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合同管理數(shù)字化范文第1篇

[關鍵詞]圖書管理；數(shù)字化；信息服務

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.131

[中圖分類號]G250.76 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）18-0-01

1 數(shù)字化圖書管理的必要性

1.1 數(shù)字化圖書管理的優(yōu)勢

首先是圖書借閱更加方便快捷，讀者坐在家中、辦公室里或是任何有互聯(lián)網(wǎng)連接的地方就能查閱書籍信息，只要完成各種點擊操作就可借閱圖書。其次是圖書復本的無限性，不存在圖書被他人借閱而使其他讀者無法借閱的情況。最后是資源的廣泛性，用戶查詢的不僅是一家圖書圖書管理機構，而是整個互聯(lián)網(wǎng)的信息庫，很多珍本、孤本也可以被借閱，彌補了部分圖書不能被借閱的缺憾。

1.2 數(shù)字化圖書管理對傳統(tǒng)圖書管理的沖擊

首先是圖書存儲方式方面，數(shù)字化圖書管理的載體發(fā)生了變化，其館藏量明顯高于傳統(tǒng)圖書圖書管理機構，數(shù)字化圖書管理也打破了傳統(tǒng)圖書管理的時間、地域限制，擴大了圖書資源的受眾。其次是信息傳播方面，傳統(tǒng)紙質印刷品的“厚重”制約了信息的傳播速度，而數(shù)字化的圖書載體是通過網(wǎng)絡傳播的，傳輸速度更快，且其包含更多的形式，如圖像、視頻、音頻等。最后是圖書檢索，傳統(tǒng)圖書管理是通過索引、目錄和參考目錄進行檢索的，而數(shù)字化檢索只需輸入關鍵詞即可，相比之下，數(shù)字化圖書管理更符合人們的使用習慣。

總而言之，數(shù)字化圖書管理的種種優(yōu)勢，迫使傳統(tǒng)的圖書管理朝著數(shù)字化方向轉變。

2 數(shù)字化圖書管理的可行性

首先，網(wǎng)絡時代的到來為圖書管理的數(shù)字化提供了環(huán)境基礎。因特網(wǎng)的普及使圖書管理機構有了拓展網(wǎng)絡業(yè)務的可能，很多圖書管理機構紛紛加入Internet，將服務對象由區(qū)域擴展到全球。其次，軟件技術及自動化技術的應用為圖書管理的數(shù)字化提供了技術支持。軟件與自動化技術的應用使數(shù)字化圖書管理減輕了對人員數(shù)量的依賴，只需幾個關鍵崗位上的技術人員，就可實現(xiàn)對系統(tǒng)的維護，在使用中，用戶通過點擊幾個選項就可實現(xiàn)圖書借閱，便捷的使用與維護，成為推動數(shù)字化圖書管理的一大動力。

3 數(shù)字化圖書管理的轉變措施

3.1 館藏文獻數(shù)字化

每一個圖書管理機構都擁有大量館藏文獻，館藏文獻數(shù)字化，需要工作人員利用鍵盤錄入、OCR掃描、語音識別等手段將文獻錄入數(shù)字化信息資源庫，并上傳到網(wǎng)上。這不但能緩解館藏文獻的借閱壓力，還能提供更多的資源共享，充分發(fā)揮館藏文獻的作用。需要注意的是，在進行館藏文獻的數(shù)字化時，圖書管理機構可以與原作者、出版社聯(lián)系，直接利用他們的數(shù)字化產(chǎn)品，以減少掃描、輸入等工序，提高工作效率和工作質量。

3.2 構建數(shù)字化圖書管理模式

為實現(xiàn)數(shù)字化圖書管理，圖書管理機構要增加經(jīng)費投入，加快專業(yè)人才培養(yǎng)，建立符合本機構實際情況的學科專業(yè)導航庫和圖書數(shù)據(jù)庫，并依托成熟的文獻檢索系統(tǒng)，如“中國學術期刊全文數(shù)據(jù)庫”“維普中國期刊網(wǎng)數(shù)據(jù)庫”等，開展與圖書數(shù)字化專業(yè)機構的合作，從而建立具有本機構特色的數(shù)字化圖書管理體系，為廣大用戶提供全天候、全方位、多層次的信息服務。

