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摘要:在我國建設事業迅猛發展的今天,包括業務管理檔案、建設工程檔案等在內的城建檔案都在大量快速形成和積累,給收集、保管和開發利用帶來了新的挑戰。城建檔案工作應搶抓機遇,加強人才隊伍培養,夯實館藏基礎,推進信息化建設,才能爭得主動,迎來新一輪發展高潮。該文作為解放思想大討論活動的成果對城建檔案工作有一定的借鑒作用。

關鍵詞:城建檔案;人才;館藏;信息化;創新文獻標識碼:B

1前言

改革開放30年來,我國建設事業迅猛發展,城市變化日新月異。作為城市建設事業發展真實記錄的城建檔案工作就是在這一過程中形成并發展壯大的。從工作范疇上講,城建檔案工作主要是管理建設系統業務管理類檔案和眾多的建設工程檔案。在新的形勢下,我們需要不斷解放思想,創新思維,使城建檔案工作得到升華和創新發展。“創新是民族進步的靈魂,是國家興旺發達的不竭動力”,也是城建檔案工作保持蓬勃生機的力量源泉。我們應以創新為動力,為建設事業和城建檔案工作新的30年大發展進行規劃、探索和思考。

2創新學習,一流的人才隊伍干出一流的事業

我國城建檔案工作起步于上世紀80年代初,現在絕大部分城建檔案館業務骨干和領導隊伍都是從那個時候成長起來的。這些同志實踐經驗豐富,愛崗敬業,勤勤懇懇;但因為多種原因,相當一部分同志沒有受過高層次的專業訓練,對現代高新科技不是很熟悉。對一些剛參加城建檔案工作的年輕人來說,對城建檔案工作這種經驗性強,牽涉到建設系統眾多方面的特點又缺乏體會。加上最近幾年建設系統體制改革變化很大,建設工程檔案管理程序和措施的落實也有很大困難。這一切都要求我們創新學習,以學習提高隊伍素質,以學習建立一流的隊伍,干出一流的事業。在創新學習方面要做到:

2.1樹立創新意識。城建檔案工作的創新來自對建設系統檔案管理的創新思路和理念,沒有創新的意識,城建檔案工作創新就無從談起。我們正在面對的是一個以信息、網絡和知識為基礎的全新經濟時代,檔案的收集、保管與利用正在變為信息的資源整合和開發,建設系統也在走向信息化,城建檔案工作要適應這種新時代的要求,就應當有創新的意識和思想,城建檔案工作者要充分理解創新工作為知識經濟的靈魂,在檔案工作網絡化方面,滲透創新思想,開展創新實踐。

2.2培養創新能力。城建檔案工作者應努力優化自己的知識結構,堅持探索的精神,樹立求變求新的態度并擁有在復雜多變的條件下進行綜合選擇的能力,使自己成為適應、符合時代要求的復合型人才。城建檔案工作者還應有檔案新知識、新理論和新技術的創造能力。只有這樣,才能充分發揮自己的潛力,積極培養出自己對新知識的敏感性和善于將知識轉化為有效服務的能力。

2.3掌握創新技術。城建檔案工作者應充分掌握有關信息處理的基礎理論知識、基本技術手段和方法;包括計算機網絡,數據庫技術,文檔高速掃描和工程圖紙真彩掃描技術,GIS技術,數字城建檔案館技術,網站建設技術等。特別要加強計算機信息處理技術的學習和應用,熟練使用計算機網絡和共享信息應成為每位城建檔案工作者的基本功。最好還能根據工作實際需要,獨立開發利用城建檔案網絡信息資源,在管理方面實現計算機網絡管理,做到城建檔案信息資源共享。

3豐富館藏,夯實基礎才能創造輝煌

城建檔案工作的基礎就是實體檔案的收集和保管。在高速發展的城市建設中,建設檔案的門類日益豐富,數量迅猛增長,收集難度也在加大。怎么樣才能收集全?怎么樣才能保證檔案的真實性、完整性和系統性是城建檔案工作的一個基礎性難題。從城建檔案工作現代建設的目標上講,信息資源建設是信息開發利用的基礎,也是創新城建檔案工作的前提。因此在創新城建檔案工作的過程中,要不斷豐富和完善城建檔案信息資源。我們認為應做好四個結合:

