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1人事檔案固有的特點(diǎn)

①全面性。人事檔案作為文件材料，通常情況下收錄了員工的履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團(tuán)等方面的相關(guān)信息。同時(shí)，記錄著員工的個(gè)人成長、思想發(fā)展的歷史等方面的內(nèi)容。②現(xiàn)實(shí)性。由于人事檔案記錄著員工詳細(xì)的個(gè)人信息，人事（勞動）部門依據(jù)人事檔案，正確使用人才，同時(shí)合理解決工資等問題。③真實(shí)性。真實(shí)性是人事檔案的根本，人事管理部門需要確保人事檔案整體內(nèi)容的完整性和真實(shí)性，進(jìn)而在一定程度上才能為用人部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。④流動性。在對人事檔案進(jìn)行管理的過程中，需要與員工的人事管理進(jìn)行統(tǒng)一，進(jìn)而充分發(fā)揮人事檔案的作用。為了確保員工與檔案的一致性，在員工調(diào)走后的一周內(nèi)，需要將其人事檔案轉(zhuǎn)往新的管理部門。⑤機(jī)密性。在人事檔案中，其內(nèi)容涉及多個(gè)方面的信息，因此，人事檔案屬于重要的機(jī)密，在任何情況下，任何人不得泄露或私自保存人事檔案材料，更不能向社會提供服務(wù)。

2人事檔案在現(xiàn)實(shí)中利用的主要方面

通過筆者近些年在人事部門的工作經(jīng)驗(yàn)，員工對人事檔案資料的運(yùn)用主要表現(xiàn)在：①職工親屬關(guān)系證明。目前相關(guān)政府部門對材料的審核愈加嚴(yán)格，在人員死亡后的遺產(chǎn)公證時(shí)必須提供原始的親屬關(guān)系證明，這無疑要查閱個(gè)人的檔案資料。在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常會出現(xiàn)由于以前對個(gè)人檔案資料重要性認(rèn)識的不清晰而導(dǎo)致檔案資料缺失，無法直接從某個(gè)人的檔案資料中直接驗(yàn)證，往往需要經(jīng)過連帶關(guān)系人員的檔案資料拼湊方可進(jìn)行驗(yàn)證的情況。②干部的選用和提拔。由于國有企業(yè)的特殊性，在干部選用和提拔的程序上較為規(guī)范，往往對提任人員以往的經(jīng)歷、考核資料等除了人事部門提供的說明材料外，還需調(diào)閱提任人員的個(gè)人檔案，從原料檔案數(shù)據(jù)中進(jìn)行查驗(yàn)，這時(shí)個(gè)人檔案資料的齊全、完整是非常重要的，往往直接影響了一個(gè)人的事業(yè)道路。③職工退休審核。目前社會保障部門在職工退休手續(xù)辦理時(shí)對年齡、工齡等涉及退休待遇的關(guān)鍵性問題審核嚴(yán)格，必須依據(jù)個(gè)人檔案中的原始資料進(jìn)行確認(rèn)。在現(xiàn)實(shí)中往往會出現(xiàn)職工對于參加工作時(shí)間提出疑問，如歷史造成的臨時(shí)工、行業(yè)等現(xiàn)象是否成為退休工齡的一部分，以及對于曾經(jīng)下放的職工下放時(shí)間的確認(rèn)等，如個(gè)人檔案中沒有相關(guān)可以證明的原料資料，社會保障部門是無法確認(rèn)其早期工齡的，職工所在單位提供的后期證明往往無法成為職工工齡時(shí)間確認(rèn)的依據(jù)。

