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編者按：本論文主要從當前企業職工檔案工作存在的問題；加強企業職工檔案管理的建議及措施等進行講述，包括了現行企業職工檔案管理體制落后、企業職工檔案管理工作制度不完善、企業職工檔案管理不規范，利用率低、檔案管理人員素質不高、明確企業職工檔案的管理機構、強化檔案意識，提高企業職工檔案工作地位、規范企業職工檔案的業務標準體系、加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質等，具體資料請見：

摘要：企業職工檔案是企業勞動、組織、人事等部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關職工個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的重要文字材料，是職工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經濟的逐步發展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進一步深入，企業職工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現象時有發生。由此造成的職工身份無法核定、離退休職工福利政策難以落實、個人養老金不能按時發放等問題屢見不鮮。加強企業人事檔案管理工作，優化企業人力資源管理配置，已成為當前企業亟待解決的問題。

關鍵詞：企業職工檔案管理

1當前企業職工檔案工作存在的問題

1.1現行企業職工檔案管理體制落后職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎,是職工個人維護合法權益、政府有關部門落實政策的法律憑證，是現代企業制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。在新的形勢下職工檔案的內容已不單是側重職工政治歷史情況、工資晉級等形成的材料，而是側重于養老保險、失業保險、生育保險、醫療保險、公積金、住房補貼的繳費和發放，簽定、解除勞動合同等形成的材料。現有企業職工檔案多為分散管理、多頭管理，有的在企業主管部門管理，有的在企業管理，沒有實行集中統一管理，資源整合。地方政府行政管理部門及企業專業主管部門對所轄企業的在職人員、失業人員、再就業人員沒有一份清晰、準確的統計或人員名單。現代企業制度下職工檔案管理沒有統一的要求和模式，這種管理方式給企業的職工基礎管理工作帶來許多麻煩，也不利于維護職工個人利益和建設科學、規范的勞動力市場。

1.2企業職工檔案管理工作制度不完善。企業以追求利潤為目的，普遍存在檔案意識淡薄的情況。企業領導把精力和資金主要投向生產經營和產品銷售上，認為檔案工作不重要，甚至片面地認為企業與員工是雇傭關系，沒必要把太多的精力用在人事檔案管理上，導致對檔案基礎工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應付局面，難以高質量地完成。加之現在還有很多企業的人事檔案管理仍停留在經驗管理和手工管理階段，這種方式嚴重制約了人事檔案功能的發揮，越來越不能滿足現實工作的需要。

1.3企業職工檔案管理不規范，利用率低。一是企業職工檔案內容簡單雷同，個人材料分散。企業職工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業人事檔案內容不僅不能為選人、用人提供參考，進而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。二是檔案轉遞不及時，操作程序不規范。例如，有的人早已跳槽，但其人事檔案還未按規定轉遞到新單位；有的企業違反規定，把人事檔案當作普通郵件寄送，不作機要轉遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現象時有發生。三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現，使檔案材料喪失了真實性、嚴肅性、權威性。

1.4檔案管理人員素質不高。檔案管理是一項政策性、規范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質和業務能力。而目前企業的檔案管理人員大多素質較低，文化程度和專業素質還不適應新時期開展檔案工作的需要。有些人員責任心不強，造成企業職工檔案材料的客觀性、準確性、完整性差。由于部分企業沒有嚴肅、負責地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理職工失業、退休等手續增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現多個參加工作時間，個人經歷前后記錄不完整等。

2加強企業職工檔案管理的建議及措施

2.1明確企業職工檔案的管理機構。當地政府應制定本地《企業職工檔案管理辦法》，明確規定檔案管理者，一是經當地勞動和社會保障行政部門認定后，具備保管條件的的用人單位，二是當地勞動和社會保障行政部門的人才交流中心。嚴禁職工個人或他人保管檔案，民營中介服務機構也不得保存職工檔案。三是要明確改制、破產企業職工檔案的流向和歸屬。企業合并、重組、破產后，對有單位接收的人員應及時將其檔案辦理交接；對臨時未落實單位人員，歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理，待落實單位后，辦理轉遞；對解除勞動關系的人員，其檔案歸勞動和社會保障行政部門的人才交流中心管理；對下崗人員的檔案，應及時轉遞到勞動和社會保障行政部門的人才交流中心保存，以便再就業時使用。

2.2強化檔案意識，提高企業職工檔案工作地位。一是加強宣傳，提高企業領導的檔案意識。充分利用報紙、電視等媒體，加大檔案法規及有關勞動保障法規的宣傳。采取正反兩方面宣傳手法，通過法院對有關丟失職工檔案處置的案例宣傳，轉變企業領導不重視職工檔案的現狀。另外通過依法管檔用檔事例的正面宣傳，使他們把檔案工作納入重要議事日程，并使之在企業發展規劃中占據一定的位置。二要通過各種有效的輿論形式及培訓形式，使企業職工檔案工作的性質、任務和作用，最大限度地被企業領導了解和認識，工作實踐中自覺地形成利用檔案、關心重視和支持檔案工作，加大職工檔案工作經費投入，使職工檔案工作與企業的管理、生存、發展有機地結合起來，促進企業全面發展。

2.3規范企業職工檔案的業務標準體系。在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須及時進行改革，建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化、科學化。在檔案的收集上要及時、完整；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務。

2.4加強隊伍建設，提高檔案管理人員的素質。一是嚴把選人關。根據新形勢檔案工作的需要，選配檔案管理人員時，要注重選拔思想政治素質高，年紀輕、學歷高、擅長計算機操作，有一定工作能力和文字水平的人員從事職工檔案工作。二是強化培訓，優化檔案管理隊伍素質。分期分批集中檔案管理人員學習業務知識，圍繞疑難問題進行研究探討，以達到取長補短，共同提高的目的。同時積極鼓勵檔案管理人員在職自學，從業務能力方面提高檔案管理人員的整體水平。定期召開改制企業職工檔案工作座談會、研討會，交流改制企業職工檔案管理經驗，解決疑難問題，研究新的發展思路，提升工作水平。三是實行目標管理。把檔案管理人員的工作成績納入崗位目標管理，并與年終考核相結合，從而促進檔案管理人員素質的提高。