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在當(dāng)下社會，城建檔案管理工作尚未得到足夠的重視，人們覺得城建檔案管理是無足輕重的工作，更沒有意識到城建檔案管理工作在社會發(fā)展中起到的重要作用。由于人們沒有對城建檔案管理進(jìn)行深入了解，因此，嚴(yán)重制約著城建檔案的發(fā)展。而城建檔案管理工作是城建公司中不可缺少的一項工作，城建管理工作的內(nèi)容對公司的決策人員及領(lǐng)導(dǎo)者來說都十分重要。此外，科學(xué)有效的檔案管理系統(tǒng)便于為使用者提供快捷有效的查詢方法。

一、城建檔案管理工作的作用

（一）城建檔案管理是城市建設(shè)進(jìn)展的產(chǎn)物

城市主體是由不同的建筑物、道路、自然環(huán)境、構(gòu)筑物和輔助設(shè)備等一些客觀的事物結(jié)合而成，而在城市主體建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種不同的文字、圖案、聲像等記錄形式統(tǒng)稱為城建檔案。然而我國成立之時就把城建檔案與城市建設(shè)活動劃分到一起，從而詳細(xì)地記錄了不同城市各階段的發(fā)展歷程，但在某些問題上也制約著城市建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。城建檔案的數(shù)量如同繁星般數(shù)不勝數(shù)，但無論城建檔案管理工作形式如何改變都需要以城市建設(shè)為根基。城建檔案與城市建設(shè)兩者之間相輔相成、密不可分。

（二）城建檔案管理實現(xiàn)城建檔案信息化

城建檔案管理工作嚴(yán)格參照《城市建設(shè)檔案歸屬和流向暫行方法》與經(jīng)歷多次修訂的《城市建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》共同執(zhí)行，展開工作的主要內(nèi)容包含各種工程圖紙的收集、管理和不同施工現(xiàn)象的聲像信息。因此，城建檔案管理隨著時代變遷在快速發(fā)展的城市建設(shè)中應(yīng)運而生，尤其是在近幾年尤為突出。如今的信息化時代，隨著生活水平的不斷提高，人們逐漸意識到城市建設(shè)的重要性，而城建檔案管理與城市建設(shè)擁有密不可分的關(guān)系。因此，城建檔案信息化建設(shè)成為城市建設(shè)的必不可少的因素。

（三）城建檔案管理能有效提升城市品位

通過觀察或分析城市規(guī)劃可以大致了解到這個城市的發(fā)展情況,其中城建檔案作為城市建設(shè)的核心資源也是城市規(guī)劃發(fā)展中最重要的參考憑證。沒有城建檔案管理的存在，城市規(guī)劃建設(shè)將無從下手，更別提規(guī)劃能力及品位了。城建檔案作為全面了解城市發(fā)展的重要憑證，相當(dāng)于城市建設(shè)和未來發(fā)展的記事簿，在城市建設(shè)文明中具有重要影響力。城建檔案如同擁有著悠長歷史文化的詞典，是我國大力挖掘和開發(fā)城市歷史文化特色信息的關(guān)鍵。

二、城建檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

（一）城建檔案管理團(tuán)隊管理意識薄弱

1.城建檔案管理人員的工作能力有待提高

城建檔案管理人員的工作能力普遍不高，通常作為其他人員的兼職工作，無法全面細(xì)致地對城建檔案進(jìn)行統(tǒng)一的建檔和管理，多數(shù)人員不清楚城建歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，不能分門別類地對城建檔案進(jìn)行劃分。在對資料錄入時由于不熟悉城建檔案的操作步驟經(jīng)常出現(xiàn)資料不完整、錄入信息混亂或丟失信息等現(xiàn)象。

2.相關(guān)部門不注重城建檔案工作，不能充分發(fā)揮職能管理作用

城建檔案工作不是一朝一夕的事情，而是一項巨大的工程，城建檔案的收集、整理、保管等僅僅依靠本部門的力量是不能完成的，而是需要本部門與其他相關(guān)部門相互合作才能順利完善。在我國相關(guān)法律中應(yīng)明確指出具體部門的相關(guān)規(guī)定，并嚴(yán)格遵照國家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，盡快搜尋出城建工作不同環(huán)節(jié)的各種信息資料，并建立完善的城建檔案，之后將完整的城建檔案轉(zhuǎn)交給本部門或其他相關(guān)部門。