3.1將“業務指導”與“檔案接收”相結合,強化歸檔收集。在新的形勢下,城建檔案工作者如果仍墨守陳規,守株待兔,必然導致城建檔案工作的被動。在思想認識上,必須努力克服檔案收集難的畏難思想,出于對城建檔案事業的責任和使命,樹立主動服務意識,不斷提高服務質量,努力改善自身形象,增強工作的主動性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的,不能只說不做,不能怕麻煩,不能拒絕具體事務。我們應把“業務指導”和“檔案接收”結合起來,業務指導是方法、是手段,檔案收集是目標,是結果。在業務指導上,應勤跑工地,堅持項目追蹤,收集信息,了解情況,隨時進行檢查指導,把政策講透,把要求講透。在具體工作中,必須主動參與各項重要建設活動和工程的竣工驗收,把工作做到現場,超前控制,把問題解決在檔案進館之前,確保檔案收集完整、全面。一些重點工程或外商投資項目,由于領導重視,社會關注,地位特殊而享有一些特殊政策,對其竣工檔案歸檔的監督難以落到實處,對這些項目的檔案歸集工作,要積極向領導匯報,及時與企業溝通,改善與建設單位的關系,爭取建設單位的積極配合。在檔案接收方面,我們應充分利用建設行政程序把關,建立建設工程檔案初驗認可制和檔案驗收合格報送移交制。從長沙和懷化館的做法來看,我們要求建設工程竣工驗收前一定要進行工程檔案初步驗收,檔案基本合格后,發放《初驗認可證》,才可以召開竣工驗收會;在工程備案后,一定要對工程檔案進行合格驗收,合格驗收并移交后,再發放《合格證》,工程才能辦理產權產籍手續。這一系列具體措施,把業務指導和檔案接收結合成一套完整的程序,使檔案歸檔、接收不再虛弱,強化了歸檔收集,做到了應收盡收。

3.2將“編制深度”與“歸檔廣度”相結合,拓展歸檔渠道。城建檔案涉及部門、單位有幾十家,內容涉及城市規劃、建設和管理的方方面面。一般來說,建設系統內部產生或管理的建筑工程檔案、部分市政檔案、房建檔案等收集難度相對較小,歸集率較高;而非建設系統的建設工程檔案種類多,數量大,收集矛盾多,難度大。我們要運用行政、經濟、法律等各種手段,突出重點、以點帶面、不斷拓展,積極做好收集工作。一是城市地下管線檔案。主動與有關部門溝通,采取有力措施,加強地下管線檔案的接收和收集,開展地下管線檔案信息的綜合動態管理。長沙館通過制定《城市地下管線工程檔案管理條例》,使地下管線檔案有法可依,保證了管線檔案按要求歸檔。二是開發區的檔案。開發區的城建檔案是城建檔案不可缺少的組成部分。要按照國家集中統一管理城建檔案的基本原則,依法加強對開發區城建檔案工作的監督、檢查和指導,定期接收城建檔案。三是圍繞社會主義新農村建設的目標,采取多種形式,切實做好小城鎮建設、新農村建設檔案的收集工作。豐富館藏包括量的擴展和質的提升,沒有數量就無質量可言,而沒有質量的館藏,無論數量多么“龐大”,都難以充分地為城市建設和經濟社會發展服務。因此,豐富館藏應當是檔案資料的大數量和高質量的統一體,是規模與品位的“雙優”。豐富館藏的渠道拓寬了,接收方法也解決了,就應特別注重質量問題,即既要擴容又要提質。在擴容提質上,主要注重以下三方面:一是嚴格按城建檔案歸檔范圍接收檔案,不在此列的拒之門外,確保專館專用,節約政府公共資源。二是以最低限度數量的檔案保存最大限度的必要的信息量,盡量避免重復的、價值不大的檔案進館,確保數量優化。三是對整理不規范、殘缺不全,模糊不清的資料盡量拾遺補缺,修訂完善,確保質量優化。

