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本文作者：王權(quán)民張顏?zhàn)髡邌挝唬焊＝ㄊB門市城建檔案館

大部分城建檔案以電子文檔的形式生成

在城建檔案的形成過(guò)程中，有很大一部分直接以電子文件的形式產(chǎn)生，就已經(jīng)是數(shù)字化了的城建檔案。如由勘察設(shè)計(jì)企業(yè)形成的地質(zhì)勘探報(bào)告、工程設(shè)計(jì)圖、施工圖和竣工圖，勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工等合同，甚至施工日志、驗(yàn)收記錄等建設(shè)工程檔案的重要組成部分，最初也是以電子文檔形成，只是為便于歸檔、直觀利用、親筆簽字的傳統(tǒng)習(xí)慣等原因，又將其打印為紙質(zhì)。這部分檔案在一個(gè)工程項(xiàng)目的全部城建檔案里，約占90%以上。有城建檔案的學(xué)者提出，引入電子簽章等技術(shù)，城建檔案實(shí)際上便可直接以電子檔案的形式歸檔。

城建檔案信息與載體的可分離性

歷史檔案，其載體本身具有很高的價(jià)值，并且不可復(fù)制。珍貴的歷史檔案，載體的價(jià)值甚至超過(guò)了信息的價(jià)值，例如該份檔案使用的能反映當(dāng)時(shí)工藝水平的紙張或絹帛、竹簡(jiǎn)，書(shū)寫使用的墨、筆，書(shū)寫人的筆鋒、力道等，這些因素?zé)o不構(gòu)成該檔案所包含的全部?jī)r(jià)值。對(duì)于這樣的檔案，載體和信息密不可分，妥善保管、盡可能延長(zhǎng)其載體壽命是首要的。對(duì)于城建檔案來(lái)說(shuō)，情況有所不同。城建檔案是在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動(dòng)中形成的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的一類科技檔案。有利用價(jià)值的信息可以全部轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，或者說(shuō)城建檔案的價(jià)值在于其信息的重要性和真實(shí)性，而與載體形式無(wú)關(guān)。另一方面，隨著計(jì)算機(jī)、數(shù)字信息技術(shù)的發(fā)展，記錄信息的載體和方式都顯示出與當(dāng)今電子信息技術(shù)相一致的特點(diǎn)，即信息與載體的可分離性。如前所述，一部分城建檔案形成之初就是電子文檔的形式，而隨著城建檔案數(shù)字化管理的全面開(kāi)展，城建檔案信息與載體的可分離特點(diǎn)，使其實(shí)現(xiàn)全電子化接收、管理成為可能。

檔案載體的歷史發(fā)展

我國(guó)最早的檔案是商代的甲骨檔案，之后西周出現(xiàn)金石檔案，即鑄刻在青銅器上的文字檔案。在隨后漫長(zhǎng)的歷史過(guò)程中，又先后出現(xiàn)了簡(jiǎn)牘、縑帛，一直到今天仍廣為使用的紙張。紙張作為檔案的載體材料，距今已有1600多年的歷史了。工業(yè)革命后，檔案載體呈現(xiàn)多樣性特點(diǎn)，出現(xiàn)了照片、錄音、錄象等檔案。20世紀(jì)中后期以來(lái)，檔案的載體材料又接連發(fā)生了革命性的變化，出現(xiàn)了以代碼和激光等為介質(zhì)的磁性載體檔案、光盤以及電子檔案等。縱觀檔案載體材料的發(fā)展演變過(guò)程，每一次改變都是人類生產(chǎn)力水平隨技術(shù)進(jìn)步而發(fā)生的一次大跨越、大革命，都對(duì)檔案從制作、形成，到保管、提供利用等一系列工作產(chǎn)生完全不同于以往的、深遠(yuǎn)的影響。基于計(jì)算機(jī)和數(shù)字信息基礎(chǔ)上的電子檔案，作為異軍突起的新型檔案，已經(jīng)而且必將給檔案工作帶來(lái)一場(chǎng)新的革命。

技術(shù)進(jìn)步

1、“原始記錄性”是檔案界元老吳寶康教授提出并已被社會(huì)普遍接受與認(rèn)同的檔案的本質(zhì)屬性，正是因?yàn)檫@一本質(zhì)屬性，才使得檔案具有憑證價(jià)值，這是檔案與同為信息范疇內(nèi)的其它事物，如圖書(shū)、情報(bào)、資料等最根本的價(jià)值區(qū)分。失去原始記錄性，就失去檔案存在的價(jià)值。關(guān)于電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性引起了檔案界的廣泛關(guān)注和激烈討論。由于電子數(shù)據(jù)的易改性，使得電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性難以得到保證，這是電子檔案最薄弱、最致命的軟肋。隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案這一軟肋問(wèn)題已經(jīng)有了解決方案。2002年12月，國(guó)家檔案局了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會(huì)組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。元數(shù)據(jù)這一概念首次出現(xiàn)在有關(guān)電子文件歸檔的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范里。元數(shù)據(jù)描述和記錄了電子文件在形成和發(fā)送階段的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過(guò)程的諸多信息，并在描述與記錄的同時(shí)，將元數(shù)據(jù)與電子文件通過(guò)數(shù)字簽名固化為一體，建立起與電子文件真實(shí)性相關(guān)的元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，這些元數(shù)據(jù)一旦形成就不能更改，由此元數(shù)據(jù)能說(shuō)明和保證電子文件的真實(shí)性。2、在防止電子檔案載體的物理性能變化和設(shè)備故障而信息丟失方面，備份是目前已有的、比較成熟的對(duì)策。城建電子檔案的備份要從硬件級(jí)備份、軟件級(jí)備份和異地級(jí)備份三個(gè)方面考慮、多層次綜合應(yīng)用才能做到萬(wàn)無(wú)一失。城建檔案的異地備份惟有采用電子檔案才可行，此舉為城建檔案的安全保管又增加了有一道防線。3、在防止非法訪問(wèn)和病毒入侵方面，運(yùn)用“防火墻”技術(shù)。運(yùn)用“防火墻”這種訪問(wèn)控制技術(shù)，在專用網(wǎng)絡(luò)和公用網(wǎng)絡(luò)之間構(gòu)筑起一到保護(hù)墻，對(duì)符合預(yù)先設(shè)置的安全規(guī)定的信息允許通過(guò)，否則拒絕。由此杜絕外來(lái)非法訪問(wèn)和內(nèi)部信息被非法輸出。4、在防止無(wú)權(quán)限者操作系統(tǒng)方面，采取身份驗(yàn)證技術(shù)。在確保文檔信息的傳輸過(guò)程中的安全方面，使用文檔加密技術(shù)，將公共密匙和私人密匙結(jié)合使用。5、消息認(rèn)證技術(shù)。用分組解碼的方法進(jìn)行消息認(rèn)證，可以判定電子檔案在存儲(chǔ)或傳輸過(guò)程中是否被篡改或替換過(guò)。