（二）相關(guān)崗位專業(yè)人才欠缺

1.技術(shù)性人才嚴(yán)重稀缺

城建檔案管理系統(tǒng)覆蓋比較廣泛，不僅要以高科技的技術(shù)為基礎(chǔ)，還要得到信息化建設(shè)的大力扶持。由于目前某些城建檔案管理人員的工作能力有限而無法勝任該項工作。因此，在城建檔案管理中優(yōu)秀的專業(yè)性技術(shù)人才嚴(yán)重稀缺，這將嚴(yán)重影響信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。2.缺乏相應(yīng)專業(yè)培訓(xùn)在實際工作中，城建檔案管理人員大部分都沒有機會得到相關(guān)專業(yè)技能的培訓(xùn)。這主要會造成兩方面的問題：首先，現(xiàn)有知識體系與工作能力下的業(yè)務(wù)能力不能得到有效提高；其次，面對知識爆炸的社會環(huán)境，任何一個行業(yè)或者崗位的專業(yè)技能知識都在不斷更新，沒有培訓(xùn)就像是沒有職工的知識源泉，即便是加大力度招聘過來的具有一定專業(yè)水準(zhǔn)的人才，也會在缺乏培訓(xùn)的狀態(tài)下，其知識體系會逐漸變得落后，從而導(dǎo)致專業(yè)能力逐漸下降。

（三）城建檔案管理工作的安全保障及數(shù)字信息技術(shù)工作有待提升

1.儲存檔案的管理機制、物質(zhì)設(shè)施與防護(hù)設(shè)施

通常而言，城建檔案館應(yīng)有固定的存儲檔案的地方和專門管理的相關(guān)機構(gòu)及其相互對應(yīng)的管理機制，如果城建檔案管理工作的安全性無法得到保障或是在管理機制中出現(xiàn)各種問題，都將直接影響到城建檔案的管理工作。比如，不能進(jìn)行統(tǒng)一管理，出現(xiàn)資源嚴(yán)重浪費現(xiàn)象。與此同時，還應(yīng)做好各種物質(zhì)設(shè)施與防護(hù)設(shè)施，比如館內(nèi)的防火、防盜工作。

2.人為原因

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的到來使城建檔案工作節(jié)省了很多時間，提高了工作效率，便于城建檔案信息資源的收集、管理。與此同時，可在網(wǎng)絡(luò)上相關(guān)信息，實現(xiàn)城建檔案信息資料共享。然而，部分電腦黑客通過破取相關(guān)程序會嚴(yán)重阻礙檔案管理的順利進(jìn)行，造成無法挽回的損失。

3.缺少先進(jìn)數(shù)字信息化技術(shù)的支持

由于城建檔案缺少先進(jìn)數(shù)字信息化技術(shù)的支持，經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)作業(yè)的現(xiàn)象。城建檔案工作有時呈現(xiàn)閉門造車狀態(tài)，使用的軟件通用性不高，嚴(yán)重阻礙數(shù)字信息化技術(shù)的交流，甚至出現(xiàn)大量財力的浪費。然而，傳統(tǒng)觀念是制約城建檔案數(shù)字化發(fā)展的重要原因。眾多城建檔案管理人員只想著怎樣節(jié)省費用，外派專業(yè)性不高的軟件工程師來做相關(guān)的軟件開發(fā)，直至使用軟件時才領(lǐng)悟到實用性不高。城建檔案管理中的管理機制是否符合當(dāng)前的發(fā)展要求是城建檔案數(shù)字化有效發(fā)展的關(guān)鍵。城建檔案需要與之對應(yīng)的軟件進(jìn)行輔助，但在我國只起到指導(dǎo)與檢查的功效，無法有效推進(jìn)下級業(yè)務(wù)部門的順利發(fā)展。

