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商務(wù)英語(yǔ)信函論文范文第1篇

關(guān)鍵詞：禮貌原則，商務(wù)英語(yǔ)信函

 

一、商務(wù)英語(yǔ)信函的寫作原則

寫作商務(wù)信函并不需要華麗優(yōu)美的詞句，只需用簡(jiǎn)單樸實(shí)的語(yǔ)言，準(zhǔn)確的表達(dá)自己的意思，并讓對(duì)方得以清楚了解即可。

一般地，寫作商務(wù)信函除了要堅(jiān)持體諒原則(consideration)、完整原則(completeness)、清楚原則(clarity)、簡(jiǎn)潔原則(conciseness)、具體原則(concreteness)以及正確原則(correctness)外，極為重要的當(dāng)屬要堅(jiān)持禮貌原則(courtesy)。

禮貌原則并不僅僅是指有禮而已，并不是簡(jiǎn)單用一些禮貌用語(yǔ)就可以，而是在寫作商務(wù)英語(yǔ)信函時(shí)應(yīng)當(dāng)從“以您為重”(You-attitude)的角度考慮問(wèn)題，做到用語(yǔ)得當(dāng)，形式得體，善意體諒。

二、禮貌原則在商務(wù)英語(yǔ)信函中的具體應(yīng)用

1、運(yùn)用禮貌語(yǔ)言

在商務(wù)英語(yǔ)書信交際中，經(jīng)常使用的尊稱語(yǔ)、親昵語(yǔ)、祝頌語(yǔ)乃至含蓄委婉語(yǔ)等都體現(xiàn)了禮貌原則。

試比較：

a) Your order NO. 85 for l00, 000 yards of CottonPrints Art. NO. 1002 is rejected.

b) We regret to inform you that we have been unable toaccept your order NO. 85 for 100, 000 yards of Cotton Prints Art. NO. 1002.

通過(guò)比較，會(huì)發(fā)現(xiàn)后一句比前一句得當(dāng)，因?yàn)楹笠痪浔容^含蓄，前一句則比較直接、生硬。因此，后一句就是禮貌用語(yǔ)。

另外，我們還可以使用虛擬語(yǔ)氣來(lái)使要表達(dá)的令人不快的意思顯得間接委婉。

試比較：

a) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received occurs, it will be very embarrassing.

b) If another instance of this discrepancy between thesample and the goods received should occur, it would be very embarrassing.

相比之下，第二個(gè)句子更婉轉(zhuǎn)，因此，它就符合禮貌原則。

2、突出對(duì)方本位(You-attitude)

在商務(wù)英語(yǔ)信函中，無(wú)論是給誰(shuí)寫信，都應(yīng)從對(duì)方的角度來(lái)看問(wèn)題，考慮對(duì)方的處境，明白對(duì)方的難處。站在對(duì)方的立場(chǎng)上，采用以對(duì)方為重的態(tài)度（You-attitude）寫信，說(shuō)明我們理解對(duì)方、體諒對(duì)方。因此，為了體現(xiàn)禮貌原則，在商務(wù)英語(yǔ)信函寫作中，人稱盡量不使用“I”或“we”開頭而應(yīng)采用第二人稱“you”或其物主代詞“your”，以突出“You-attitude”。英譯漢時(shí)多使用謙辭，稱對(duì)方為“貴方”，而稱自己為“本公司”或“我方”等。

例如：

(1) If you are interested in any of the items, pleasedon't hesitate to tell us.

(2) To meet your requirement, we are willing to makesome concessions to cut 3% of our price if the quantity of your individualpurchase is not less than 50 tons.

從以上例子可以看出，不管你的目的是提供信息、說(shuō)服別人還是增進(jìn)友誼，最打動(dòng)對(duì)方的人稱就是“you”和“your”。

3、使用委婉的語(yǔ)氣

在商務(wù)交流中，雙方難免會(huì)有分歧。為了不因話語(yǔ)太直而冒犯他人，在商務(wù)英文信函寫作中就得盡量使用溫和、委婉的語(yǔ)氣，也可以適當(dāng)使用語(yǔ)義模糊的詞匯如“I'm afraid”，“Ithink”，“I believe”或運(yùn)用虛擬語(yǔ)氣、疑問(wèn)句等形式。

例如：

(1) I'm afraid we can't accept 'Cash AgainstDocument on arrival of goods at destination'.

(2) Could you make payment by irrevocable L/C?

除了以上幾種表達(dá)方式以外，情態(tài)動(dòng)詞、條件句、被動(dòng)語(yǔ)態(tài)過(guò)去時(shí)的使用也可以起到緩和語(yǔ)氣的作用。論文參考網(wǎng)。委婉的語(yǔ)氣可以避免讓對(duì)方產(chǎn)生接受命令或指責(zé)的感覺(jué)，易被對(duì)方接受，對(duì)商務(wù)溝通會(huì)起到良好推動(dòng)作用。

4、展示人情味

人類總是重感情的，人們互相關(guān)心，互相理解。尤其當(dāng)對(duì)方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時(shí)往往會(huì)向?qū)Ψ奖磉_(dá)慰問(wèn)或同情之意，并且會(huì)表示一定的理解和美好的祝福。這種寫信人向收信人表達(dá)關(guān)心、理解或同情的方式被稱作“展示人情味”策略。

例：

We acknowledge receipt of your letter dated the 3rdthis month enclosing the reprography of the insurance policy, we are regret foryour loss.

這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進(jìn)行磋商的信函，信中表達(dá)了己方對(duì)對(duì)方遭受損失的同情與關(guān)心，充分體現(xiàn)了寫信人富有人情味的一面。論文參考網(wǎng)。

5、避免不和

避免不和在商務(wù)信函寫作中，主要表現(xiàn)為當(dāng)寫信人不同意對(duì)方的觀點(diǎn)或不愿滿足對(duì)方的要求或請(qǐng)求時(shí)，為了照顧對(duì)方的面子，不至于會(huì)造成對(duì)對(duì)方的直接否定，在回信時(shí)寫信人要避免直陳不同的意見。

例(1)：

We sincerely recommend you to accept our proposal asour stocks are getting lower and lower day and day, and we are afraid we shallbe unable to meet your requirements if you fail to let us have yourconfirmation by return.

在此句中，如果把“recommend”改為“advise”的話，就會(huì)不妥。因?yàn)?ldquo;advise”有一種居高臨下的涵義，好像要讓對(duì)方非接受建議不可，其實(shí)對(duì)方接不接受得由他們自己做主，別人無(wú)權(quán)干涉。

例(2)：

According to our records, you have not yet settledyour account for electronic equipment supplied to you on 10th December and 20thJanuary this year.

