤礦企業發展中的一項重要工作,為了更好的適應國有煤炭企業體制改革與市場化發展,就必須對傳統的檔案管理模式進行改革創新,從根本上轉變觀念,與時俱進,運用法律、經濟、行政的模式進行國企煤炭檔案管理,以全面改革檔案管理的基本思想與體制,增強檔案管理工作的有效性與先進性。下文中筆者就此進行了探討。
一、我國國有煤炭企業檔案管理現狀及存在問題
隨著我國市場經濟的快速發展,國有煤炭企業在市場經濟體制的日益完善下也不斷深化體制改革,并樹立新的發展觀,形成新的發展戰略。與此同時,企業的各項生產活動與經濟活動的決策也更加注重科學性與實用性,而要想實現決策的科學性就必須注重憑據,對大量生產信息和經濟信息進行分析,其主要來源是檔案,只有對檔案進行妥善的儲存與科學的管理,才能夠充分反映出企業的發展軌跡與創新歷程。就目前來看,我國的國有煤炭企業在近年來實施縱深挖潛戰略中,不斷對自身經營體制進行改革與重組,采用更集約化的管理模式,越來越重視檔案管理的重要性;同時,國家相關政策對于煤炭企業縱深挖潛戰略的干預,如對煤炭資源枯竭的礦井進行政策性破產與轉產,離不開檔案分析,因此,對于國有煤炭企業經營發展而言,實行科學的檔案管理模式是極其重要的。
在本世紀初期,煤炭能源的價格曾經一度跌入谷底,煤炭的銷售工作遇到了前所未有的困境。在這種情況下,我國的煤炭企業紛紛將精力集中于煤炭銷售的問題上,最大限度的調動資源來提高煤炭企業的經濟效益,對于生產運營中的各種檔案陷入了無人管理的局面,從而給現階段的國企煤炭檔案管理造成諸多不便,成為歷史問題。其次,我國國有煤炭企業的檔案管理體制較為落后,缺乏健全的檔案管理機制,往往由于檔案管理人員無法及時掌握煤炭企業改制過程中發生的產權變動等情況,從而很難對改制過程中的檔案資料進行跟蹤收集與整理保存,從而使得大量的重要檔案資料無法追尋。此外,我國的國有煤炭企業在制度改革之后紛紛選擇上市,但在上市過程中,很多相關機構的文件或上級批文由于未能及時收集與整理而流失。上述問題的存在,歸根結底是由于我國國有煤炭企業對檔案管理不夠重視,檔案管理模式不夠先進和高效,檔案管理人員不夠專業造成的,因此,加強煤炭企業檔案管理工作勢在必行。
二、關于創新國有煤炭企業檔案管理模式的策略
1.改革傳統觀念與管理意識,重視檔案管理。
國有煤炭企業管理人員與檔案人員應該改變傳統的思想觀念,增強對檔案管理工作的重視,從根本上認識到檔案工作的重要性。首先,應該在工作中明確企業近期工作重點,對當前的檔案及近期內需要用到的檔案充分了解,并仔細檢查檔案是否齊全,對其進行收集整理,做到整齊待用。其次,對于經常借用或調用的檔案應該進行定期統計,明確檔案來源與取向,保證檔案的完整性。此外,及時了解企業當前動向與經營狀態,對于應該入檔的資料及時入檔,保證檔案資料的實時性。
2.創新國企煤炭檔案管理模式,健全管理機制
要想全面適應社會主義市場經濟體制和企業的市場化運行,應該建立一套健全的檔案管理機制,并創新檔案管理模式,具體而言,應該從以下幾個方面入手:首先,應該結合企業的市場化運行機制、市場競爭需求以及企業檔案管理群體性的特點,對當前的所有檔案資料進行分類整合,并采用專業的統計分析,將查閱頻率和時效性要求較高的檔案資料獨立出來,建立專門的檔案儲存室,以方便這類檔案資料的查閱效率。其次,對于所有可能用到的檔案進行集中管理,建立相應的集中管理機制,落實檔案管理工作,這是實現檔案管理高效化的根本途徑,對于企業內部工作的順利進行、各種縱橫管理的調節都有著積極的作用。同時,應該在企業內部建立相應的監督管理機制,對檔案管理工作進行綜合監管。此外,要不斷加強企業檔案信息的自動化系統建設,與時俱進,實現檔案管理工作自動化、現代化,從管理模式上進行創新。
3.加強制度建設,推動科學管理。
首先,應該對檔案管理的制度進行創新,大力清理傳統的規章制度,在不違背上級主管及相關規定的前提下,結合本單位的管理體制、人員結構變化,將不適宜的規定廢除,對不完善的規則制度進行調整和完善,并建立新的檔案管理辦法,使新的制度能夠充分反映出檔案管理變化,并全面覆蓋。