3.3將“依法治檔”和“行業管理”相結合,提高城建檔案法律意識。城市建設檔案管理是一個跨行業、跨部門、跨專業的系統工程。建設系統以外的單位產生的城建檔案,接收難度大,工作紛繁復雜。我們要充分運用法律法規賦予的權力,大膽靈活地履行收集檔案、行政執法和行業管理的職責,主動開展工作。一是加強檔案法規宣傳,強化全社會檔案法律意識。要多方式、多渠道、多層次地宣傳《檔案法》、《建筑法》、《建設工程質量管理條例》、《城市建設檔案管理規定》等法律法規,使之深入人心。長沙、懷化館最近幾年大力開展建設工程資料員培訓,向建設、施工、監理單位的技術負責人和工程資料員宣傳城建檔案法律法規和技術規范,提高他們的素質和工作技能,產生了較大的成效。二是要建立目標管理考核機制。要通過建設行政和檔案行政部門對基層單位的年度目標管理考核,將檔案接收和館藏量增長列為量化指標,年初下目標、年終抓督促,強化行政管理和工作責任意識。三是充分利用法律法規授權,依法治檔。嚴格按城建檔案管理有關法律法規的有關規定,加強法制建設,開展執法檢查。一方面,在充分利用現有城建檔案工作法規、規章和依法行政的基礎上,根據各區、縣(市)實際,抓緊制定本區、縣(市)《城建檔案管理辦法》、《城市地下管線檔案管理辦法》以及城建檔案接收歸檔、開發利用管理等方面規范性文件。另一方面,每年可以適當開展執法檢查,對不按規定執行的建設單位,在工程竣工驗收備案后逾期不交檔案的,及時提出口頭或書面整改意見,仍拒不移交構成違法事實的,上報建設行政主管部門立案,依法予以處罰。

3.4將“庫房管理”與“檔案利用”相結合,突出城建檔案的利用價值。檔案整理入庫上架不是檔案工作的終結,從檔案工作最高目的來講,這還僅僅是開始,是起點。我們在做好檔案庫房管理,確保檔案安全的同時,應進一步突出檔案利用工作,充分發揮城建檔案為城市規劃、建設、管理和經濟社會發展服務的作用。一是充分搞好檔案日常查閱利用。要熱情接待,建立檔案利用反饋登記制度,對檔案利用情況有登記、有統計分析,不斷尋找利用熱點,總結利用規律,改進利用服務。二是充分改善利用條件。應廣泛采用現代化手段管理城建檔案信息資源,提高館藏檔案的開發利用水平。可以建立計算機檢索系統,提高檔案查閱速度和查全率、查準率;有條件的可以建立檔案全息掃描系統,建立數字城建檔案館;還可以在互聯網上建立城建檔案查閱利用平臺,方便遠程自由查閱,提高城建檔案信息社會知情度。三是充分發掘檔案潛在利用價值。利用檔案信息進行編研是一個重要的方面。此外,基于聲像檔案的直觀性,利用城建檔案在聲像工作方面的優勢,開展電視專題片制作,承辦展覽、畫冊,建立愛國主義教育基地都是發掘城建檔案潛在利用價值,提升城建檔案館藏建設水平的好思路、好辦法。長沙館最近幾年利用館藏聲像檔案制作電視專題片40多部,宣傳了城市建設,促進了招商引資,產生了廣泛社會影響。提高檔案工作質量和管理水平,實現檔案整理規范化,目標管理制度化,做到檔案收集完整,劃分保管期限準確,整理和編目科學,檢索和利用方便,保管條件科學安全,消除部門檔案移交進館時突擊整理,返工整理等現象。