寫信人用“Accordingto our records”這個(gè)模糊限制語(yǔ)來(lái)緩和對(duì)方未付款的事實(shí)。論文參考網(wǎng)。特別要注意，當(dāng)雙方觀點(diǎn)不能統(tǒng)一時(shí)，應(yīng)首先理解并尊重對(duì)方的觀點(diǎn)。如果對(duì)方的建議不合理或者對(duì)己方的指責(zé)不公平時(shí)，可以據(jù)理力爭(zhēng)，說(shuō)明己方的觀點(diǎn)，但注意要講究禮節(jié)禮貌，避免用冒犯性的語(yǔ)言。

三、結(jié)語(yǔ)

在商務(wù)交往中，商務(wù)信函不僅是用來(lái)溝通的媒介，更是建立友誼、吸引客戶的手段。商務(wù)信函的特點(diǎn)和功能決定了商務(wù)信函中必須注重禮貌原則，其撰寫的成功與否對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)有著極其重要的影響。因此，在日常的商務(wù)信函交往中，應(yīng)特別注意禮貌原則的運(yùn)用，以更好的促進(jìn)商務(wù)合作順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]曹菱：商務(wù)英語(yǔ)信函[M]. 北京：外語(yǔ)教學(xué)與研究出版社，2000.

[2]方春祥：外貿(mào)函電[M]. 北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2005.

[3]何維湘：商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文寫作[M]. 廣州：中山大學(xué)出版社，1997.

商務(wù)英語(yǔ)信函論文范文第2篇

    商務(wù)英語(yǔ)翻譯中將語(yǔ)言功能與語(yǔ)言形式結(jié)合起來(lái)的策略        

    1.商務(wù)英語(yǔ)的語(yǔ)場(chǎng)特征及其應(yīng)用             

    語(yǔ)場(chǎng)指話語(yǔ)范圍,即言語(yǔ)發(fā)作的情形、議論的主題與所觸及的整體活動(dòng),相應(yīng)地對(duì)概念意義具有決議作用.不同的話題能夠分為不同窗科、范疇和行業(yè)的語(yǔ)域.來(lái)自不同國(guó)度的人們?yōu)榱双@取各自的利益而在商務(wù)的各個(gè)方面中止交流協(xié)作,這些活動(dòng)就構(gòu)成了商務(wù)英語(yǔ)的語(yǔ)場(chǎng),如國(guó)際貿(mào)易、貨運(yùn)、保險(xiǎn)、金融等等.商務(wù)英語(yǔ)的語(yǔ)場(chǎng)與其概念意義相連,常經(jīng)過(guò)相應(yīng)的的專業(yè)商務(wù)詞匯充沛地表現(xiàn)出來(lái).商務(wù)英語(yǔ)中運(yùn)用了大量的專業(yè)用語(yǔ)、術(shù)語(yǔ)及縮略語(yǔ)等,很多日常用詞在商務(wù)英語(yǔ)語(yǔ)境中也被賦予了新的特殊的含義.例如在對(duì)外貿(mào)易中,通常會(huì)運(yùn)用相關(guān)的術(shù)語(yǔ)如DAP(delivered at place目的地交貨)、T/T(telegraphic transfer電匯)、FPA(free from particular average安全險(xiǎn))等,經(jīng)過(guò)縮略語(yǔ)的運(yùn)用能夠簡(jiǎn)化買賣手續(xù)、縮短洽商時(shí)間,契合“時(shí)間就是金錢”的商界準(zhǔn)繩.

    一詞多義在英語(yǔ)中是一種普遍的現(xiàn)象,很多詞語(yǔ)在特定的商務(wù)活動(dòng)中也被賦予了行業(yè)的意義,例如在商務(wù)英語(yǔ)中,discount可用來(lái)指貼現(xiàn),average指海損,advice指通知,negotiation指議付.We hereby agree with the drawers,endorsers and bona fide holders of the drafts drawn under and in com pliance with the term s of this credit that such drafts shall be duly honored on due presentation and delivery of documents asherein specified.依據(jù)本信譽(yù)證并按其所列條款開具之匯票向我行提示并交出本證規(guī)則之單據(jù)者,我行同意對(duì)其出票人、背書人及好意持有人實(shí)行付款義務(wù).上句為信譽(yù)證開立的條款之一,觸及到諸多信譽(yù)證的專業(yè)術(shù)語(yǔ)如:drawer(出票人),endorser(背書人),draw(開具),honor(實(shí)行付款義務(wù)),presentation(提示),document(單據(jù))等若譯者只需具備相關(guān)專業(yè)學(xué)問(wèn),才干傳達(dá)出相應(yīng)的概念意義,否則,基本無(wú)從下手.商務(wù)英語(yǔ)翻譯偏重于“信”,旨在真實(shí)有效地傳送原文信息,劉法公對(duì)其提出“忠實(shí)、通暢、統(tǒng)一”的翻譯規(guī)范[4].商務(wù)英語(yǔ)詞匯專業(yè)性強(qiáng),且具有多義性,要精確地傳達(dá)出譯出語(yǔ)的意義,不只需有扎實(shí)的言語(yǔ)學(xué)問(wèn)和專業(yè)的商務(wù)學(xué)問(wèn),還要了解其語(yǔ)場(chǎng)特征及概念意義,在譯入語(yǔ)中尋覓對(duì)等的表達(dá)方式,才干完成其語(yǔ)場(chǎng)的對(duì)等.

    2.商務(wù)英語(yǔ)的語(yǔ)旨特征及其應(yīng)用                 

    語(yǔ)旨指話語(yǔ)基調(diào),包含話題參與者的社會(huì)位置、互相之間的關(guān)系以及其講話的態(tài)度和運(yùn)用言語(yǔ)的企圖,與之相應(yīng)的是交際意義.商務(wù)英語(yǔ)的運(yùn)用者目的是在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)完成友好協(xié)作順利達(dá)成買賣,因此商務(wù)英語(yǔ)除了專業(yè)性強(qiáng)之外,還具有用詞正式、語(yǔ)氣禮貌、表達(dá)客觀的特性,其語(yǔ)旨主要表往常正式水平、禮貌水平和無(wú)人稱水平等方面,經(jīng)過(guò)詞匯、句式、語(yǔ)氣、語(yǔ)態(tài)等呈現(xiàn)出來(lái)[5].例如在商務(wù)合同中常用assist、render、prior to、term inate來(lái)替代help、give、before、end等平常用語(yǔ),以表現(xiàn)其正式嚴(yán)謹(jǐn).英語(yǔ)論文商務(wù)信函是貿(mào)易雙方的聯(lián)絡(luò)渠道和成交根據(jù),屬于公函文體,不但措辭正式嚴(yán)謹(jǐn),而且語(yǔ)氣禮貌坦率,翻譯時(shí)應(yīng)恰當(dāng)?shù)皿w地重現(xiàn)原文中禮貌誠(chéng)懇的語(yǔ)氣.如:W e should be grateful if you would kindly forward your catalogues and price-list,together with sam ples. 如蒙惠寄貴方產(chǎn)品目錄、價(jià)錢表以及樣品,將不勝感謝.原文中運(yùn)用W e should be grateful if you would……、kindly,語(yǔ)氣坦率真誠(chéng),譯文中運(yùn)用漢語(yǔ)商務(wù)信函中的禮貌套語(yǔ)“如蒙……將不勝感謝”、“惠寄”,不只貼切地表達(dá)了原文的意義,而且用語(yǔ)正式客氣,做到了文體作風(fēng)的對(duì)等.無(wú)人稱水平指防止提及相關(guān)當(dāng)事人而運(yùn)用被動(dòng)語(yǔ)態(tài).被動(dòng)語(yǔ)態(tài)一方面能夠使言語(yǔ)表達(dá)愈加坦率禮貌,另一方面能夠突出信息中心,使表述愈加客觀公正,因而在商務(wù)英語(yǔ)中的運(yùn)用也較為普遍.如:All disputes arising from the execution of or in connection with the contract shall be settled through friendly consultation.

