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一.社會信息化對城建檔案工作的影響

對檔案工作觀念的影響。隨著社會信息化進程的加快，人們對檔案的意識增強，對檔案管理也提出了更高的要求，不是“管好”檔案，而是“用好”檔案。通過集中管理城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中的檔案，服務(wù)于城市建設(shè)事業(yè)。對檔案形成的影響。一是數(shù)量劇增。隨著城市建設(shè)的加快，城市勘察、土地、規(guī)劃、市政、水利、公用設(shè)施、環(huán)保、工業(yè)建筑、民用建筑、園林古跡等各種城建檔案數(shù)量快速增加，檔案資源的數(shù)量與日俱增。二是載體多樣。新技術(shù)、新材料的應(yīng)用，以文字、聲音、視像等多種形式記錄人類活動的情況與信息；計算機和網(wǎng)絡(luò)，使檔案的生成方式較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案發(fā)生很大變化。三是內(nèi)容交織。檔案學具有明顯的“邊緣性”特點的應(yīng)用學科，內(nèi)容復(fù)雜、涉及領(lǐng)域廣泛。隨著各學科間知識相互融合滲透、學科界限日趨淡化，檔案學的學科特點需要與時俱進，牢固樹立“大科學”的觀念。科技、經(jīng)濟、社會的綜合發(fā)展導(dǎo)致檔案與檔案之間、檔案與圖書、情報、資料之間的知識和信息的記錄交織。對檔案管理的影響。一是管理方法。信息量的激增和新型載體的應(yīng)用，對檔案信息的需求不斷增加，需要采用新技術(shù)，特別是信息技術(shù)來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理手段和方法。例如，以往的文書檔案大多是以紙質(zhì)保存，需要時常借閱查詢，易損毀，不利于原件的保存。二是管理手段。信息需求量的增加，如何加強檔案信息與其他信息的聯(lián)系、提高檔案的有效利用率，這就要求實行信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理，最終實現(xiàn)信息資源的共享。即從手工方式向利用計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫等組成的現(xiàn)代管理方式轉(zhuǎn)變，需要各部門長期努力實現(xiàn)檔案管理的標準化、數(shù)字化、規(guī)范化。三是發(fā)展方向。信息化進程推進了檔案工作走向新的發(fā)展階段，對檔案管理提出了更高的要求。除了實現(xiàn)檔案管理的標準化、數(shù)字化、規(guī)范化，最終需要從檔案的數(shù)字化整合開始實現(xiàn)全文檢索，進而實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、系統(tǒng)化和一體化。

二.檔案工作信息化的實現(xiàn)途徑

（1）大力宣傳，提高認識，加大投入

實現(xiàn)檔案信息化，建設(shè)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫，需要多方面的長期的努力綜合作用的結(jié)果。除了檔案管理人員的辛勤勞動外，更需要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視。大力開展宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門對檔案信息化工作重要性和緊迫性的認識，加大資金、設(shè)備、人員等多方面的投入，推進檔案信息化建設(shè)，促使檔案管理早日實現(xiàn)信息化。

（2）突破傳統(tǒng)觀念和管理方式，加強管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

當前檔案信息化，對檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。隨著科技進步與發(fā)展，新載體、新技術(shù)的應(yīng)用，深刻影響著檔案工作和檔案管理工作的所需的知識結(jié)構(gòu)。檔案管理者不僅需要了解相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，具備良好職業(yè)道德，更需加大對信息技術(shù)知識的繼續(xù)教育和培訓，及時完善知識結(jié)構(gòu)。亦需引進復(fù)合型專業(yè)人才，合理調(diào)整并優(yōu)化檔案管理工作人員的專業(yè)結(jié)構(gòu)、知識結(jié)構(gòu)，以及年齡結(jié)構(gòu)。

（3）加快現(xiàn)代管理方式，健全功能，促進檔案管理信息化目標實現(xiàn)

實現(xiàn)檔案的全文檢索，在保持原文本版面的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)任意關(guān)鍵詞和多條件結(jié)合的查詢檢索方式。同時可以支持具有相關(guān)權(quán)限的局域網(wǎng)用戶瀏覽調(diào)閱全文、復(fù)印、打印等。