其次,重新構建制度體系。將檔案管理人員及管理關系的變化進行梳理,不斷完善領導體制、管理責任制,為國企煤礦的檔案管理提供強有力的制度保障。在此基礎之上,制定科學的電子檔案管理標準,并將其與原有的制度充分結合起來,形成完整的檔案管理制度體系。
此外,要建立階段性的檔案修編規范制度。定期對現有的規章制度進行評審,集中力量進行篩選、修訂和補充,確保制度的適用性。
4.提高國有煤炭企業檔案管理人員的專業能力與綜合素質
在國有煤炭企業檔案管理中,檔案工作的質量與檔案管理人員的專業能力與綜合素質有著直接的關系。隨著檔案工作的發展,要不斷加強檔案管理人員的綜合素質,幫助其培養時代意識與服務意識,確保檔案管理人員在具備較強的專業理論知識的同時,充分了解與檔案工作相關的知識,如社會學、統計學、傳播學、情報學等相關理論。其次,隨著現代網絡技術的不斷發展與計算機的廣泛應用,檔案管理工作也日益現代化,這就需要一些具備檔案管理知識與經驗,并精通計算機應用等各方面能力的檔案管理人員。同時,實行檔案管理信息化,所有檔案都是以電子檔案的形式儲存,因此,檔案管理人員在具備檔案管理相關知識與工作經驗的同時,還應該充分了解數字化技術、現代網絡技術等知識。對于國企煤礦檔案管理而言,這必定是新的挑戰。在企業內部,應該定期開展一些培訓工作,對檔案管理人員進行定期培訓,不斷加強檔案管理隊伍的信息化、專業化建設。及時加強檔案管理人員的新技術、新設備與新方法的培訓,促進檔案管理隊伍的現代化建設,從根本上提高企業檔案管理能力與效率。
結束語
總而言之,隨著社會經濟的發展與科學技術的進步,國企煤炭檔案管理也應該與時俱進,改革傳統管理觀念,樹立市場化服務意識,對檔案管理模式進行改革與創新,并不斷加強現代檔案管理的信息化建設,從根本上提高檔案管理的效率,全面適應企業的現代化、市場化發展。
參考文獻
【1】蔣玉清.談創新企業檔案管理機制[J]. 黑龍江檔案. 2009(01)
隨著信息技術產業的快速發展,對員工的健康檔案進行信息化管理已成為一種必然趨勢,可以有效提高健康檔案的利用效率。早在上個世紀末,發達國家為了符合醫學發展的要求,便將微機化管理應用于醫療領域,微機化管理的主要作用體現在以下幾個方面:首先,幫助全體醫生對員工健康水平進行整體了解。醫生只有對員工的個人情況以及家庭情況進行全面且深入的了解,才能準確掌握員工的健康狀況,解答員工的問題,為煤礦基層單位的員工提供切實有效且質量較高的醫療服務。其次,只有維護好醫患關系的連續性,才能為煤礦基層單位提供連續性的醫療保健服務,醫生要具備良好的專業素養,為員工提供有效且完善的健康檔案可以獲得員工的信任。再有,對健康檔案實行微機化管理可以促進衛生的規劃與發展,詳細且完善的健康檔案可以幫助醫生了解并掌握員工的健康狀況以及發病癥狀,有利于對員工進行疾病預防,從而減少員工的醫藥費用。另外,可以作為醫療教學的參考資料,健康檔案中詳細體現了員工的社會層面、心理層面、生物層面的問題,以此作為教學資料,可以有效培養學生的思維能力與處理問題的能力。最后,全面體現了員工的健康水平與健康需求,為科研工作提供了信息資源。健康檔案的全面性以及可持續性,能幫助醫生對員工的健康狀況進行及時且精確的管理,預見性地幫助員工進行健康保健,可以幫助員工有效預防慢性疾病,提高員工的健康水平。
二、煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理的現狀