    以上兩句英文均運(yùn)用了被動(dòng)語(yǔ)態(tài),以客觀敘事為主,注重事實(shí).但是作為意合言語(yǔ),漢語(yǔ)中的“被”字常常能夠省略,而且在不同語(yǔ)境中,很多漢語(yǔ)詞匯既能夠表達(dá)主動(dòng)的意義,也能夠表達(dá)被動(dòng)的意義.由于言語(yǔ)表達(dá)習(xí)氣的不同,以上兩句未能找到相應(yīng)的漢語(yǔ)被動(dòng)句,而是要轉(zhuǎn)換成漢語(yǔ)中的主動(dòng)句,譯為:雙方應(yīng)經(jīng)過(guò)友好協(xié)商處置在合同執(zhí)行過(guò)程中所產(chǎn)生的或與本合同有關(guān)的一切爭(zhēng)議.商務(wù)英語(yǔ)是國(guó)際商務(wù)活動(dòng)的重要媒介,是協(xié)作雙方的溝通工具.因而,商務(wù)英語(yǔ)翻譯不只僅是言語(yǔ)的精確轉(zhuǎn)換,更應(yīng)該是其態(tài)度意愿及其位置關(guān)系的得體傳達(dá),只需了解其語(yǔ)旨特征及其交際意義,在漢語(yǔ)中尋覓契合其言語(yǔ)習(xí)氣的表達(dá)方式,才干完成其語(yǔ)旨的對(duì)等.

    3.商務(wù)英語(yǔ)的語(yǔ)式特征及其應(yīng)用              

    語(yǔ)式指話語(yǔ)方式,即言語(yǔ)交際中止的渠道方式,能夠分為口語(yǔ)體和口語(yǔ)語(yǔ)體等.商務(wù)交往是為了效勞于共同的協(xié)作目的,交際者在運(yùn)用商務(wù)英語(yǔ)表達(dá)思想時(shí),更傾向于運(yùn)用明白曉暢、邏輯關(guān)系明白的方式中止交流.因而,呈現(xiàn)了口語(yǔ)向口頭語(yǔ)逐步靠攏的趨向,越來(lái)越簡(jiǎn)約易懂、平實(shí)達(dá)意.但是口語(yǔ)體還是傾向于運(yùn)用正式嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋磉_(dá),不能翻譯得口語(yǔ)化;反之,口語(yǔ)語(yǔ)體也不能翻譯得書面化.商務(wù)英語(yǔ)語(yǔ)篇遣詞造句重復(fù)揣摩、語(yǔ)法構(gòu)造縝密嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)篇完好,其語(yǔ)式特征主要表現(xiàn)語(yǔ)法的復(fù)雜化和名詞化方面.由于句子的信息容量大,所以語(yǔ)法復(fù)雜、成分繁多,長(zhǎng)句難句眾多.Our term s of paym ent are by confirm ed,irrevocable letter of credit in our favour available by draft at sight, reaching us one m onth ahead of shipm ent,rem aining valid for negotiation in China for a further 21days after the prescribed tim e of shipm ent and allowing transshipm ent and partial shipm ent.

    原文以“Our term s of paym ent are by confirmed, irrevocable letter of credit”為主謂框架,其他介詞短語(yǔ)、分詞短語(yǔ)等皆為修飾“l(fā)etter of credit”的定語(yǔ)成分.英文句子雖長(zhǎng),卻構(gòu)造嚴(yán)謹(jǐn)、主次清楚,注重形合,呈“匯集型”,這有別于漢語(yǔ)的“流散型”句式.漢語(yǔ)重意合,語(yǔ)義構(gòu)造以動(dòng)詞為中心,句式普通較為簡(jiǎn)短明快,長(zhǎng)句較少.英文原句翻譯成漢語(yǔ)時(shí),宜采用流水句式,以較短的小句轉(zhuǎn)遞原句的意義,以語(yǔ)義統(tǒng)攝整句:我方的支付方式為保本論文由提供整理,提供,英語(yǔ),,英語(yǔ)論文,留學(xué)生論文,英文論文,留學(xué)生相關(guān)核心關(guān)鍵詞搜索。

商務(wù)英語(yǔ)信函論文范文第3篇

論文關(guān)鍵詞:商務(wù)英語(yǔ)國(guó)際貿(mào)易運(yùn)用

1引言

隨著中國(guó)入世，眾多的外國(guó)企業(yè)將在中國(guó)尋求發(fā)展的機(jī)會(huì)，而中國(guó)的企業(yè)也迎來(lái)了走向世界的機(jī)遇。在這種環(huán)境下，商務(wù)英語(yǔ)就成了企業(yè)之間的相互溝通、交流和彼此合作的重要橋梁。

另外隨著我國(guó)外貿(mào)體制改革的深化，出口經(jīng)營(yíng)資格實(shí)行了登記和核準(zhǔn)制，這將使更多的企業(yè)擁有自。據(jù)調(diào)查，從目前我國(guó)的外貿(mào)出口量估計(jì)，未來(lái)五年內(nèi)具有外貿(mào)出口權(quán)的公司將在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上再增加18萬(wàn)家，到那時(shí)我國(guó)將有36萬(wàn)家以上的具有進(jìn)出口權(quán)的公司。從事對(duì)外貿(mào)易的企業(yè)的數(shù)目大量的增加，結(jié)果必將使得商務(wù)英語(yǔ)這個(gè)橋梁作用越發(fā)重要。

2商務(wù)英語(yǔ)概述

2.1商務(wù)英語(yǔ)內(nèi)涵

一般來(lái)說(shuō)，商務(wù)英語(yǔ)是指人們?cè)谏虅?wù)活動(dòng)(日usinessActivity)中所使用的英語(yǔ).在西方國(guó)家通常稱BusinessEnglish?，F(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)已賦予了它新的概念，不應(yīng)特指我國(guó)對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)英語(yǔ)，它還應(yīng)涵蓋我國(guó)人民在各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)層面的對(duì)外交往活動(dòng)中所作的英語(yǔ)應(yīng)用現(xiàn)代商務(wù)英語(yǔ)的內(nèi)涵和外延已得到擴(kuò)展。

2.2商務(wù)英語(yǔ)的特點(diǎn)