3.3 開發(fā)專業(yè)數(shù)據(jù)庫導航系統(tǒng)

圖書管理機構可利用自己的技術力量，或借助外部技術力量，建立自身的專業(yè)搜索引擎以及數(shù)據(jù)庫導航系統(tǒng)。當前，很多圖書管理機構都建立了自身的網(wǎng)站，但在網(wǎng)絡資源管理方面還比較混亂。鑒于此，圖書管理機構要開發(fā)專業(yè)數(shù)據(jù)庫導航系統(tǒng)，通過近線存取、在線存取、脫機存取以及IP存取等方式開展圖書搜索、整合與鏈接服務，引導用戶學會使用數(shù)據(jù)庫導航系統(tǒng)，幫助他們獲取資源信息，這也是現(xiàn)代圖書管理機構實現(xiàn)數(shù)字化的必經(jīng)之路。

3.4 多渠道獲取數(shù)字化文化信息產(chǎn)品

當前，互聯(lián)網(wǎng)上有海量的、形式各異的數(shù)字化產(chǎn)品，圖書管理機構要想增強自身的影響力，就必須拓寬數(shù)字文化信息產(chǎn)品的供給渠道。可通過建立免費數(shù)字化產(chǎn)品獲取通道、允許用戶下載數(shù)據(jù)庫試用版本和網(wǎng)上訂閱新型學科數(shù)據(jù)庫等方式優(yōu)化數(shù)字化產(chǎn)品。總而言之，數(shù)字化圖書管理水平的高低不僅依靠館舍大小和館藏量多少，更多的是其幫助用戶獲取資源的能力。

4 數(shù)字化圖書管理的未來展望

毋庸置疑，數(shù)字化圖書管理將會是圖書管理的未來發(fā)展趨勢，但這并不意味著數(shù)字化圖書管理能完全取代傳統(tǒng)的圖書管理及服務形式。數(shù)字化圖書管理作為一種虛擬存在，必須依托眾多的硬件設備、實體文獻等的支持，也存在一些亟待解決的問題，如知識產(chǎn)權法規(guī)，用戶閱讀習慣等，硬件設施的局限、軟件安全風險等都是影響數(shù)字化圖書管理的重要因素。因此，數(shù)字化圖書管理的真正實現(xiàn)還需要經(jīng)過很長一段時間的發(fā)展，在此期間，其將與傳統(tǒng)的圖書管理共同服務于讀者群體。

5 結 語

信息技術對圖書管理的影響極為深遠，隨著網(wǎng)絡技術及數(shù)字化技術的發(fā)展，圖書管理機構必然成為信息集散中心，也必然向著數(shù)字化圖書管理的方向發(fā)展。各圖書管理機構應依托網(wǎng)絡，在提供傳統(tǒng)服務的同時提供信息化服務，還要通過信息數(shù)據(jù)庫把分散的圖書管理機構整合成相互依存的圖書管理聯(lián)合體，提供信息咨詢服務，這也是圖書管理的未來發(fā)展趨勢。

主要參考文獻

[1]盧建萍.現(xiàn)代圖書管理數(shù)字化技術應用與管理[J].赤子，2012（13）.

[2]方曉平.數(shù)字化時代高校圖書管理問題研究[J].經(jīng)濟視野，2013（1）.

合同管理數(shù)字化范文第2篇

關鍵詞：自動化 打印 合同管理

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（a）-0108-02

目前物資合同統(tǒng)簽統(tǒng)付在全國已經(jīng)鋪展，物資合同簽訂總量逐年遞增[1]。隨著2015年5月物資子系統(tǒng)的上線，優(yōu)化著力方向在于電子合同的制定效率，而占據(jù)簽約工作較大部分的書面簽約部分仍然依靠大量的手工操作，經(jīng)多重界面跳轉打開打印，效率低下，無法與逐步優(yōu)化的系統(tǒng)同步配套，仍然影響整體工作效率。為了進一步提升整體的工作效率，在物資合同統(tǒng)簽統(tǒng)付典型模式的大背景下，借助系統(tǒng)智能化、流程規(guī)范化調整的契機，提升電子合同簽訂的規(guī)范性與智能化。