4重點突破,以信息化引領城建檔案工作騰飛發展

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢,也是城建檔案工作騰飛發展的必由之路。面對信息時代給城建檔案工作帶來的千載難逢的發展機遇,建設系統檔案部門要搶抓機遇,使信息方便、快捷、超時空地進行傳遞成為現實,大大改善城建檔案的傳遞途徑,給城建檔案資源的開發利用提供最佳的平臺和技術手段。城建檔案管理所具有的特點決定了它必須與時俱進地走信息發展的道路,把城建檔案中蘊含著的豐富內容開發出來,發揮出更多更大的作用,為現代化的城市建設和經濟社會發展服務。超級秘書網

4.1爭取領導支持,為城建檔案信息化建設營造良好的發展環境。信息時代已經到來,如何依托計算機技術,建立高效、方便、快捷的檔案信息系統,更好地服從、服務于建設系統的發展是檔案工作面臨的重要課題。但城建檔案信息化建設必須以一定的資金、技術和人才為基本備件,而這些基本條件恰恰是當前城建檔案工作發展里程中的緊缺資源。因此,如何取得領導的重視與支持已成為城建檔案信息化建設的關鍵問題。今年以來,懷化市城建檔案不斷派員參加各種學習活動,在湖南省檔案局局長親自帶領下專門跟班學習了上海浦東城建檔案檔案館(建設信息中心)數字城建檔案管理技術及經驗,得到了很大啟發。懷化館還爭取建設局主管副局長親自帶隊,全館同志前往長沙市城建檔案館學習考察,回來后即專題匯報,得到了領導高度重視,對城建檔案信息化建設給予了大力支持。

4.2必須統籌規劃、科學布局。只有在領導的重視和大力支持下,確立了工作目標,部門內同志們的積極配合,檔案資料歸檔上網進入系統化,檔案信息化建設才能邁上快速健康發展的軌道。一是要有計劃地充實、完善檔案管理現代化設備,力爭實現檔案儲存數字化、檢索計算機化、保護科學化、辦公自動化。當前,要選擇好適合于城建檔案館特色的管理軟件,建立檔案目錄數據庫系統,將以往形成的,可開放利用的檔案按照規范的目錄和標引要求,建立檔案目錄數據庫。二是要建立電子文件管理制度和工作程序。當前,電子文件歸檔問題研究中最重要的是如何緊密跟蹤信息技術的發展、變化、充分借鑒先進建設系統的經驗,采取科學的管理方法和手段,以保證已產生的需要長久保存歸檔的電子文件的真實性、完整性和安全性。

4.3以城建檔案信息化創新城建檔案利用服務機制。隨著市場經濟的發展和城市建設高潮的到來,建設系統和社會各屆對城建檔案需求在內容上越來越廣,在利用頻率上越來越快,在服務領域上越來越寬,在服務方式上越來越活。為此,建設系統各部門要緊跟形勢,抓住機遇,加快城建檔案信息化工作的發展步伐,改變一切不適應新形勢要求的思想觀念和單一被動的服務方式。按照“堅持創新,突出服務”的思路加強城建檔案部門的業務建設。首先,城建檔案開發利用要向深層次服務轉化。大力開發城建檔案資源,應根據使用優先、保護優先、特色優先的原則,制定城建檔案數字化策略,分期分批將重點城建檔案數字化,建立數據庫并開展查閱利用;如歷史檔案、重點工程檔案、高層建筑檔案、地下管網檔案等。在提供主動服務、超前服務上下功夫。比如根據工作的需求編研一些資料;其次,要向多種服務轉化。除做好上門利用服務外,還要主動與科研、行政管理部門共同研發有關項目,建立咨詢服務等。改進服務方法,更新服務手段,提高服務水平,提升服務功能。通過深層服務和多功能服務。最大限度地滿足建設系統發展對檔案的利用需求。

5結語

當然,城建檔案工作創新是多方面的,也與很多環節相聯系,我們只是進行了一些淺層次的思考。我們認為,創新是時展的要求,是解放思想大討論活動的根本目的,也是城建檔案工作在總結改期開放30年經驗基礎上向新的30年跨越的新動力。只要我們堅持開拓創新,堅持與時俱進,我們相信,新的30年城建檔案工作一定會取得更加輝煌的成績。