商務(wù)英語(yǔ)有商務(wù)背景知識(shí)、商務(wù)背景中使用的語(yǔ)言和商務(wù)交際技能構(gòu)成。它基于英語(yǔ)的基本語(yǔ)法和詞匯，既有獨(dú)特的語(yǔ)言共同特征，又有獨(dú)特的語(yǔ)言現(xiàn)象。商務(wù)英語(yǔ)專業(yè)知識(shí)強(qiáng)，多以經(jīng)貿(mào)、金融、公關(guān)、管理、營(yíng)銷等方面的內(nèi)容，它的實(shí)質(zhì)是商務(wù)背景.專業(yè)知識(shí)和語(yǔ)言三方面的綜合運(yùn)用。商務(wù)英語(yǔ)的特點(diǎn)主要在于專業(yè)化、口語(yǔ)化和較強(qiáng)的針對(duì)性，歸根到底，實(shí)用性是商務(wù)英語(yǔ)最大的特點(diǎn)。

3商務(wù)英語(yǔ)在國(guó)際貿(mào)易中的作用

3.1貿(mào)易合作的前提

當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)，已進(jìn)入一種你中有我、我中有你的一體化時(shí)代。設(shè)想哪一國(guó)閉關(guān)自守，自我封閉還想經(jīng)濟(jì)發(fā)展騰飛幾乎是萬(wàn)萬(wàn)不可能的了。來(lái)自全球各個(gè)不同國(guó)家的企業(yè)間合作的機(jī)會(huì)和項(xiàng)目大大地增多了，這些合作項(xiàng)目的完成，不論性質(zhì)如何，都一定會(huì)牽扯到企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)間的商務(wù)溝通。鑒于合作當(dāng)事人(包括企業(yè)或者其他經(jīng)濟(jì)組織或者個(gè)人)所屬國(guó)家的不同，不僅需要當(dāng)事人在合作之前或合作過(guò)程中了解合作項(xiàng)目所涉及到的國(guó)家的相關(guān)經(jīng)濟(jì)背景及其簽訂或加入的國(guó)際條約以及相關(guān)的國(guó)際習(xí)慣，而且對(duì)當(dāng)事人之間基于合作項(xiàng)目發(fā)生的商務(wù)關(guān)系的規(guī)范，還有合作過(guò)程中涉及到的經(jīng)濟(jì)事務(wù)，都需要具備相當(dāng)商務(wù)英語(yǔ)知識(shí)和技能的人士的參與。可以說(shuō)，離開了商務(wù)英語(yǔ)知識(shí)技能，國(guó)際合作簡(jiǎn)直寸步難行。商務(wù)英語(yǔ)的重要性可見一斑!

3.2獲取貿(mào)易信息的手段

商務(wù)英語(yǔ)的迅速發(fā)展，企業(yè)可以在全球的范圍內(nèi)尋找貿(mào)易合作伙伴和開展新的業(yè)務(wù)，許多企業(yè)可通過(guò)他人介紹得知潛在客戶的聯(lián)系方式后，使用商務(wù)英語(yǔ)與他們?nèi)〉寐?lián)系。

3.3貿(mào)易進(jìn)行的工具

當(dāng)尋找到了客戶以后，買賣雙方在交易磋商階段通過(guò)函電或口頭方式進(jìn)行業(yè)務(wù)的洽談.它是整個(gè)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵階段，商務(wù)英語(yǔ)在貨物的進(jìn)出口貿(mào)易的程序中.在交易磋商與簽約環(huán)節(jié)上至關(guān)重要。在國(guó)際貿(mào)易的操作實(shí)務(wù)中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構(gòu)成重要的法律依據(jù)。特別是當(dāng)產(chǎn)生貿(mào)易糾紛時(shí)，它有可能左右糾紛解決的結(jié)果。在整個(gè)貿(mào)易過(guò)程中利用商務(wù)英語(yǔ)不僅可以實(shí)現(xiàn)貿(mào)易的全球化，不受時(shí)間和空間的限制進(jìn)行面對(duì)面的洽談和信息交流，而且還能節(jié)約成本，加快貿(mào)易開展的速度。另外.鑒于商務(wù)英語(yǔ)在各種信息平臺(tái)上的使用也促進(jìn)了對(duì)外貿(mào)易的增長(zhǎng)，提高工作效率。商務(wù)英語(yǔ)為貿(mào)易雙方的溝通交流搭建橋梁、準(zhǔn)確而具體地傳送雙方的各類相關(guān)信息;它起著溝通買賣雙方的媒介作用并涉及到對(duì)外貿(mào)易的各個(gè)環(huán)節(jié)。商務(wù)英語(yǔ)在國(guó)際貿(mào)易中有促進(jìn)、輔助的作用。

3.4提升從事貿(mào)易人員形象

從事國(guó)際貿(mào)易活動(dòng)人士，一般文化修養(yǎng)水平較高，適時(shí)開展公關(guān)活動(dòng)，以商務(wù)英語(yǔ)這種世界語(yǔ)作為通道來(lái)加強(qiáng)對(duì)外聯(lián)系和交往，無(wú)疑會(huì)給當(dāng)事人增加無(wú)窮的魅力。如我國(guó)副總理吳儀，原來(lái)她擔(dān)任外經(jīng)貿(mào)部長(zhǎng)的時(shí)候，她的英語(yǔ)水平給她增添了不少知名度。掌握一定的商務(wù)英語(yǔ)知識(shí).有時(shí)可以獲得事半功倍的效果。未來(lái)世界里全球一體化格局將使我們的距離越來(lái)越近，語(yǔ)言正是拉近這個(gè)距離的橋梁。

3.5生存的技能

隨著外資企業(yè)的不斷增多，越來(lái)越多的中國(guó)人開始在外企里工作。雖然工作性質(zhì)，工作場(chǎng)地有所不同，但是他們都會(huì)遇到同樣的問(wèn)題，就是如何從事涉外的經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)，如何在外商經(jīng)營(yíng)的企業(yè)里占有一席之地。語(yǔ)言差異無(wú)疑是這些人所遇到的最大的障礙，在我們熟知的生活英語(yǔ)、學(xué)術(shù)英語(yǔ)之外，商務(wù)英語(yǔ)是現(xiàn)代外資企業(yè)中最重要的交流工具。

從客觀上看商務(wù)英語(yǔ)比較直白、要求嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，趣味性不強(qiáng)。但是工作類語(yǔ)言和工作是相輔相成的，所有人都需要工作或面臨著工作，因此它成為了生存語(yǔ)言和發(fā)展語(yǔ)言，對(duì)誰(shuí)都不可或缺。國(guó)外把標(biāo)準(zhǔn)化的商務(wù)英語(yǔ)作為選擇非英語(yǔ)為母語(yǔ)國(guó)家員工的標(biāo)準(zhǔn)，成為進(jìn)入國(guó)際化企業(yè)的通途。