1 項目管理系統(tǒng)簡介

項目管理系統(tǒng)是一款基于Html、CSS、Java等語言開發(fā)的C/S模式的合同在線管理系統(tǒng)。它包括了合同管理、功能設置、字典管理3大功能模塊。其中合同審核包括初始化、合同上傳、查詢、導出合同、合同審核、合同分類、批量打印、合同刪除等功能；功能設置主要包括打印機設置、修改密碼、用戶注冊等功能；字典管理模塊包括全局數(shù)據(jù)設置、客戶管理、客戶數(shù)據(jù)導入、用戶管理等功能。

2 合同導入模板設計

合同管理模塊中的合同導入是以SQL標準模板為基準的。該SQL模板具有的標題列有唯一ID、付款方編號、付款方名稱、收款方名稱、合同日期、更改日期、合同內(nèi)容、備注、行業(yè)代碼、合同代碼、合同號碼等。具體設計代碼如下。

DROP TABLE IF EXISTS `tpt_contact_tabel`；

CREATE TABLE `tpt_contact_tabel` （

`tpt_id` int（32） NOT NULL，

`tpt_payer_code` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_payee_name` varchar（32） NOT NULL，

`tpt_contact_cretime` datetime NOT NULL，

`tpt_contact_upttime` datetime NOT NULL，

`tpt_contact_content` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_remark` varchar（255） DEFAULT NULL，

`tpt_industry_code` varchar（255） NOT NULL，

`tpt_contact_code` varchar（255） NOT NULL，

…………

PRIMARY KEY （`tpt_id`，`tpt_contact_code`）

）；

按照這個模板設置的SQL數(shù)據(jù)表，通過合同管理的合同導入功能，在合同上傳后，可將合同信息導入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。

3 總體設計策略

3.1 合同管理數(shù)據(jù)庫具體設計

對于合同管理系統(tǒng)中的合同管理對應一張合同數(shù)據(jù)表（contact_table），合同管理數(shù)據(jù)表主要由以下字段組成：唯一ID、合同名稱（name）、合同代碼（code）、存儲路徑（path）、是否打印（hasprt）等。具體主要設計代碼如下。

DROP TABLE IF EXISTS ` contact _table`；

CREATE TABLE ` contact _table` （

`id` int（32） NOT NULL，

`name` varchar（255） NOT NULL，

`code` varchar（255） NOT NULL，

`store_path` varchar（255） NOT NULL，

`hasprt` int（1） NOT NULL DEFAULT '0'，

PRIMARY KEY （`id`）

……

）；

這里的hasprt表示合同是否打印，如果一條記錄被選中后打印，該屬性值將被設置為1，有效避免了重復打印。通過合同導入模板外鍵（合同編號）使得合同管理表與模板表相關聯(lián)。

3.2 自踴打印關鍵技術說明

要保證文件能夠自動化打印，首先要通過初始化設置，對打印設備進行智能化設置。打印機自動化打印設置步驟如下。

（1）建立打印服務器，并在打印服務器上設置2個共享驅動，驅動1配置為縱向輸出，驅動2配置為橫向輸出。

（2）在項目合同系統(tǒng)上開發(fā)打印功能，使得系統(tǒng)可以直接調用打印設備。

（3）用戶在選擇合同打印時，由打印服務器對打印任務進行負載均衡，產(chǎn)生2個打印隊列，分別用驅動1和2進行調用打印設備。

合同管理數(shù)字化范文第3篇

小浪底水利樞紐工程(簡稱小浪底工程)位于河南省洛陽市以北40公里的黃河干流上，壩址上距三門峽大壩130公里，控制流域面積69，4萬平方公里，占黃河流域面積的92，3％，處在控制黃河水沙的關鍵位置，是黃河干流在三門峽以下唯一能夠取得較大庫容的控制性工程。小浪底工程建設工期11年，主體工程工期8年。1999年9月1日主體工程正式開工，2001年12月主體工程完工。2009年4月，通過國家驗收。小浪底工程投入運行管理10年來，在防汛抗洪、河道減淤、城鄉(xiāng)供水、生態(tài)改善、電力開發(fā)等方面作用突出，取得顯著效益。

總結小浪底水利樞紐工程建設經(jīng)驗，尤其是研究小浪底水利樞紐工程檔案管理特點，對促進工程檔案管理，推動檔案事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義和作用。