（4）注重開放平臺的搭建，保障檔案信息的可靠性、安全性

檔案管理的信息化，最終的目的是“用好”檔案，需要利用數(shù)字技術(shù)等技術(shù)手段建設(shè)相關(guān)的功能完備的檔案資源數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)保真的圖文檢索和局域網(wǎng)的在線調(diào)閱，保證檔案信息化數(shù)據(jù)的長期可持續(xù)利用，維護檔案數(shù)據(jù)庫的開放性，有效提高檔案的利用率。檔案信息化的核心是資源建設(shè)。如何保證信息的正確性、可靠性、安全性尤為關(guān)鍵，也關(guān)系到檔案信息化的利用率，乃至檔案信息化建設(shè)的成敗。同時，需要在檔案信息化工作的伊始確定好入選的范圍，確定成果基本要求，制定分步實施計劃，做好檔案信息的鑒定工作，制定應(yīng)急措施，采取多方面的安全措施，確保檔案信息化的安全性。在通過局域網(wǎng)等提供信息服務(wù)過程中，檔案信息化成果既能滿足多樣性的需求、功能完備，維護好檔案信息化數(shù)據(jù)庫的開放性；又需要采用防止黑客攻擊和病毒入侵等安全措施確保檔案信息不受損害，保證檔案信息的長期可持續(xù)利用。

三.信息化時代城建檔案工作的重點探討

（1）建設(shè)體系，構(gòu)造適合的檔案信息化平臺

當前許多城市已經(jīng)建立了城建檔案管理系統(tǒng)、綜合地下管線信息管理系統(tǒng)等檔案信息化平臺。建立健全檔案信息化管理和服務(wù)制度保障體系，建立規(guī)范的業(yè)務(wù)標準，加強檔案信息化管理。根據(jù)單位實際，結(jié)合各級檔案館移交口徑和歸檔標準數(shù)據(jù)接口，逐步建立起適合的、通用的、標準的檔案信息化技術(shù)規(guī)范和管理規(guī)范，采用成熟可靠的信息處理技術(shù)和產(chǎn)品，構(gòu)建信息化平臺，逐步實現(xiàn)多層次、規(guī)范化、兼容性、互通性、市場性的檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各應(yīng)用系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)間的無縫銜接，從而實現(xiàn)一體化整合；并通過局域網(wǎng)等內(nèi)部信息網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息資源共享，實現(xiàn)全文檢索、模糊查詢等輔助辦公功能實現(xiàn)，逐步將檔案信息化的核心工作從檔案統(tǒng)計分析轉(zhuǎn)換為深層次數(shù)據(jù)挖掘為主。

（2）面向市場，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)業(yè)，廣辟經(jīng)費渠道

檔案信息化是項長期的系統(tǒng)的建設(shè)工程，經(jīng)費的短缺嚴重制約檔案信息化工作的發(fā)展。除了單位自籌、主管部門撥款外，也需要廣辟渠道籌措檔案信息化建設(shè)和科研經(jīng)費。可發(fā)揮單位的優(yōu)勢與特長，開發(fā)某領(lǐng)域信息，樹立產(chǎn)業(yè)意識，創(chuàng)建檔案信息服務(wù)業(yè)，面向市場，開展多樣化有償服務(wù)創(chuàng)收，籌集資金，力爭取得檔案信息化績效的最大化。

（3）加強推廣，注重應(yīng)用,實現(xiàn)信息資源共享

檔案信息化是檔案工作的必經(jīng)之路，也是檔案科研工作的目標，要給政府在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理決策方面提供檔案信息服務(wù)。加大檔案信息化成果的推廣應(yīng)用力度，盡可能的縮短檔案信息化成果的推廣應(yīng)用周期，最大限度的實現(xiàn)檔案信息化，發(fā)揮檔案信息化成果對檔案工作實踐的推動作用。通過建立資源共享平臺，實現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案資源利用率，同時有效緩解傳統(tǒng)檔案管理方式中檔案管理人員的重復(fù)勞動等矛盾，有利于推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（4）注重反饋，及時更新

通過用戶的反饋，迅速、及時、準確的制定更新方案，并投入運用中；提供真實有效的檔案信息，提高檔案信息的科學性、系統(tǒng)性，增強檔案利用率，發(fā)揮檔案信息化成果應(yīng)有的作用，進而推動檔案事業(yè)的全面、健康、可持續(xù)的發(fā)展。

作者：吳琴燕單位：荊州市建筑工程管理局