3.6宣傳企業(yè)的手段

許多企業(yè)在進(jìn)入國(guó)際市場(chǎng)時(shí)，廣告是他們的唯一代表。成功的廣告能為企業(yè)樹立起良好的形象，為開拓市場(chǎng)奠定基礎(chǔ)。廣告能在目標(biāo)市場(chǎng)上為企業(yè)的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)預(yù)期定位，是聯(lián)系潛在客戶的最有效手段。許多企業(yè)使用英語(yǔ)廣告，向世界傳遞信息。英語(yǔ)廣告作為一種應(yīng)用語(yǔ)言，它有著自己獨(dú)特的語(yǔ)言風(fēng)格和特點(diǎn)。廣告英語(yǔ)用詞優(yōu)美獨(dú)到，句法洗練而內(nèi)涵豐富，修辭變化多端，耐人尋味。

4提升商務(wù)英語(yǔ)在國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)中運(yùn)用的方式

新經(jīng)濟(jì)對(duì)商務(wù)英語(yǔ)的知識(shí)能力結(jié)構(gòu)提出更高的要求，傳統(tǒng)的“英語(yǔ)流利一招鮮，走遍天下”已經(jīng)不再有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。英國(guó)文化委員會(huì)最新的調(diào)查結(jié)果顯示:21世紀(jì)的英語(yǔ)教育是與一門專業(yè)或一門學(xué)科共同結(jié)合起來(lái)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。用人單位要求商務(wù)英語(yǔ)畢業(yè)生必須在熟悉掌握了英語(yǔ)通用詞匯、語(yǔ)法知識(shí)與常用語(yǔ)言表達(dá)的基礎(chǔ)上，擴(kuò)展語(yǔ)言應(yīng)用技能、加強(qiáng)語(yǔ)言知識(shí)與相關(guān)國(guó)際貿(mào)易知識(shí)的結(jié)合.熟練掌握對(duì)外貿(mào)易的基本流程.掌握基本的貿(mào)易理論、基本的國(guó)際貿(mào)易法規(guī)及相關(guān)的商務(wù)知識(shí)。了解相關(guān)的對(duì)外貿(mào)易的政策和技巧.基本的理論與實(shí)務(wù)。

4.1增強(qiáng)商務(wù)英語(yǔ)口語(yǔ)表達(dá)能力

首先，加強(qiáng)英語(yǔ)口語(yǔ)的基本功訓(xùn)練。學(xué)習(xí)口語(yǔ)目的是為了與別人進(jìn)行交流，所以流利、準(zhǔn)確、恰當(dāng)是英語(yǔ)口語(yǔ)中的幾個(gè)重要要素。平時(shí)應(yīng)千方百計(jì)地找機(jī)會(huì)、時(shí)間練習(xí)，并持之以恒。

其次，學(xué)習(xí)并掌握各種商務(wù)場(chǎng)合所必須的英語(yǔ)表達(dá)，如:會(huì)議和報(bào)告、電子郵件的收發(fā)與撰寫、商務(wù)聯(lián)絡(luò)、與客戶會(huì)面、商務(wù)旅行的準(zhǔn)備等。第三，盡量進(jìn)行原生聽力練習(xí)，以聽促講。第四.用英語(yǔ)思維考慮問(wèn)題。糾正中國(guó)式英語(yǔ)，讓外國(guó)人更好地理解說(shuō)話者要表達(dá)的意思。

最后，增加商務(wù)詞匯且正確的使用方法。

4.2增加商務(wù)英語(yǔ)閱讀量

商務(wù)英語(yǔ)閱讀是一種特殊胡閱讀.它不僅是基礎(chǔ)英語(yǔ)閱讀的延伸，更是商務(wù)知識(shí)胡獲取過(guò)程。在商務(wù)英語(yǔ)閱讀的過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)較多的經(jīng)貿(mào)等方面的專業(yè)術(shù)語(yǔ)，一些普通閱讀中的核心詞意思在商務(wù)英語(yǔ)中會(huì)發(fā)生改變。所以增加商務(wù)英語(yǔ)閱讀，擴(kuò)大商務(wù)知識(shí)，顯得十分必要。在閱讀材料的選取上，可以閱讀商務(wù)周刊、財(cái)經(jīng)雜志、貿(mào)易收支報(bào)告，以及商務(wù)理論書籍。

4.3提高商務(wù)英語(yǔ)寫作水平

商務(wù)英語(yǔ)寫作是以英語(yǔ)書面語(yǔ)進(jìn)行商務(wù)溝通以達(dá)到各種商務(wù)目的的一種表達(dá)手段。從建立業(yè)務(wù)關(guān)系開始，經(jīng)過(guò)交易雙方的詢盤、發(fā)盤、還盤、到達(dá)成交易，執(zhí)行合同，以及執(zhí)行合同過(guò)程中的糾紛等，大都需通過(guò)書信完成。在國(guó)際貿(mào)易的操作實(shí)務(wù)中，貿(mào)易各環(huán)節(jié)所有的交往函電都構(gòu)成重要的依據(jù)。

在21世紀(jì)信息時(shí)代，要充分利用函電簡(jiǎn)便、快捷的優(yōu)勢(shì)，提高業(yè)務(wù)量和效率。要實(shí)現(xiàn)這樣的目標(biāo)就必須提高商務(wù)英語(yǔ)寫作水平。在擬定商務(wù)信函時(shí)應(yīng)注意以下特點(diǎn):

①禮貌(Courtesy)。禮貌是緩和緊張氣氛.森得善意尊重的有效手段。所以，盡管競(jìng)爭(zhēng)激烈，但表現(xiàn)在信函上還是要顯得彬彬有禮。

②直接簡(jiǎn)練(Directnessandconciseness)。由于商人業(yè)務(wù)繁忙，求實(shí)而重效率.每天要處理大量的信函收函人關(guān)心的是所收函如何影響其業(yè)務(wù)他應(yīng)采取哪些行動(dòng)，所以商函應(yīng)直接簡(jiǎn)練，開門見山爭(zhēng)取以最少的語(yǔ)言傳送最多的信息。商務(wù)英語(yǔ)的簡(jiǎn)練不僅體現(xiàn)在句法的簡(jiǎn)練.而且體現(xiàn)在用詞的直接和簡(jiǎn)明。

③準(zhǔn)確清楚(Precisionandclarity)。商務(wù)英語(yǔ)可謂字字千金，必須準(zhǔn)確清楚地表達(dá)所要傳遞的信息，謹(jǐn)慎使用夸張，比喻等手法.盡量避免使用模棱兩可的詞語(yǔ)，以免產(chǎn)生不必要的爭(zhēng)議，因?yàn)樯虅?wù)信函通常用來(lái)作為確定有關(guān)當(dāng)事人權(quán)利和義務(wù)的依據(jù)。如果一個(gè)詞或一句話的意思不明確，就有可能給公司或企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。

信函寫得好可以協(xié)助推銷貨物和度得顧客的好感，爭(zhēng)取新客戶，維持老主顧。

4.4掌握國(guó)際貿(mào)易知識(shí)