以工程師為紐帶的檔案管理體系

，小浪底工程建社按照國際通用的FIDIC(菲迪克)合同條款，采用項目法人負責制、招標投標制、建設監(jiān)理制的管理體制。FIDIC的中文全稱為國際咨詢工程師聯(lián)合會(International Federation of ConsultingEngineers)是世界工程咨詢行業(yè)權威組織，其制定的有關工程建設項目管理的一系列合同條款等，已被聯(lián)合國有關組織、世界銀行、亞洲開發(fā)銀行等國際開發(fā)銀行和國際組織普遍承認并廣泛采用。FIDIC(菲迪克)合同條款的“工程師”與國內(nèi)技術職稱的工程師具有本質的區(qū)別，在“菲迪克”條款中，工程師是獨立的第三抗工程師應公平、公正、公開履行合同中規(guī)定的職責和權限。項目法人與國際承包商的工作聯(lián)系，包括公文傳遞、工程資料的收集都是通過工程師完成的。

水利部小浪底水利樞紐建設管理局(簡稱小浪底建管局)作為小浪底工程建設項目法人，承擔建設管理任務；小浪底工程咨詢有限公司受小浪底建管局委托承擔小浪底工程建設監(jiān)理和咨詢?nèi)蝿眨绰男蠪IDIC(菲迪克)合同條款中的“(工程師”職責。小浪底工程咨詢有限公司下設4個工程師代表部和5個職能部門，每個代表部下設綜合部、合同部、工程技術部、現(xiàn)場部等部門，全天候、全方位實施工程監(jiān)理工作。工程師代表部負責項目法人與承包商往來文件的收發(fā)、翻譯、流轉、存檔等。工程師代表在主持分部工程驗收時就要檢查工程資料整理情況，使其基本具備移交條件，在單位工程驗收時承包商要按照合同要求整理應移交的工程資料，工程師代表部重點審核工程項目的施衛(wèi)情況、質量檢測情況、進度控制情況、資金運作情況等材料的完整性、準確性、系統(tǒng)性以及是否符合檔案管理規(guī)定，從而把整個項目施工形成的大量資料，都納入到小浪底建管局檔案管理范圍，成為建設項目檔案的重要組成部分。承包商移交的工程資料達到檔案管理部門的要求后再組織竣工驗收。因此，工程師成為檔案資料收集整理的紐帶和橋梁。

以合同管理為核心的檔案管理機制

國際招標工程項目的運作完全是依照合同進行。因此，工程項目合同中關于施工、竣工資料移交條款，從根本上制約著建設項目檔案的管理。如在大壩標臺同文件第六章合同特別條件12款規(guī)定：“承包商應提交此合同和技術規(guī)范規(guī)定的圖紙和技術資料。提交的材料應包括設計資料，計算，目錄表，圖表說明，安裝、操作和保養(yǎng)說明書，所有有關永久工程設備的必要細節(jié)，關于承包商設備的詳盡說明與性能資料關于臨時工程的詳盡說明、圖紙與計算，有關施工方法與程序的細節(jié)，有關實驗室和現(xiàn)場檢驗程序的詳細說明。所有提交的材料必須加蓋印章或附有承包商簽字的證明書以表明這些資料已由承包商審核。提交材料E的印章或證明書向工程師表明，承包商已確定和核對了所有的工程量、尺寸、現(xiàn)場施工標準、材料、目錄編號和類似資料，同時表明已根據(jù)合同文件的要求對每份材料進行了審查。”按照該條款規(guī)定，承包商就必須對工程施工、竣工圖紙、使用說明書、合同管理、信函往來等大量資料按照我國檔案管理規(guī)定進行分類、整理、立卷，經(jīng)過工程師審查后移交小浪底建管局檔案管理部門。

