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本文作者：楊凱作者單位：河南大學檔案館

當前電子檔案存在的問題

（一）管理思想落后，管理方式陳舊

基層檔案管理人員對電子檔案的管理思想落后，管理方式陳舊。他們沒有意識到電子檔案管理與傳統檔案管理在工作環境和工作對象上的區別，在對電子檔案管理上仍采用傳統電子檔案管理方法，不重視電子檔案管理上的電子化和網絡化，對計算機等先進的使用設備不熟悉，甚至有抗拒新事物的心理，使電子檔案管理電子化，信息化建設受阻。

（二）電子檔案信息安全問題

電子文件是儲存在計算機中，它的不固定性、載體的可變性及信息的開放性使得電子檔案很容易被刪改、竊取和銷毀，且不被發現。當今社會電腦病毒和黑客對電子檔案也存在極大的威脅，一旦計算機感染病毒或遭黑客侵入，就可能造成信息的丟失，若原件保存不當，重建整個檔案系統將是個繁重的工作。

（三）電子檔案的原始性、真實性

檔案文件在被制作成電子文件時，不再存在如紙質文件一樣的特定字跡、親筆簽名，甚至連文件蓋章都是電子編寫形成的，這就無法證明其真實性和權威性。而且，電子檔案在存檔的過程中，要定期進行復制和轉換載體，以防信息的損失，所以電子文件的原始性無法判斷。

（四）電子檔案的長期可讀性問題

電子檔案是保存在磁性材料和光盤載體上，人們必須使用一定的技術和設備才能識別它的信息，這就決定了電子檔案對一定技術和設備的依賴性，閱讀電子檔案必修借助計算機將信息和載體結合在一起。而計算機的日新月異使得其硬件環境對某些較為落后的載體具有不可兼容性，造成電子檔案信息的不可讀，這對需要長期保存的文件來說是個“致命傷”，可能多年后，就難以找到能與之載體相配的電子設備。

解決電子檔案管理問題的措施

（一）建立健全電子檔案管理制度

管理電子檔案的主演任務是對各類電子文件進行分類、編目并制作備份，方便查詢和使用。在整理電子文件的同時，還應根據本單位的實際情況，結合電子檔案管理的特點，建立健全電子檔案管理制度，制定科學、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規范加強和規范電子檔案管理。主要應做到對電子檔案的每一步動態制定相應的規章制度，并確定責任制度，明確電子檔案各工作環節的責任，提高工作人員的責任感。加強工作流程管理，提高對電子檔案的動態管理。如，在高校電子檔案管理中，應針對學生檔案管理和教職工檔案管理的不同特點，制定不同的管理辦法，對學生在學校內的各類表現詳細記載，學生的每一步動態都要記載再案，加強動態管理。

（二）培養檔案管理的專業人才

新時代對檔案管理人才提出了更高的要求，不僅要求熟悉檔案業務，更要求精通計算機專業知識。加強對檔案管理人員的計算機知識培訓刻不容緩，同時也要培養他們的專業素質，培養他們對檔案業務的熱情，提高其職業道德素質。

（三）加強信息保護

信息安全技術對于維護電子檔案數據的原始性和真實性至關重要。對電子檔案信息的保護要從入口、傳輸、使用三方面入手。簽署技術、加密技術、身份驗證、設置防火墻、安裝殺毒軟件等都是常用的保護信息安全的技術方法，在確保電子文件的真實性和權威性、保證電子文件在保存、傳輸中的安全和防止對電子文件的惡意刪改起到了關鍵的作用，不斷改進信息安全技術，是加強信息保護的重要措施。除了在信息技術上對電子文件進行保護外，還要做到多途徑、多方式的做好電子文檔的安全和存儲工作。如，一些高校的各部門在做好電子檔案管理的同時，還會建立紙質檔案，采取電子文件和紙質文件同步歸檔的“雙軌制”，為檔案文件的安全提供“雙保險”。

（四）重視數據格式標準統一、互相兼容的檔案管理軟件

研制開發適應檔案管理現代化的軟件，是長期保存電子檔案的有效措施。完成這一工作，必須得到國家的支持、規范和推廣，應該在全國范圍內，由國家檔案局主持，地區各級檔案管理所共同努力完成。

結語

新形勢下的電子檔案管理工作是一項巨大的挑戰，是新時代賦予我們的神圣使命。在信息化高速發展的今天，加強電子檔案管理工作，即是適應時代的要求，也是推進電子檔案管理向著更高、更好的方向發展。同時也是加強各行各業信息化建設的重要的一步。