企業信息化辦公系統應用的思考
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1.1能夠獲得企業領導對信息化辦公的重視和贊賞
由于信息化的辦公系統具有極強的信息傳遞速度，而且還擁有強大的資源信息共享功能，這就使得企業的決策信息和管理要務能夠迅速傳達到各個部門，各個部門間的生產經營信息數據也能夠迅速反饋到企業決策部門，無形中將企業內部信息的傳遞和通達推向了更加快速、明晰的境界。再者，信息化辦公系統的用，在企業培養關鍵用戶、創新管理模式、擴展頂層應用和收獲大力支持等方面也具有重要意義。而且在一定程度上能夠增強領導對企業信息化辦公的贊賞和認同，為企業的未來發展爭取到更加強勁的后備支持。在實際的企業辦公過程中，很多企業都是通過避重就輕、自上而下的方式進行辦公系統的試點、推開，其實這種方法并不好用，反而會造成事倍功半的結果，畢竟再好的辦公系統也不會涉及到企業領導層的辦公與應用。如果企業領導層仍舊沉浸于傳統辦公模式而無法自拔，或者信息化辦公系統的建設資金不到位，這無疑會影響決策、阻礙信息化的攝入進程。因此，一旦信息化辦公系統的顯著成效獲得企業領導的重視和贊賞，那么企業內部的管理、決策、指揮等任務才能開展的順風順水，企業的生產經營活動才能朝向信息化建設和正確的方向有序開展。
1.2益于滿足企業全員的辦公需求和網絡環境搭建
在企業信息化辦公系統的運行過程中，除了企業領導層能夠享受到獨特的優勢以外，企業內部的全體員工也能夠沖破時間和空間的限制，第一時間得到有效信息，從而協調好工作的各項內容，而且，信息化的合作辦公平臺在一定程度上減輕了員工的工作量，善于將員工從瑣碎的事務性工作中抽離出來，轉向更加專一、專業的業務中去，極大地提升了企業員工的工作效果。針對業務系統來說，它涉及的范疇可能不如辦公系統全面，它更多地是滿足個別部門或者單獨人員的工作需要，辦公系統則面對的是整個企業內部的所有員工，擁有廣泛的用戶群。在企業日常工作中應用辦公系統，可以引起較大的轟動效應，甚至在整個行業都掀起一股熱潮，其中最最鮮明的一點就是，信息化辦公系統巧妙地在各級領導、各級員工和同事之間建立起了一種微妙的聯系，進而形成了一個龐大的網絡家庭，在同樣的網絡環境、信息平臺、計算環境下處理各種不同的業務，從而利于行業間的交流學習和傳統辦公模式、思維方式的轉變，為企業信息化的建設提供了強大的動力支撐。再者，企業可以將自身的信息化辦公系統作為信息建設的切入點，帶動企業局部網絡的建設，培訓一大批計算機水平較高的企業員工，迎合信息化社會的發展腳步。
1.3助于建設以決策需求、各級管理的系統建設主線
從影響企業發展方向的影響性因素來看，管理和決策是企業所有工作內容的核心，決策更是各級管理人員確定工作內容的參考標準。傳統的企業決策，首先需要領導提出一定要求，再交由下級部門根據自身的認識和判斷過濾出不合理的地方，最后經慎重考慮后將確定的答案再上報，這種做法比較繁雜，而且信息的審核難免也會出現一系列始料不及的問題，但信息化的辦公系統比較高效，它可以將系統中存錄的業務數據在比對、分析的條件下核算的更加詳實，也更具有代表性，也便于領導層通過數據核算結果掌握全局基本情況，進而提高決策的合理性和準確性。除此之外，管理和決策的最終結果經由信息化辦公系統傳達到各個部門和人員，提升了溝通的時效性，而且助于增加企業的應變能力和整體競爭力。同時，在管理和決策這一關鍵性內容的拉動下，關于以決策需求、各級管理這條系統建設主線，也逐步拓展了業務信息化水平的范疇，實現了辦公系統和業務系統的融合，最終益于達到綜合處理企業業務的集成目的。
2企業信息化辦公系統的優化手段
2.1優化企業信息化辦公系統，確保企業安全平穩的前進發展
關于企業信息化辦公系統的優化問題，我們必須嚴肅對待，因為它關系到企業的正常化發展和前進步伐，而且影響到企業的整個信息化建設進程。因此，在企業信息化辦公系統的應用過程中，首先必須深化好企業的信息化辦公規劃方案，確保企業制定的發展朝向與目標標準合理且明確，確保方案能夠按次序、步驟完美進行。其次，需要促進辦公系統的各個流程緊湊協調，促進企業信息化建設的穩步前行。最后，我們還應時常注意各環節的調試和更新，建立分步實施的項目管理原則，將信息共享提升到一個較高的層次，推進系統的現代化和信息化水平。
2.2健全辦公系統的視頻會議，促進企業內部各環節有效協調
會議電視系統是一種新穎的會議形式，它主要是通過人與人之間的網絡傳輸，實現實時溝通的目標，加之互傳影視資料，在提高溝通水平的基礎上強化自身工作質量與效率。為了深化網絡傳輸系統設備的應用，確保會議系統的健全，企業需要引進視頻會議系統，并事先運用于小型會議中，將電話、傳真、電腦三方結合，確保小型會議應用的風聲水起，隨后在不斷地擴展。同時，信息化辦公系統可以通過具體的網絡手段，實現公文的網絡處理協同合作，并且定期一些實時信息，既提高了工作人員的辦公效率，也促進了企業內部各環節的協調。
2.3應用多種信息化具體手段，提升企業信息化辦公系統水平
在企業辦公的過程中，為了確保企業內部生產辦公系統的優化，我們有必要更新自身的管理模式，而且也需要應用多種信息化的手段，促進企業信息化辦公系統的應用水平，最終提升企業的經濟效益。現下，手機作為人社交交流的一項必備通訊工具，企業可以巧妙地借助手機普及化、廣泛化的特點，在企業產品的宣傳中盡情發揮其價值，比如：在具體的宣傳活動中，可以通過“微信”或者“郵箱”的形式將信息發給用戶，達到一種點對點的服務和傳送。除此之外，企業需要深化協調內部人員結構，提高企業信息化建設隊伍的綜合素質，重視上下級部門間的溝通和交流，從而提升企業信息化辦公系統水平。
3結束語
總的來說，在企業信息化辦公系統的應用過程中，企業必須明晰信息化辦公系統對自身發展的重要意義，在實時應用過程中不斷總結和歸納經驗，進而不斷優化辦公系統軟件，確保信息化辦公系統的健全和完善，從而達到深化思考的目的。
作者：李東 單位：大港油田第二礦區管理服務公司