在小浪底工程建設中，合同管理處于工程建設的核心地位，承包商把工程合同當作圣經(jīng)，因為工程合同是根據(jù)國際通用的菲迪克條款簽訂的，整個工程建設的一切行為都必須圍繞合同進行，小浪底工程合同主要有以下特點：一是工程規(guī)模大、工期長、技術復雜，最大單項合同額約30億元人民幣，合同工期最長8年；二是“雙軌制”管理，不斷出現(xiàn)國內(nèi)項目管理體制與國際合同執(zhí)行的矛盾；三是合同主體構成復雜，存在多層次，多方面復雜的利益博弈，管理協(xié)調難度大，四是項目法人為中方人員，國際承包商的主要管理人員為外抗施工隊伍或勞務為中方，新型的管理機制對合同管理構成較大挑戰(zhàn)，五是工程建設期間國家政策法規(guī)、匯率和價格機制發(fā)生較大調整。合同的復雜情和多樣性必然在合同管理過程中形成的大量資料，如小浪底建管局與工程師、承包商往來的大量信函、人員管理、設備管理，現(xiàn)場管理等基礎資料都是檔案收集的重要范圍，也是解決合同爭議的重要依據(jù)

以反索賠為重點的檔案利用

檔案最終目的就是利用。在小浪底工程項目建設實踐中，檔案的有效利用在與國外承包商的索賠與反索賠中發(fā)揮了巨大的作用。國外承包商為了中標一般是采用低報價高索賠的經(jīng)營戰(zhàn)略達到盈利的目的。因此，索賠與反索賠從工程建設伊始就埋下了伏筆，隨著工程建設的進展，這種博弈逐漸明朗，以至于愈演愈烈，在小浪底主體工程建設過程中，大壩標承包商提出索賠15項；泄洪工程標承包商提出索賠80余項；引水發(fā)電系統(tǒng)標承包商提出索賠35項；索賠額度高達數(shù)十億元人民幣。

索賠與反索賠的法律依據(jù)是合同，證據(jù)就是現(xiàn)場記錄，也就是檔案資料。檔案資料是否完整、準確、系統(tǒng)成為反索賠的關鍵。小浪底建管局在工程建設中，按照合同要求及時收集檔案資料，僅泄洪工程就收集了3萬余卷，從合同文本到談判備忘錄，從監(jiān)理工程師日志到承包商現(xiàn)場記錄，大量完整、準確的檔案資料為反索賠工作提供了直接的證據(jù)。在與承包商索賠與反索賠的談判中，小浪底建管局堅持以合同為準則，以事實和。檔案資料為依據(jù)，既堅持原則又充分協(xié)商，積極發(fā)揮國內(nèi)國際各行業(yè)專家的作用，對承包商提出的130余項索賠駁回100余項，大幅度降低了索賠額度，牢牢掌握索賠爭議處理的主動權，為國家挽回了巨額經(jīng)濟損失。

以信息化為標志的檔案資源共享

計算機及其網(wǎng)絡系統(tǒng)是小浪底工程建設中處理信息的主要手段。所有的信息通過計算機及其網(wǎng)絡系統(tǒng)進行處理、整理、分析。歸類后存入網(wǎng)絡信息系統(tǒng)進行資源共享，網(wǎng)絡中的各個工作站可以調用和共享信息資源。在小浪底工程建設中，信息來源包括承包商和工程師之間的大量往來信函，現(xiàn)場監(jiān)理值班日報、施工進度周報、施工進度月報、支付憑證、各種會議紀要、備忘錄、現(xiàn)場地質素描，以及其他信息簡報，如質量簡報(周、月報)、測量計量簡報(周、月報)、原型觀測簡報(周、月報)、工程監(jiān)理信息、施工現(xiàn)場安全監(jiān)測、安全生產(chǎn)簡報、環(huán)境保護月報等。為確保小浪底工程項目建設信息的準確、科學、及時交流，項目法人和工程師開發(fā)建立并完善了項目管理信息系統(tǒng)，并實現(xiàn)了合同信息管理的數(shù)字化和數(shù)據(jù)共享。在進度計劃管理中較早使用了美國Primavera公司的P3進度管理軟件和Project軟件；車間圖的編繪和審查，廣泛使用AutoCAD軟件，使工程管理中的技術信息數(shù)字化；使用文字識別技術、圖形掃描技術、位圖轉換矢量圖技術，把工程管理中的紙質信息數(shù)字化。通過Access、Paradox等數(shù)據(jù)庫軟件的使用，使龐大的原始數(shù)據(jù)得以及時、高效、合理地處理和分析，整理輸出了合同管理和領導決策需要的數(shù)據(jù)、曲線、圖形等資料，為合同問題處理提供了可靠依據(jù)。在此基礎上，對各種信息進行分析加工，實現(xiàn)了由實物信息管理到數(shù)字化信息管理的轉變，使工程管理從現(xiàn)場直觀管理上升為以數(shù)據(jù)為基礎的精細化管理。