3人事檔案管理在現(xiàn)實(shí)中存在的不足

①人事檔案收集、歸檔重干部、輕普通職工。由于筆者所在單位是一所歷史悠久的國有企業(yè)，雖然隨著人事制度的改革，在員工上崗、干部任用等方面已經(jīng)打破了身份的限制，但在人事檔案管理方面仍沿襲了員工身份的劃類管理，對員工的檔案仍劃分為干部檔案和普通職工檔案。同時(shí)，在員工檔案資料的收集、整理、歸檔時(shí)仍不可避免地會對干部檔案有所偏重。②部分領(lǐng)導(dǎo)及員工對人事檔案管理工作不夠重視。首先，部分領(lǐng)導(dǎo)印象固化，將人事檔案的管理工作與普通的保管性事務(wù)性工作相等同，沒有意識到人事檔案管理的重要性，在他們看來，人事檔案管理工作只要做到不丟失、不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了，因此在日常工作中缺乏對檔案收集的意識，導(dǎo)致“檔到用時(shí)方恨少”的局面。其次，員工缺乏對檔案資料收集、保管和提交的意識。在日常工作中對于取得的學(xué)歷、職稱考試、獎(jiǎng)勵(lì)等資料沒有及時(shí)收集并提交給檔案專職人員，只是習(xí)慣性地自己保存，隨著時(shí)間的推移難免會出現(xiàn)資料遺失或缺漏的情況。第三，員工在填寫如簡歷表等存檔資料時(shí)不夠重視，填寫隨意，對重要經(jīng)歷、家庭關(guān)系成員等方面的信息或隨意填寫、或填寫不夠詳盡，導(dǎo)致檔案資料不齊全。③人事檔案的科學(xué)化、信息化水平有待提高。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，其作用在化辦公中尤為突出。然而在人事檔案管理方面，還沒有充分挖掘和發(fā)揮某些先進(jìn)技術(shù)的作用，尤其是在人事檔案管理中還沒有廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。筆者所在單位目前已經(jīng)建立并使用了多個(gè)版本的檔案管理信息系統(tǒng)，僅對企業(yè)的文檔資料、圖像和圖書資料等進(jìn)行了較為有效的管理，提高了這些文檔資料的查詢、使用效率。員工個(gè)人信息資料主要依賴于人事部門基礎(chǔ)的人力資源管理信息系統(tǒng)，信息量隨著時(shí)間的推移在逐步完善。但是信息只存在于數(shù)據(jù)庫中，無法將員工日常的部門和崗位變動、工資調(diào)整等與反映個(gè)人成長變化經(jīng)歷的信息反映到個(gè)人檔案中，會導(dǎo)致將來調(diào)閱個(gè)人檔案相關(guān)資料時(shí)信息的缺失。④人事檔案管理工作任務(wù)繁重，專職檔案人員相對不足。筆者所在企業(yè)在崗職工1170余人，企業(yè)內(nèi)部退養(yǎng)職工800余人，近2000份的人事檔案毫無疑問在整理、歸檔、查閱使用方面的工作任務(wù)是非常繁重的。企業(yè)目前專職檔案管理人員僅1人，人事檔案由人事部門的兼職檔案員協(xié)同管理。隨著員工數(shù)量的增多、個(gè)人信息資料的豐富化和多樣化，想做到人事檔案的全面性、及時(shí)性管理，在現(xiàn)有專業(yè)人員配置的情況下無疑是困難重重。

4加強(qiáng)人事檔案管理的一些建議

結(jié)合人事檔案目前的利用之處，對加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理提出自己的一些掘見：①加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高員工的檔案意識，進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案的基礎(chǔ)建設(shè)。要將檔案工作當(dāng)作一件大事來抓，高度重視這項(xiàng)工作。從各級領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，都要深化人事檔案為重的意識，從思想上加以重視，從而讓每位員工自動、自發(fā)地為人事檔案的資料收集、完善作出努力，同時(shí)檔案專業(yè)人員加以督促、指導(dǎo)和定向性的檢查，讓人事檔案管理不再是檔案管理人員的專項(xiàng)事務(wù)，而成為全員性的一項(xiàng)工作。②加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，進(jìn)一步提高人事檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)目前配備了一支兼職檔案員的隊(duì)伍，負(fù)責(zé)各級部門檔案資料管理工作，對檔案資料的完善起到了一定的積極作用。但是由于檔案管理工作涉及一定的專業(yè)性，今后要進(jìn)一步提升這支隊(duì)伍人員的專業(yè)素質(zhì)，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。③進(jìn)一步加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。筆者所在企業(yè)歷史悠久，隨著時(shí)間的推移，大至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)小至企業(yè)員工都會發(fā)生很大的變動，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。主要表現(xiàn)為，人事變動大而復(fù)雜，并且檔案材料數(shù)量過大，通過加快檔案信息化建設(shè)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)信息，進(jìn)一步提高檔案管理效率。

綜上所述，在體制、政策、制度改革的前提下，需要對人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行不斷完善，進(jìn)而在一定程度上滿足社會主義市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，為人才管理和使用提供服務(wù)。

作者：趙凌單位：安徽中煙蕪湖卷煙廠