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接電話時，電話鈴一響，無其它特別要緊的事情，都應主動接電話。一般電話鈴響三下必須接電話。拿起話筒后，應立即說“你好！”然后通報自己的單位名稱，根據情況還可報上姓名，如“這里是×××學院辦公室”。電話鈴響三下以后才接電話，應首先向對方致歉：“您好，對不起，讓您久等了。”然后自我通報。當對方說明要找的人后，應說“請稍等”，然后忙找到受話人。如果受話人雖在，但距離較遠或有事無法分身，可禮貌地向對方解釋并提出建議，以免浪費對方時間，如“王先生剛走，估計5分鐘內能回來，您過一會再來電話吧？”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在（不在的原因），我能幫您什么忙嗎？”

在接電話中，應避免打斷對方的講話。為了表示自己在專心聆聽，應視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂的話，應致歉后再請求對方重復。對重要的內容應記錄，并請求對方重復確保無誤。在電話交談結束時，應謙恭地問一下對方：“請問您還有什么事情嗎？“當確認對方已經講完之后，應盡快結束通話。一般來說，打出電話的人會主動結束電話，打出電話的人可以說些客氣話如“李小姐，謝謝您的電話”、“請轉達我對你們辦公室全體同志的問候”等，最后再道一聲“再見”。掛電話時，打出電話的人應等對方掛斷后再掛，切忌沒有致結束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產生誤解。

聞其聲如見人。因此，不論打電話還是接電話，話筒都不要拿得過遠或者過近，一般將話筒一端放在離嘴唇大約1厘米處對方即可聽清，不可以大嚷大叫；應吐字清晰、語調柔和、音量適中；通話中應盡量使用敬語。

通話從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規范，不可疏漏任何一個環節。在通話中還應注意兩個問題：一是通話的第一句話應當是“您好”，而不是用失禮的“喂”來稱呼對方；二是對方要找的人不在時，接電話人不要主動打聽對方的來意。