商務(wù)英語(yǔ)是商務(wù)知識(shí)和英語(yǔ)相結(jié)合的專門用途英語(yǔ)，是英語(yǔ)在國(guó)際貿(mào)易中的具體運(yùn)用。既然這樣，就必須掌握一定的國(guó)際貿(mào)易基礎(chǔ)知識(shí)，才能進(jìn)一步使用英語(yǔ)進(jìn)行書面和口語(yǔ)交際。

商務(wù)英語(yǔ)涉及貿(mào)易的各個(gè)領(lǐng)域，掌握國(guó)際貿(mào)易專業(yè)詞匯的用法、內(nèi)涵，了解國(guó)際貿(mào)易的基本流程及其相關(guān)法規(guī)，才能在表達(dá)上做到用詞準(zhǔn)確、達(dá)意。豐富的國(guó)際貿(mào)易知識(shí)與良好的英語(yǔ)墓礎(chǔ)完美的結(jié)合，貿(mào)易的開展必將取得成功。

4.5采取務(wù)實(shí)的態(tài)度

商務(wù)英語(yǔ)是英語(yǔ)在商務(wù)活動(dòng)過(guò)程中的一個(gè)橋梁，英語(yǔ)的運(yùn)用必須服從商務(wù)，為商務(wù)服務(wù)?！耙磺袕膶?shí)際出發(fā)，實(shí)事求是”是開展國(guó)際貿(mào)易工作的一項(xiàng)基本原則，其基本要求就是務(wù)實(shí)。

在國(guó)際貿(mào)易過(guò)程中，遵守貿(mào)易規(guī)則、法律原則，開展誠(chéng)信貿(mào)易固然重要。但是，隨著貿(mào)易的快速發(fā)展，多元化貿(mào)易理念的產(chǎn)生，更加要求采用有效且富有彈性的處理貿(mào)易實(shí)務(wù)和解決貿(mào)易問(wèn)題的方式方法，務(wù)實(shí)貿(mào)易具有這種靈活特性。務(wù)實(shí)貿(mào)易的最大特點(diǎn)是業(yè)務(wù)活動(dòng)的處理不僅能夠隨機(jī)應(yīng)變，而且能夠應(yīng)用好各種策略和戰(zhàn)術(shù)，對(duì)于貿(mào)易問(wèn)題的出現(xiàn)能夠通過(guò)協(xié)商、變通、靈活、高效加以解決，努力尋找共同點(diǎn)，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，最終實(shí)現(xiàn)“雙烹”。

4.6重視文化差異

現(xiàn)在，隨著中國(guó)進(jìn)一步對(duì)外開放，在經(jīng)濟(jì)、政治、文化方面與國(guó)際間的交往與合作日益頻繁，文化因素在商務(wù)英語(yǔ)環(huán)境中的重要性逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。

文化差異妨礙了人們用英語(yǔ)與以英語(yǔ)為母語(yǔ)的外國(guó)人進(jìn)行有效的交流，忽視東西方文化上的差異.即使商務(wù)十英語(yǔ)最優(yōu)秀，交際能力也可能因文化原因而受到限制.他們對(duì)周圍世界的理解也可能因此而產(chǎn)生障礙。語(yǔ)言和文化有著密不可分的關(guān)系:相互作用，相互影響。所以在從事國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)時(shí)，必須考慮中國(guó)人和英語(yǔ)國(guó)家的人的生活風(fēng)俗習(xí)慣、、思維方式、道德觀、價(jià)值觀等方面存在很大的差異。

商務(wù)英語(yǔ)信函論文范文第4篇

關(guān)鍵詞：負(fù)面信息；商務(wù)信函；詞匯策略

中圖分類號(hào)：H315 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1673-2596（2013）10-0221-02

商務(wù)交往過(guò)程中存在許多的拒絕言語(yǔ)行為，在這些行為中充分體現(xiàn)了不禮貌及其沖突本質(zhì)。通常情況下，寫信人在英文商務(wù)信件表達(dá)拒絕信息時(shí)有兩個(gè)目標(biāo)需要達(dá)到：第一個(gè)是其主要目標(biāo)，即傳遞壞消息，第二個(gè)是次要目標(biāo)，即和讀者保持良好的關(guān)系。寫信人要時(shí)刻清楚他自己任何不恰當(dāng)?shù)木芙^行為都可能意味著客戶流失以及公司的經(jīng)濟(jì)損失。英文商務(wù)信件以上的特點(diǎn)說(shuō)明寫信人在寫作過(guò)程中必須時(shí)刻保持警惕，避免拒絕信息的不當(dāng)傳遞。因此，在布朗和列文森的面子理論的基礎(chǔ)與指導(dǎo)下，本文主要從詞匯學(xué)角度出發(fā)，探討禮貌原則在英文商務(wù)拒絕信件中的使用。

傳遞壞消息的商務(wù)信函易給收信人造成損失，因而會(huì)傷害收信人的正面面子。所以，在具體表達(dá)方式上，壞消息商務(wù)信函中的措辭應(yīng)盡量使用模糊語(yǔ)， 避免直接使用否定的詞匯。在確保信息準(zhǔn)確性的前提下，通過(guò)多種用詞策略來(lái)體現(xiàn)禮貌原則。

一、使用正面的詞語(yǔ)和表述

商務(wù)信函中經(jīng)常會(huì)涉及有關(guān)負(fù)面信息的表達(dá)和傳遞。為了盡量減小由負(fù)面的、否定的信息對(duì)交際雙方關(guān)系帶來(lái)不利的影響，最大限度維護(hù)對(duì)方，即壞消息接收方的面子，我們應(yīng)盡量減少使用那些具有強(qiáng)烈否定意義的相關(guān)詞匯。如cannot， forbid，fail，impossible，refuse，prohibit，restrict and deny等，這些詞匯的使用在口氣上相對(duì)生硬，表達(dá)上過(guò)于直接。對(duì)于壞消息的接收方而言，它所帶來(lái)的消極影響也被進(jìn)一步放大。在處理外貿(mào)關(guān)系中，如何給對(duì)方留下一個(gè)良好的印象是寫信人首要考慮的基本要素，也是交流獲得成功的基礎(chǔ)。比較下列兩個(gè)句子：

（1）Please do not expect us to send you the forms you requested if you carelessly omitted the identifying numbers.

（2）If you will send us the form numbers， we will be glad to send you all the papers you requested.