合同管理數(shù)字化范文第4篇

信息時代計算機技術的不斷發(fā)展，給新時代企業(yè)檔案的數(shù)字化管理帶來了發(fā)展契機。傳統(tǒng)紙質檔案的書寫記載變成了計算機的信息存儲。方便了企業(yè)檔案的查詢和使用，還提高了企業(yè)的辦事效率。所以，在信息化的今天，如何進行企業(yè)檔案的數(shù)字化管理將成為企業(yè)發(fā)展中所關注的關鍵問題。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的必要性

企業(yè)檔案的數(shù)字化管理就是在企業(yè)的檔案管理過程中使用先進的計算機技術把傳統(tǒng)使用文字、數(shù)字和圖片等紙質方式的存貯轉變成數(shù)字信息儲存。比如，指紋錄制、照片記錄以及檔案管理系統(tǒng)等。對企業(yè)各類紙質檔案進行數(shù)字化處理，為其建立集中數(shù)字檔案館勢在必行，檔案數(shù)字化管理，在優(yōu)化管理者知識結構、隊伍結構、提高管理者素質、促進現(xiàn)代管理技術應用、保護原紙質檔案和改善其利用方式等方面有著特殊意義。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應用分析

在信息社會中的檔案數(shù)字化管理已經(jīng)不再陌生。比如企業(yè)的人事管理，企業(yè)的財務管理企業(yè)自動化辦公等等。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理模式不單單克服了傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理中的人工查找困難以及查找方式局限性大的問題，還使得企業(yè)的檔案管理更加的精細化。數(shù)字化的企業(yè)檔案管理順應社會發(fā)展的需要，但同時不能完全否定企業(yè)的紙質檔案管理，比如企業(yè)的合同管理、文書檔案管理，底圖管理、工程檔案等也需要保持傳統(tǒng)的紙質管理作備份。因此，我們需要對企業(yè)檔案中如何進行數(shù)字化管理以及數(shù)字化管理的具體內(nèi)容進行確定。

四、企業(yè)檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢分析

首先，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理大大地提高了企業(yè)的辦公效率。數(shù)字化檔案管理中使用的數(shù)據(jù)庫比如EXCEL以及OA等，使得檔案管理的工作更加的便捷。其次，數(shù)字化的檔案管理對檔案存儲的原件保護措施得到了完善和增強。只要數(shù)字化系統(tǒng)中的硬盤設施不被破壞，數(shù)字化的檔案將不受到影響。傳統(tǒng)的新聞類檔案、產(chǎn)品類檔案的紙質保管也可以借鑒數(shù)字化檔案管理的方法，做出數(shù)字化的信息，進而使得合同、新聞、產(chǎn)品檔案管理更加的高效，同時提高檔案的保護措施強度。

五、如何開展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理

（一）規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程，使得管理效率得到提高。在逐步加強企業(yè)檔案數(shù)字化管理過程中，需要逐漸使其規(guī)范化。所以，我們需要借助計算機等技術辦法，使得人力資源以及數(shù)字化加工設備（掃描設備）的能力得到提升，并根據(jù)檔案管理的內(nèi)容和方式進行不斷的探索，最終使得工作流程規(guī)范化。這是保障企業(yè)數(shù)字化檔案管理的關鍵。以我單位的工程檔案為例。使用的是雙套雙備的管理開發(fā)模式。在具體的實施中，把紙質的工程檔案轉化成電子檔案進行存儲，同時將電子檔案上傳到自動化系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。這樣可以使得檔案更加的安全可靠，利用也更方便。把需要備份的電子檔案和紙質檔案進行雙套備份，然后在紙質轉化成電子的過程中還需要保持數(shù)字化的效果。使得數(shù)字化的檔案管理工作更加的高效。例如大部分企業(yè)現(xiàn)在都利用內(nèi)部局域網(wǎng)進行辦公，文書檔案已是在線歸檔，在線利用。再如：企業(yè)檔案數(shù)字化一條龍服務模式。所謂數(shù)字化“一條龍”服務模式就是對企業(yè)各個部門整理或掃描的檔案材料按順序完成收集、整理、掃描（數(shù)字化）、消毒殺蟲、數(shù)據(jù)備份等系列程序后，將紙質檔案歸檔整編進入檔案庫，備份檔案數(shù)據(jù)導入數(shù)字化檔案服務器中，方便查閱利用。

