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一、引言

近年來，隨著計算機網絡技術和辦公自動化設備在企業中的大量應用，企業在日常的經濟管理和科研生產中產生了大量的電子文件，對這些電子文件進行科學規范的管理是我們做好企業電子檔案管理工作的一項重要任務。而對企業而言，做好電子檔案管理工作，有利于保證企業檔案的安全性，促進企業管理水平的提升；有利于實現紙張檔案和電子檔案的轉換，方便企業檔案的管理和輸入；有利于企業相關資料的查詢；有利于提高現代先進技術的使用率；能夠實現辦公自動化、無紙化的目標，能夠在很大程度上拓寬電子服務范圍，提高檔案部門的地位，提高企業的現代化水平，確保企業與時俱進，緊跟時代的發展潮流。但是由于種種原因，企業在電子檔案管理工作中還存在一些問題，我們只有重視問題，有效地改善和解決問題，才能促進企業電子檔案管理工作加快發展，與時俱進，從而更好地為企業發展貢獻力量。本文就對當前企業電子檔案管理工作中存在的問題進行分析，也結合個人的工作實踐提出幾點對策建議。

二、當前企業電子檔案管理存在的問題

1、對電子檔案的認識不足

電子檔案作為一種新生的事物，以其自身的獨特優勢（如具有可復制性、操作方便、實現資源共享、方便快捷、節約存儲空間的特征）正在逐漸取代傳統的紙質檔案。然而，當前還有一些檔案工作者思想觀念陳舊、意識淡薄；對電子檔案的管理不夠重視；對新生事物也不好好接受，始終認為檔案還是紙質的比較妥當，致使電子檔案管理長期停滯不前；計算機操作水平低等，這給企業電子檔案工作帶來了很大阻礙，影響了企業發展的現實需要。

2、電子檔案鑒定責任不清楚和歸檔管理工作滯后

電子檔案的鑒定是根據鑒定的內容對其真假和價值判斷的一項工作，檔案鑒定的難度大、要求高，并且需要企業相關各部門的積極配合。然而，在企業電子檔案管理中鑒定責任不是很清楚，致使電子檔案鑒定工作不能順利開展，甚至處于滯后狀態，這樣日積月累使得要鑒定的電子檔案逐漸增多，負擔加重，進而加大了規范管理的難度。另外，由于對電子檔案的保管期限、背景信息、元數據以及歸檔范圍缺乏一套行之有效的規章制度，有的企業雖然有規章制度，但也是停留在僅有的制度上，對電子檔案的完整性、真實性和有效性沒有進行及時檢驗，導致電子檔案管理工作嚴重滯后于計算機應用的發展。

3、電子檔案管理系統不穩定，儲存載體安全管理存在隱患

電子檔案是對企業具有重要價值的信息資料，加強電子檔案的安全保障對企業至關重要。然而，當前一些企業的電子檔案管理系統性能不完善，存在不穩定現象，這樣一旦管理系統出現問題或者管理措施不當，都會給電子檔案的安全保管帶來巨大的影響或造成威脅。另外，相對于紙質檔案而言，電子檔案的儲存載體安全存在隱患，比如：電子檔案的硬盤儲存，雖然在信息存取上很方便，但是也很容易泄露，這樣如果泄露了企業具有重要價值的檔案資源，就會給企業帶來諸多不利影響。而電子檔案的網絡儲存雖然能夠很好地進行備份儲存，但是一些重要的信息還會存在隱患，如被黑客攻破、遭受病毒侵襲等。

4、電子檔案管理人員的綜合素質達不到要求

檔案管理人員綜合素質的高低直接決定著檔案工作的質量和水平，管理人員素質的提高對提升檔案工作的整體效能發揮著無可替代的作用。然而，當前企業中很多檔案管理人員年齡老化，綜合素質不高、且沒有接受相關專業知識的培訓，不懂計算機電腦技能，更無法簡單的維護電子檔案信息，這很不利于企業電子檔案管理工作的有序開展。

三、加強企業電子檔案管理的對策建議

1、電子檔案人員要轉變思維方式，更新觀念

要提高檔案人員對電子檔案重要性的認識，改變傳統的以紙質檔案管理為基礎的思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式。

2、做好電子檔案鑒定工作，提高電子檔案管理水平，進一步加強電子檔案管理制度

相較于紙質檔案，電子檔案的鑒定難度更大。因此，就需要企業結合電子檔案管理的特點，依照國家的相關規定，制定屬于本企業的電子檔案鑒定方案，并且在方案執行上，要求相關部門積極配合，分清責任，只有這樣，才能對電子檔案進行及時檢驗，才能有效做好電子檔案鑒定工作，從而提高電子檔案管理水平。另外，由于企業傳統的管理制度已經不能適應電子檔案文件的管理，因此，就需要結合電子檔案發展的具體情況，建立一套行之有效的電子檔案管理制度，避免電子檔案信息失真的隱患，維護檔案信息的真實性和原始性，增強人們對電子檔案的信心。

3、建立檔案安全保障體系和嚴格的保管制度，維護企業電子檔案安全

建立健全檔案安全保障體系是維護企業電子檔案安全的需要，作為企業應該加強檔案安全保障體系建設，確保各項檔案安全管理措施落到實處。要確保電子檔案歸檔后的安全，就要做好以下幾點：一是要嚴格把握儲存載體的質量關；二是要規范存儲載體的保管條件；三是要定期加強計算機的病毒檢測，確保儲存載體不帶病毒和將儲存載體置于保護狀態；四是要對加密電子檔案進行有效管理；五是為了確保記錄信息內容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應定期對電子檔案進行安全性檢查，一旦發現信息或載體出現損壞，就要及時進行維護、拷貝或者修復。

4、加強電子檔案管理的隊伍建設

企業電子檔案管理的特點要求其工作人員既要掌握檔案管理的基礎知識，又要掌握自然科學知識和網絡應用技術，只有這樣，才能有效管理好企業電子檔案。具體來說，對檔案工作者而言，不僅要對檔案學的概念、檔案管理學以及檔案保護技術等進行深入了解和掌握，并熟練把理論知識運用到檔案工作實踐中去，還需要對計算機網絡技術、設備操作、維護以及保養進行了解和掌握；對企業而言，要培養高素質的電子檔案管理隊伍，重視檔案管理工作，以繼續教育、學歷提升等方法培養高素質的電子檔案管理人員，同時還可以招聘計算機專業人才，改變檔案部門人員知識結構單一化帶來的不足。另外，企業還要定期加強電子檔案管理人員的新知識、新技能相關培訓。

作者：丁文軍 單位：中國電建集團西北勘測設計研究院有限公司