根據我國相關報道,現階段我國煤礦基層單位已普遍建立了員工健康檔案,并且大部分煤礦基層單位實現了員工健康檔案的信息化管理。隨著我國衛生服務工作的開展,很多煤礦基層單位都充分意識到了員工的健康檔案管理的重要性,建立員工健康檔案成為了煤礦基層為員工提供衛生服務的重要體現,雖然煤礦基層單位為員工積極建立健康檔案,但在實際應用過程中,很多問題還是無法避免。煤礦基層單位在對員工進行健康檔案建立時,員工不配合,無法理解是限制建檔工作的主要因素,還有,基層單位的建檔人員對健康檔案建立工作沒有高度重視,或是不具備良好的檔案建立技術,最終導致煤礦基層單位無法對員工的健康情況進行完整記錄與存檔。有些煤礦基層單位領導者并沒有正確認識到員工健康檔案的重要性,只是針對特定員工進行健康情況建檔,無法保證員工健康檔案的全面性與完整性。很多煤礦基層單位的建檔人員并不具備較高的專業理論知識與技術能力,沒有了解并掌握健康檔案的內容,在對員工進行健康檔案記錄時,依然沿用傳統的記錄病例的方式,將員工的病患情況作為記錄要點,致使健康檔案功能喪失,無法發揮其預測、預防、健康保健的作用,造成了資源浪費。煤礦基層單位通過計算機對員工的健康檔案進行信息管理,由于該電子產品的共用較少,無法實現信息資源的有效共享。煤礦基層單位的各個部門都是獨立對員工進行健康檔案記錄,無法聯網,導致煤礦基層單位的員工健康管理檔案不具備完整性,在一定程度上限制了煤礦基層單位對員工健康的管理工作。目前,我國煤礦基層單位并不具備較好的信息化條件,沒有充足的資金投入,無法引進先進的信息化管理設備與信息化管理技術,并且,煤礦基層單位的員工文化程度普遍較低,從事信息化管理工作的人員技術能力較差,嚴重缺乏專業信息化管理人才。信息化管理員工健康檔案需要大量的財力、物力以及人力投入,并且信息化管理具有較高的維護運行成本與動態管理成本。
三、煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理的展望
要想促使我國煤礦基層單位員工健康檔案真正實現信息化管理,政府部門應該建立完善的員工健康檔案信息化管理資金保障制度體系,并對煤礦基層單位大力宣傳員工健康檔案信息化管理的重要性,幫助單位領導者形成正確的信息化意識,促進員工健康檔案信息化管理進程。煤礦基層單位領導要對員工健康檔案信息化管理制定規范標準,并在信息化管理建設過程中,加大信息化管理數據庫的建設力度,數據庫是煤礦基層單位實現員工健康檔案信息化管理的基礎保障與必要前提。煤礦基層單位領導首先要對信息化管理的硬件進行強化,結合自身實際情況,引進先進的電子產品。在選購電子產品時,不能依靠主觀意識,要采納專業人員的合理建議,這樣不僅可以保障該產品的實用性,還能避免出現資金浪費的現象。檔案信息化具有較強的專業性,相關工作人員不僅要掌握信息技術,還要了解并掌握管理知識與醫療衛生知識。煤礦基層單位應該大力引進專業人才,并對其進行業務培訓與綜合素質培養,從而保證煤礦基層單位員工健康檔案信息化管理工作能夠順利開展。
四、結語
關鍵詞:煤礦 基建項目 檔案收集 主要問題與成因 解決措施
中圖分類號:G27 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2012)05(b)-0231-01煤炭,是我國主要的能源物質之一,煤礦的安全生產成為國家各界人士廣泛關注的問題。近年來,國家將重點放在煤礦基建項目的驗收上,以保證煤礦基建項目在驗收合格后投入使用,進而保證煤礦生產的安全性、可靠性與高效性。驗收煤礦基建項目最重要的工作就是驗收項目檔案,因此,相關項目檔案的收集工作就成為煤礦基建項目施工與管理的重要內容。目前,我國煤礦基建項目不斷發展,但檔案收集工作中依然存在著一些問題,影響基建項目檔案收集工作的效率,進而影響相關工作人員對項目的驗收。
1 煤礦基建項目檔案收集工作中存在的主要問題
第一,檔案收集不及時。一般來講,基建項目檔案的收集工作應該是與項目施工同步的,這樣才能保證基建項目檔案信息的真實性與完整性。但是有很多施工單位只注重項目質量,忽視檔案收集的重要性。常常要等到工程項目驗收才開始收集整理檔案,致使檔案信息不完整、缺乏真實性。