（二）更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉變檔案管理的理念。為了使得企業(yè)的數(shù)字化檔案管理更加的具有高效率，需要培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理團隊進行企業(yè)的數(shù)字化檔案管理。如何進行檔案管理人員的培養(yǎng)，并使得其管理水平得到提高是我們需要關注的重點問題。首先，要將企業(yè)的檔案管理理念更新，并使得企業(yè)管理者的視野得到開闊。只有管理者充分重視企業(yè)的數(shù)字化檔案管理，才能使得企業(yè)內(nèi)部可以推行數(shù)字化的檔案管理。數(shù)字化的檔案管理技術也在大數(shù)據(jù)的促進下變得日新月異，因此檔案管理者需要加快自身的步伐，使得自己的數(shù)字化檔案管理水平跟上時代的步伐，進而提高企業(yè)的檔案管理水平。數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案各有利弊，除去一些特殊情況如打官司等要傳統(tǒng)紙質檔案之外，數(shù)字化在利用的方便高效，是企業(yè)發(fā)展的趨勢。

（三）充分地利用先進的計算機技術。計算機改變生活，網(wǎng)絡使得人與人之間的距離逐漸縮短，查閱文件已經(jīng)不需要去圖書館或者檔案室中進行查詢，只需要連上網(wǎng)絡在檔案數(shù)據(jù)庫中進行檢索。所以，企業(yè)檔案的數(shù)字化管理要充分的利用計算機的便捷性，進而使得檔案的查詢和管理的流程逐漸變得高效率。但是，在此過程中，也需要注重企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的安全保密工作。例如當前會計檔案中的紙質發(fā)票在逐步轉變成電子發(fā)票，這樣使得發(fā)票報銷程序更加的快捷。公司的工程檔案與企業(yè)網(wǎng)絡辦公相融合，進行數(shù)字化的全程跟蹤管理，使公司對工程的進展可以全面了解管控。

六、結語

綜上所述，本文對企業(yè)檔案的數(shù)字化管理進行分析，首先介紹了企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，接著對企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應用進行分析，然后提出如何開展企業(yè)檔案的數(shù)字化管理。再具體執(zhí)行過程中，需要規(guī)范企業(yè)的檔案管理流程、更新傳統(tǒng)的檔案管理思路，轉變檔案管理的理念以及充分地利用先進的計算機技術。企業(yè)引進檔案數(shù)字化管理時，需要跟進時展的步伐，提高企業(yè)數(shù)字化管理的水平，進而使得企業(yè)的檔案管理的效率更高。

作者:盧立紅 單位:河鋼集團唐鋼公司

合同管理數(shù)字化范文第5篇

（一）檔案管理

根據(jù)集團檔案管理建設要求，結合公司檔案管理實際，同步線下實體檔案整理工作和線上內(nèi)網(wǎng)檔案系統(tǒng)檔案數(shù)字化工作，負責辦公室檔案整理，同時指導其它部門檔案管理建設工作，完成實體檔案和數(shù)字化檔案年度歸檔任務，上報集團檔案管理系統(tǒng)年報。

（二）法律管理

負責公司法律管理相關事務，經(jīng)法系統(tǒng)日常維護和管理。合同管理方面，審批和編號經(jīng)法系統(tǒng)流轉合同；案件管理方面，登記案件，協(xié)調當事人與律師的聯(lián)系，報送案情進展給集團法律部；配和集團法律部開展相關法律管理工作。

（三）安全質量管理體系建設

負責部門相關安全質量管理工作，包括制定年度管理體系目標，月度環(huán)境、職業(yè)健康管理體系項目檢查、半年體系目標實現(xiàn)情況檢查等。

（四）物資管理

本著適量、實用、精簡、節(jié)約的原則，完成季度物資采購申請審批流程和季度庫存盤點登記，零星物資采購申請，同步做好采購申請錄入，配合生產(chǎn)部做好出入庫登記工作，做好辦公勞保用品等物資領用登記。