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涉外經貿活動（以下簡稱“活動”）主要指出國訪問、涉外性質的研討會、報告會、洽談會、展覽會、交易會、新聞會、說明會、XX節等。

活動組織者應注意以下事項：

1．舉辦活動應本著講求實效、突出特色的原則，避免雷同、重復。

2．活動應及早籌劃與確定。邀請國外、境外人士前來參加活動，至少于半年前發出邀請，寄送項目說明資料。

3．由多個機構共同舉辦的活動，要事先明確各自職責分工，避免多頭指揮、多頭對外。

4．確定開幕時間應充分考慮當地交通、氣候及工作習慣等因素，開幕式盡量按原定時間舉行，避免時間過長。

5．開幕式主持人應以適當方式說明自己的身份（請禮儀小姐擔任主持人除外）。

6．開幕式宣布的出席活動領導人名不宜過多。在介紹“出席××活動的領導、貴賓”中，不應包括主辦單位的領導人，應是外賓、外單位領導人。一般情況下各主辦單位領導應排在賓客后面（主辦單位領導是國家領導人的則應先報）；如有外國駐華大使參加的，其位置則應提前（因其是外國元首的代表）。

7．開幕式剪彩活動能免則免，確需安排剪彩活動的，剪彩人不宜多。為節約起見，應以彩帶代替綢帶。

8．在開場稱呼中，可按國際慣例稱“女士們、先生們”，或“貴賓們、女士們、先生們”，后面不必再加“朋友們、同志們”。

9．講話中“歡迎”“感謝”之類的句子要盡量歸納，以節省鼓掌時間。使用現場翻譯時，應盡量控制場面，使講話人與譯員相配合，不要在中文講完時中方人士立即鼓掌，應而在翻譯完后中外雙方共同鼓掌，以示對外賓的尊重。

10．考慮到翻譯上的困難，講話中避免使用國內工作中常用的縮略語或慣用語，如“三改一加強”、“掃黃打非”等）或引用古詩、諺語。

11．對外講話中（含文件、資料），宜用“我國”、“中國政府”等。

12．介紹地方或企業情況時，要突出重點，語言簡練，一忌長篇大論，由古至今，人文地理，面面俱到；二忌數字堆砌（如有必要，可提供文字資料）。

13．研討會不同于報告會，領導人講話、主題演講人不宜長篇發言。研討會不應片面追求人數規模，而應主題明確，主持人和演講人要有一定水平，能引起討論。研討會提問（含出訪時對方介紹情況后提問），要盡量簡明具體，不必多說客套話。

14．介紹招商項目時，不宜以我方預計生產規模及投資數作過于準確的描述，如“生產規模125萬噸，預計投資1650萬元”等。一是實際數字不可能如此精確，二是生產規模和投資額應與投資者商定。

15.重要活動中，要適時提醒出席者關掉手機、尋呼機，或將其調至靜音狀態。

16．拜訪國外機構時，應提前進行聯系、確認，說明拜訪目的，一經確認，應如約赴會。拜訪（含出席宴請）人數有增減，都應提前通知對方。

17．組織出國展覽應事先進行市場調研，了解當地產品供需情況。參展企業和產品要有一定代表性，避免參展的同類產品互相壓價競爭。

18．嚴禁攜帶假冒偽劣、侵犯知識產權等違禁品參展。要遵守展覽規定，不違規零售展覽樣品，禁止出售清冊外的樣品和私人物品。

19．布展時應聽從當地展覽組織者的統一指揮，不要隨意亂拉亂搶道具，攤位墻板不要用樣本代替標準圖片或文字說明。展品布置要注意展示和貿易效果，既不要因展品過少而使攤位空蕩，也不要雜亂無章地堆放展品，搞“雜貨鋪”或“擺地攤”。

20．嚴格按展覽規定的時間參展和撤展，不遲到，不早退。

21．展出時，接待觀眾要熱情、主動、耐心，不要在館內扎堆聊天或攤位間相互亂串，出現攤位無人照管現象。展館和展位應保持清潔，注意防火、防盜。