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酒店是一個集餐飲、居住、娛樂、購物于一體的綜合性、多元化服務企業,幾乎囊括了全部服務業及商業行業。具有營業部門多、收入金額大、財產物資分散等特點。而在現代酒店的經營管理中最核心的內容便是酒店財務的內部控制。

財務內部控制制度是以確保會計資料真實性、可靠性與保護財產物資為目的,用于會計業務和與之相關的其他業務管理方面的方法、措施和程序,并予以規范化、系統化,使之組成一個有效的控制機制。下面以內部控制理論為基礎,抓住酒店收入、成本費用支出等財會方面最容易出現問題的關鍵環節進行重點分析。

一、收入環節的內部控制

1.客房收入的內部控制要點

(1)嚴格把控客房保證金、預收定金的內部控制。保證金、預收定金的內部控制主要體現在收取及退回時的財務操作流程的合理性設計,手續要完備,會計處理時應當單獨列賬。保證金、預收定金的內部控制要求酒店財務稽核人員每天審核客人賬戶余額,若客人預付定金或信用卡授權不足支付下一天房費或其他消費,應及時通知有關人員補收定金或補授權。在客人退房時,如客人定金單據遺失,除要求客人在定金遺失單上簽字外,尚須提供身份證明,前臺收銀員必須復印一份隨定金遺失單一并交財務部門。

(2)嚴格把握客房收入稽核的內部控制。酒店客房收入稽核的難點表現在與財務內部控制有關的所有數據都要逐步、逐筆核查。一是對前臺的收銀工作、客房部房間的出租情況、房租過賬三者應進行嚴格的審查和勾對。二是對當天客人客房收益匯總表形成二次核查。三是對離店客人消費明細表的最終核對,形成有利于賬款催收的有效、合理的數據。

(3)嚴格把控房價折扣權限的內部控制。酒店客房產品的特征,一是不可存儲性,二是時效性。客房產品如果當天未能銷售出去,就意味著當天客房價值永遠失去。為了有效利用、發揮好客房的時效性,酒店往往會制訂當天或一段時間內房價折扣制度,吸引更多客源。房價折扣權限的具體操作有一定靈活度,也容易產生失控。加強房價折扣管理,一是要檢查每日房費過賬前客房收入的折扣情況。二是檢查折扣是否符合規定、是否有越權批準的折扣。三是檢查折扣的實際比例與房金的收入情況是否一致。四是檢查預定人是否和入住人一致以及折扣計算是否正確等。

(4)嚴格把控換房內部控制。酒店客房產品有多種類型,以適應不同需求、不同檔次客戶的使用。酒店不同類型的客房產品,其投入與維護成本不同,客人可能因各種原因對原有預訂或在住客房提出更換要求。換房運作的內部控制也應嚴格規范。一是嚴格權限。要制訂嚴格的換房權限制度。二是同類互換,換房時應以同類房型更換為主。三是嚴格差價管理,非同類房型更換應補差價。四是嚴格操作,不管哪種換房均應填寫換房單,更換房卡,并將原客房中的消費轉入新房間。五是嚴格審核,稽核人員在每日客房收入過賬前,應檢查有關批準手續是否完備、原房間消費是否已全部轉入新房間。

2.餐飲收入的內部控制要點

(1)票、卡的保管與領用。領位記錄卡和點菜小票都應順序連續編號,并由財務人員登記保管,餐廳應由專人領用。所有作廢的小票應將三聯單同時上繳財務部門,財務部門應每天將收銀員和廚房上繳的小票銷號。

(2)小票的檢查核對。稽核人員應檢查廚房上繳的小票,廚房聯與收銀員上繳的收銀聯項目是否一致,有無遺漏。

(3)發票與小票檢查核對。稽核人員將小票收銀聯與收銀賬單(銷售清單或發票)進行核對,檢查收銀員是否漏收或少收客人餐費。

(4)發票與餐廳領位記錄核對。餐廳領位記錄詳細記錄了當天就餐客人的數量、臺號以及上座率、翻臺率等。稽核人員將發票與餐廳領位記錄進行核對的目的是防止餐廳“走餐”或“走單”等現象的發生。

(5)優惠折扣制度。稽核人員在審核賬單時,應檢查折扣優惠是否符合本酒店的規定,如有不符合規定的,應記錄在案,明確責任,嚴肅處理。

3.其他收入的內部控制。主要包括房間小酒吧、洗衣收入、商務中心、商場、汽車服務等收入的內部控制。在酒店的整個經營過程中以上收入所占份額較小,內部控制的方法在比照上述客房收入和餐飲收入內部控制方法基礎上可以適當的簡化。

二、成本費用環節的內部控制

1.餐飲成本內部控制的要點

酒店餐飲經營成本比客房、娛樂經營成本要高,餐飲成本控制十分重要。餐飲成本控制要建立標準,防止浪費和欺騙。餐飲部各餐廳菜單上的每一道菜肴,都必須有一份標準的成本核算單。每一道菜肴的標準份量、烹飪規格、操作方法、所有原料和輔助配料的名稱、分量、單價都必須一一核算并記錄在案。“標準菜單配方”是各個餐廳廚師日常操作的樣板,主要菜單經過試制整盤,還要拍照立樣,存入菜單資料庫。成本控制部門據此進行成本核算和控制,分析實際成本與標準成本的差異,發現有不正常或不合理成本差異時要查明原因,及時采取改進措施。

2.采購成本內部控制的要點

采購是酒店最難監控的難點之一,酒店物品質量要求一般較高,儲存周期短,采購次數多,所用采購人員多,一部份物品需要從境外購進,這種情況決定了酒店采購內部控制有別于其他行業采購的控制模式。在酒店采購內部控制中采購環節較容易出現舞弊行為。故而。采購內部控制的關鍵環節和難點是采購業務及財務控制流程的合理設置、人員素質的管理。在控制中強調請購、報批、訂貨、驗收、最后核準付款的控制。在食品的采購中重點應對每日食品存購一覽表的操作控制、倉庫與廚房的雙重驗收控制。對于采購物品的價格控制最好采用三方報價的控制方式。

3.人力資源成本內部控制的重點

人是酒店經營管理的根基,配備高素質、高效率員工,加強員工培訓才能提升酒店服務質量,增加顧客資產,創造利潤。只有提供高質量服務,才能在激烈競爭中獲得更大市場份額。

4.工程費用內部控制的重點

工程管理是酒店財務控制重要組成部分,是維持酒店核心競爭力的重要手段。要控制好酒店能源耗費、日常維修備件備料、設施設備翻修改造工程費用支出。