第二,竣工移交資料收集不完整。煤礦基建項目檔案的收集工作,直接關系到煤礦工作人員對檔案信息的利用效率。因此,對于基建項目的所有信息都應該記錄在內,以備將來查詢使用。工程圖紙是煤礦基建項目施工的依據,同時也是檔案收集工作中最為重要的一項內容。但是一些施工單位缺乏專業的檔案收集人員,不了解檔案收集范圍,忽視一些極為重要的信息、數據、材料,造成檔案內容不全面情況。還有的施工單位并沒有根據竣工實際情況對工程圖紙進行有效的更新,致使出現竣工移交資料不符合實際施工情況、移交資料不完整的情況。另外,煤礦檔案管理人員也沒有有效參與到檔案的收集管理工作中來,沒有有效發揮檔案收集工作的監督與指導作用,致使檔案信息不全,歸檔困難。
2 煤礦基建項目檔案收集工作問題的成因
第一,檔案收集意識不強。檔案收集工作需要專人進行,但是有的施工單位都是兼職人員來收集、編制、管理檔案,或者是以其他崗位的工作人員此工作。這就形成了上至施工管理者,下至施工人員都沒有對檔案收集工作給予足夠重視的局面,致使煤礦基建項目檔案收集工作中出現各種問題。
第二,檔案管理制度不完善。檔案收集是檔案管理的前提,也是檔案管理的重要內容,因此,檔案管理制度直接影響著檔案收集工作的效率。但是,由于施工單位只重視項目質量,忽視檔案管理制度的完善,沒有嚴格的管理制度約束,檔案收集成為可有可無的工作;使工程結束后不能及時移交檔案,質保金遲遲不能返還,影響企業正常運轉。使檔案收集工作變得復雜而困難,也影響了其收集效率。
第三,煤礦檔案部門監督、指導不利。煤礦基建項目檔案收集并不僅僅是施工單位的工作,同時也是上級煤礦檔案部門的工作。煤礦檔案部門要發揮其監督、指導的作用,根據煤礦基建行業自身特點,協調各項目部的關系,鉆研檔案業務,提高檔案收集效率。但是,煤礦檔案部門工作人員業務素質不強,影響了監督、指導作用的發揮,致使檔案收集、歸檔、管理工作受到限制。
3 煤礦基建項目檔案收集工作問題的解決措施
第一,積極宣傳,提高檔案人員的檔案收集意識。在煤礦基建項目施工前期,檔案管理部門應該與施工單位管理人員開會,制定檔案收集工作計劃,為檔案收集工作提供依據。同時施工管理人員還應該對施工單位所有工作人員宣傳檔案收集的重要性以及收集原則,提高工作人員的檔案收集意識,為檔案收集工作順利進行提供條件。
第二,明確責任人,完善檔案管理體制。施工單位管理人員必須建立完善的檔案管理體制,實行崗位責任制,明確施工檔案信息收集的責任人。加強項目檔案管理,讓工程竣工資料能及時完整移交上級檔案部門,以便能有效利用檔案價值確保工程質量的可追溯性。從工程項目籌建開始,直到工程項目竣工,責任人應該將相關檔案信息做到完整地收集與調整,及時移交給煤礦檔案部門,保證檔案的管理與利用效率。
第三,規定檔案收集范圍,提高檔案信息質量。基建項目施工之前,項目部相關管理人員就應該對檔案收集的范圍作出明確規定,以保證檔案信息的全面性。要根據工程項目的不同,施工單位相關責任人在收集檔案過程中,根據工程同步進行,電子文檔的收集,還要注意檔案紙張、數據、材料等的完整性與真實性,堅決杜絕虛假檔案信息,另外,還要注重竣工圖紙的實際性,將所有施工變更都加進竣工圖紙中,力求檔案信息的可靠性,提高檔案信息質量,為檔案信息的有效利用奠定基礎。
第四,深入現場指導檔案收集工作,加強監督指導力度。在煤礦相關管理人員明確檔案收集范圍時,還要對煤礦檔案部門的工作人員進行工作分工,使檔案管理人員能夠深入到施工現場,監督、指導煤礦基建項目檔案的收集工作,對檔案重點信息進行反復地審核與評價,嚴格規定檔案質量,堅決杜絕復印件、殘缺件等,及時將檔案移交、整理、歸檔,以提高檔案的管理與利用效率。
4 結語
總而言之,煤礦基建項目的質量影響著煤礦生產的安全性與可靠性,工作人員必須提高重視。在重視項目質量的同時,還應該注重煤礦基建項目檔案的收集與管理工作,創新檔案收集方法,堅決預防常見問題的發生,提高檔案收集的效率,進而保證為基建項目驗收工作提供有效依據。隨著信息化技術的不斷發展與應用以及煤礦基建項目工作人員的堅持與努力,項目檔案收集工作效率得到有效提高,為煤礦的安全、可靠、高效生產奠定基礎。
參考文獻
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