從上面例句比較可以看出，例句（1）在措辭上顯得生硬，突出了不友好的負(fù)面的情緒。這個(gè)句子出現(xiàn)在拒絕對(duì)方要求的商務(wù)信函中，是屬于典型的壞消息。句中使用了do not expect這樣具有強(qiáng)烈否定意義的表述，有對(duì)收信人的指責(zé)之嫌，態(tài)度上也比較傲慢，沒(méi)有顧及到對(duì)方的感受。例句（2）使用了we’ll be glad to…這樣的表述，向?qū)Ψ絺鬟_(dá)了肯定的意思，語(yǔ)氣上也更加友好熱情，通過(guò)這種正面的積極的表述，易于給對(duì)方留下好的印象，減小給對(duì)方帶來(lái)的損失，充分顧及了收信人負(fù)面面子的需求，從而也更有利于雙方今后的合作關(guān)系，從而在行文上也更符合商務(wù)信函的禮貌原則。

二、使用模糊語(yǔ)

根據(jù)Brown和Levinson的面子理論，我們要表達(dá)負(fù)面的或者否定的信息時(shí)，有可能使信息接收方的面子受損，從而對(duì)雙方后續(xù)關(guān)系的發(fā)展產(chǎn)生消極影響。在這種情況下，模糊語(yǔ)的使用可以使我們的表達(dá)顯得更含蓄，伸縮度和靈活性也更強(qiáng)。且對(duì)雙方都留有余地，情感上也更易于接受。何自然在討論“面子理論”時(shí)提出了3個(gè)避免傷害面子的策略，其中之一便是間接禮貌策略：避免直言不諱，或者提出客觀根據(jù)，對(duì)話語(yǔ)作出間接評(píng)估，如I think/ believe/ wonder/suppose等。例如：

（3）I’m afraid we can’t effect the shipment as you demand.

（4）I wonder if you can change the terms of payment to close this deal..

這兩個(gè)例句中，起模糊作用的就是afraid， wonder這兩個(gè)關(guān)鍵詞。如果將這兩個(gè)詞刪除的話，原句就變?yōu)椋?/p>

We can’t effect the shipment as you demand.

You can change the terms of payment to close this deal.

比較上述兩組例句，不難看出，例句（3）（4）在表達(dá)上更加委婉，給雙方的進(jìn)一步協(xié)商合作留有余地。即使協(xié)議不成，也很大程度上緩和了可能造成的尷尬局面。而后面兩句顯然在語(yǔ)氣上更加生硬，態(tài)度上也缺乏努力達(dá)成協(xié)議的合作性，給對(duì)方感覺(jué)會(huì)比較傲慢，合作的成功性降低。

三、使用否定連詞

在壞消息商務(wù)信函中，不愉快的信息往往通過(guò)間接的方式來(lái)表現(xiàn)，以使對(duì)方有個(gè)逐漸適應(yīng)接受的過(guò)程，不會(huì)讓對(duì)方感覺(jué)唐突以至難以接受。否定連詞用在壞消息商務(wù)信函中可以達(dá)到保存對(duì)方面子的目的。一般來(lái)講，否定連詞如：but， however， while的使用可盡量減小或柔化負(fù)面影響。例句：

（5）Today I received the four engine stands you recently welded and assembled for me. The welding itself is fine， but I noticed that the welds have not been ground and polished.

（6）Due to its popularity， all places for the May 15 seminar have been filled. But a similar seminar will be organized in October and we will be happy to reserve a place for you.

在上述句子中，通過(guò)否定連詞but的使用，減弱了壞消息帶來(lái)的負(fù)面影響。許多語(yǔ)言行為本身具有傷面子的特性，而否定用法就是一種給對(duì)方留面子的恰當(dāng)選擇。

四、使用情態(tài)動(dòng)詞

情態(tài)動(dòng)詞具有情態(tài)意義。情態(tài)意義是一個(gè)動(dòng)詞的語(yǔ)氣，表達(dá)說(shuō)話人對(duì)所談話題的態(tài)度與情感。情態(tài)意義的強(qiáng)弱決定著禮貌程度的高低。情態(tài)動(dòng)詞could， might， would should等帶有更多地商量口吻，可以使句子的語(yǔ)氣緩和委婉，常作為一種表達(dá)禮貌的策略用于商務(wù)英語(yǔ)信函中。

（7）We would appreciate it if you could extend the date of the L/C.

（8）We may place further orders if you could send us your latest price list.

在上述例句中使用了情態(tài)動(dòng)詞的一般過(guò)去式。這類詞在表達(dá)信息發(fā)出者的愿望、要求時(shí)，在口氣上更加委婉，謙遜。讓信息接收方感覺(jué)受尊重，從而更利于要求的被滿足。

五、避免使用代詞You

在傳達(dá)負(fù)面的或拒絕性信息時(shí)，多用隱性對(duì)方態(tài)度。尤其是當(dāng)對(duì)方在某些行為上存在過(guò)失，則更應(yīng)避免使用直接的，強(qiáng)硬的，帶有譴責(zé)性口氣的表達(dá)方式，避免代詞You的使用。盡量使用we（our）代替you（your），一方面體現(xiàn)出信息發(fā)出者的體恤和涵養(yǎng)，另一方面也盡量保存了對(duì)方的顏面。這就是隱性對(duì)方態(tài)度（invisible you attitude）的具體體現(xiàn)。比較如下例句：

（9）You didn’t make clear our specific request and shipped the cargo in improper conditions.

（10）I’m afraid we didn’t make our request clear with the result that the cargo in improper conditions.

例句（10）的表達(dá)上比例句（9）更體現(xiàn)了多站在對(duì)方角度上考慮的立場(chǎng)，勇于承擔(dān)責(zé)任，弱化對(duì)對(duì)方不當(dāng)行為的指責(zé)。這種表達(dá)不僅有助于達(dá)到具體的商業(yè)目的，也給對(duì)方留下好印象。根據(jù)禮貌原則，不適當(dāng)?shù)厥褂媚愕恼Z(yǔ)言直接責(zé)備對(duì)方，即使作者有權(quán)利和理由這樣做，也要盡量避免。因?yàn)樗鼤?huì)破壞善意和友好的人際關(guān)系，威脅到對(duì)方負(fù)面面子的需求。

相對(duì)于普通商務(wù)信函的寫作，傳達(dá)負(fù)面信息的商務(wù)信函在措辭上需要更多地考慮如何盡量減小否定性、拒絕性信息給對(duì)方面子帶來(lái)的消極影響，努力維護(hù)交流雙方長(zhǎng)期有效的合作關(guān)系。在這類信函的寫作中，禮貌原則的體現(xiàn)就顯得尤為重要。既要準(zhǔn)確表達(dá)相關(guān)信息，還要使其在表達(dá)方式上更加靈活，得體，易于接受。而禮貌原則的具體體現(xiàn)又是多方面的。我們需要在實(shí)際的商務(wù)交往和溝通中，多從微觀上進(jìn)行比較研究，以積極的方式傳達(dá)消極的信息，提高商務(wù)書信寫作的有效性，增加商務(wù)合作的成功性。

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商務(wù)英語(yǔ)信函論文范文第5篇

[關(guān)鍵詞]商務(wù)英語(yǔ) 電子郵件 寫作技巧

商務(wù)信函寫作能力直接影響到買家對(duì)公司的評(píng)估,給客戶的每一份信函、郵件或者傳真,都代表著公司的形象,顯示公司的水平和實(shí)力。同時(shí),也可以用這種方式來(lái)評(píng)估和了解買家。商務(wù)信函寫作決定了是否以專業(yè)的方式跟買家進(jìn)行有效的溝通,在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。因此商務(wù)信函的寫作技巧是國(guó)際商務(wù)人員必須掌握的一門重要功課。