三、完善城建檔案管理工作的措施

（一）提升城建檔案管理團(tuán)隊建設(shè)

首先，使檔案管理工作人員的思想政治水平得到提升。另外，應(yīng)樹立以檔案事業(yè)為關(guān)鍵，以全心全意為人民服務(wù)為工作宗旨；其次，提升檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，通常檔案管理工作人員的工作能力包括檔案的編目能力、編研水平能力、觀察了解能力和深入挖掘能力及信息服務(wù)能力等；最后，提高檔案管理工作人員的工作意識和創(chuàng)新能力。

（二）帶動城建檔案管理向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變

首先，轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)城建檔案儲存方式。數(shù)字化城建檔案主體具有獨特的性質(zhì)，因此對它的保管工作應(yīng)注意檔案設(shè)施安全與信息可靠兩方面的問題。設(shè)施安全要在設(shè)備生產(chǎn)、系統(tǒng)安全及其軟件配置使用的時候進(jìn)行全面考慮，有效預(yù)防自然災(zāi)害或應(yīng)對突發(fā)事件；信息可靠則需要采用各種措施來確保數(shù)字檔案的可讀性及使用性，對設(shè)備的運行狀況進(jìn)行追蹤，在不兼容或者不能讀取等問題即將要發(fā)生時就應(yīng)當(dāng)及時把舊主體上的信息全部轉(zhuǎn)移到新主體上。其次，改變城建檔案使用的方法。安全的使用城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)，有利于城建檔案數(shù)字化更好的發(fā)展，此外也便于為城建檔案信息提供優(yōu)良的服務(wù)。城建檔案的未來發(fā)展前景不再是單一的使用信息存儲方式，而是讓最終用戶充分利用互聯(lián)網(wǎng)將城建檔案中的所有內(nèi)容進(jìn)行儲存。

（三）實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合

作為一名合格的城建檔案管理工作人員不僅要具備良好的服務(wù)意識，還要熟練掌握各種管理技能，由于城建檔案中詳細(xì)地記錄著各種不同類型的信息，因此擁有著眾多信息資源。城建檔案管理工作十分繁瑣，只要在任何一個工作環(huán)節(jié)中出現(xiàn)失誤或出現(xiàn)工作質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的情況，就將會出現(xiàn)重復(fù)工作，從而無形中加大了工作強度。而采用計算機等現(xiàn)代化管理方法進(jìn)行檔案管理，則能夠大大提升工作效率還能起到一本萬利的效果。在高科技背景下的城建檔案管理可以通過資料的前后順序進(jìn)行排列印制，不僅能夠減少人為因素在文件存檔工作中的影響，同時還很大程度地體現(xiàn)出計算機檔案管理的優(yōu)勢，不僅節(jié)約了人力還提升了工作的效率。

（四）充分發(fā)揮城建檔案的作用

開展城建檔案管理工作的緣由即充分發(fā)揮城建檔案的作用，便于城市建設(shè)更好地發(fā)展。城建檔案的利用工作即城建檔案能充分體現(xiàn)自身價值，便于為城市建設(shè)提供真實、可靠的信息資源。對城建檔案進(jìn)行全面開發(fā)有利于實現(xiàn)信息資源共享。城建檔案的工作人員不僅要對城建檔案進(jìn)行收集、整理、保管等工作，更要做好城建檔案的編目、搜索、編研等工作。同時需要相關(guān)技術(shù)人員制作與之相關(guān)的搜索工具，更要創(chuàng)建與之相關(guān)的參考資料，以滿足城建檔案的工作需求。與此同時，還應(yīng)提升城建檔案人員對檔案的保管意識，能及時找到使用者所需的城建檔案，同時也要對城建檔案進(jìn)行有效備份，并將城建檔案原件進(jìn)行收藏，使城建檔案的數(shù)據(jù)庫更加完善，提升數(shù)據(jù)庫的防護(hù)意識。只有充分發(fā)揮城建檔案的真正作用，才能有利于城市建設(shè)可持續(xù)發(fā)展。

作者：陳麗圓 單位：廣東省廣州市城市建設(shè)檔案技術(shù)咨詢服務(wù)公司