盡管寫作在今天已經(jīng)被列為商業(yè)領(lǐng)域的關(guān)鍵技能之一,但在這一領(lǐng)域接收過(guò)全面訓(xùn)練的人還是少之又少的,人們要不就是在幾乎無(wú)須動(dòng)筆的課程上學(xué)有專攻,要么就是專攻學(xué)術(shù)寫作之道,而學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作不是一回事。

學(xué)術(shù)寫作與商務(wù)寫作的不同,主要在于讀者和寫作目的不同。在學(xué)術(shù)寫作中,寫作者的目的是要讓有限的讀者信服自己在專業(yè)領(lǐng)域的博學(xué)。讀者通常也是行業(yè)內(nèi)的專家,他們閱讀和評(píng)價(jià)論文是有報(bào)酬的。

而在商務(wù)英語(yǔ)寫作領(lǐng)域,文章是寫給那些可能并不了解寫作題材的各行各業(yè)的讀者看的。商務(wù)文章的寫作,受到時(shí)間和金錢兩方面的限制,另外,讀者無(wú)須,也不想花時(shí)間來(lái)整理和閱讀那些冗長(zhǎng)而復(fù)雜的文章,因此,今天的商務(wù)溝通要求的是一種簡(jiǎn)潔明了易懂的文風(fēng)。

因此要符合上述交流的要求,并且樹立起專業(yè),以顧客為本和思維清晰的形象,要注意的一些問(wèn)題如下。

一、讀者

了解讀者是成功的關(guān)鍵。無(wú)論任何交流(無(wú)論是文書的還是口頭的交流)的首要原則即便是了解聽眾,一切都圍繞著這一原則進(jìn)行。

二、遣詞

簡(jiǎn)單的詞效果是最好的。閱讀理解研究的結(jié)果顯示,如果文章的難度稍稍低于人們通常的理解水平,那他們理解起來(lái)就會(huì)更快。在生意場(chǎng)上的人,無(wú)論是老板還是打工族都沒(méi)有時(shí)間為了看懂生詞而去查字典。所以為了確保普通讀者正確理解你的意思,盡量挑選短小精悍的簡(jiǎn)單詞匯。這樣也就減少了產(chǎn)生誤解的可能。

行話仍有用武之地。行話是在特定的團(tuán)體或行業(yè)內(nèi)使用的專業(yè)語(yǔ)言。如果給這樣的團(tuán)體寫信,行話就能比平常的語(yǔ)言更清晰更準(zhǔn)確的解釋某些概念,也有助于于技術(shù)人員讀者建立起和諧友好的聯(lián)系。

三、造句

句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。人們?cè)诳措娨暻榫跋矂r(shí)也是這樣一個(gè)情形,他們一打開電視,因?yàn)槭煜∏榈陌l(fā)展看到中間就會(huì)開溜去看其他頻道,然后再回來(lái)看結(jié)尾。因此別把重要信息埋沒(méi)在長(zhǎng)句的中間位置,這樣可能會(huì)被人忽略漏看。

商務(wù)應(yīng)用文句子的平均長(zhǎng)度為15到18個(gè)單詞。這是使讀者能夠快速理解句意的最佳長(zhǎng)度。如果超過(guò)18個(gè)單詞,讀者看到這種句子要么會(huì)跳過(guò)中間的細(xì)節(jié),要么就會(huì)錯(cuò)誤的理解句意,因此長(zhǎng)度應(yīng)切成兩到三個(gè)短句為宜。

最佳的商務(wù)信函應(yīng)該由長(zhǎng)短不同地句子組成。太多長(zhǎng)句會(huì)使人不知所措,太多短句則讀起來(lái)像是小兒絮語(yǔ),長(zhǎng)短句交錯(cuò)的文章對(duì)讀者最具吸引力。

標(biāo)點(diǎn)超過(guò)四處的句子令人難以卒讀。句子因?yàn)樘珡?fù)雜而需要那么多的標(biāo)點(diǎn)的話,讀者是很難讀懂的。把這樣的長(zhǎng)句斷成兩句或更多的短句,這樣有助于有邏輯地清楚明白地表達(dá)觀點(diǎn)。

表達(dá)三個(gè)乃至更多觀點(diǎn)時(shí)使用列表是最好的辦法,標(biāo)題式的列表可以幫助讀者迅速掌握要點(diǎn),而且也留有空白的間隔。

四、分段

信函、備忘錄和報(bào)告的起始段落與結(jié)尾段落的長(zhǎng)度不應(yīng)超過(guò)三到四行。從心理學(xué)的角度上看,如果段落過(guò)長(zhǎng),就可能使讀者不愿意花時(shí)間繼續(xù)看下去。結(jié)尾段落也應(yīng)該簡(jiǎn)短扼要,明白說(shuō)明讀者應(yīng)該采取怎樣的行動(dòng)。意思表達(dá)的越清楚越準(zhǔn)確,越有可能得到想要的效果,

位于信函、備忘錄或報(bào)告肢體部分的段落絕不應(yīng)該超過(guò)8行長(zhǎng)。今天的讀者已經(jīng)不習(xí)慣長(zhǎng)篇大論,他們會(huì)撇開中間的段落之看第一和最后一句。因此,為了保證讀者不漏掉重要的信息,將段落長(zhǎng)度控制在8行以內(nèi)是最好的。

電子郵件中的起始和結(jié)尾應(yīng)該只有2～3行長(zhǎng),主題部分段落長(zhǎng)度不應(yīng)該超過(guò)5行。凡事為讀者著想起見,盡可能縮短段落。

五、外觀

外觀是非常重要的。大多數(shù)人并不關(guān)心文檔的外觀。然而一封信函,電子郵件或報(bào)告的外觀如何,在很大程度上決定了收件方是否愿意拆開閱讀。如果其書寫潦草難懂,那對(duì)方可能就會(huì)忽略其內(nèi)容或推遲到以后再閱讀。

選擇合適的字體和字號(hào)。字體應(yīng)以適宜閱讀為標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)在有了word軟件,人們有機(jī)會(huì)使用多種大量不同的字體,但是如果同時(shí)使用多種字體,寫出的東西就會(huì)獲得“勒索信”一樣的效果。字號(hào)要慎重的選擇,太小太大都不利于讀者的閱讀。

絕不要整篇文檔或電子郵件都用大寫字母、粗體字或斜體字來(lái)寫。有些人以為這樣可以突出個(gè)人的風(fēng)格或趣味,于是大部分甚至整篇文檔都用大寫字母、粗體字或斜體字來(lái)寫。但是這些字體很難閱讀,如果不加節(jié)制的濫用,反倒使它們喪失了正常的功用――即對(duì)某些單詞或習(xí)語(yǔ)起到強(qiáng)調(diào)作用。只在其強(qiáng)調(diào)作用時(shí)用大寫字母、粗體字或斜體字。

參考文獻(xiàn):

[1]侯曉莉.商務(wù)英語(yǔ)函電教學(xué)探討[J].北方經(jīng)貿(mào),2004,(2).