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一、強(qiáng)化文秘工作人員管理意識(shí)是前提

使文秘人員明晰文秘工作和檔案管理工作關(guān)系，強(qiáng)化文秘人員檔案管理意識(shí)是推行檔案管理科學(xué)化及信息化的基礎(chǔ)。在實(shí)踐中，許多文秘工作人員并不認(rèn)為檔案管理是自己的份內(nèi)工作之一，缺乏在工作中對(duì)重要文件歸檔的意識(shí)就成為了在行政崗實(shí)現(xiàn)檔案管理高效化的桎梏。針對(duì)這點(diǎn)，筆者認(rèn)為明確文秘工作中檔案管理范圍及增強(qiáng)文秘工作者管理意識(shí)便成為了切實(shí)可行之策。文秘工作多涉及公司機(jī)密文件及信息，上呈下傳的文件材料要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批閱、文件傳遞、催辦及歸檔等環(huán)節(jié)，任何環(huán)節(jié)如何出現(xiàn)紕漏都會(huì)影響整個(gè)公司及單位的運(yùn)作。兼任檔案管理工作的文秘人員都要對(duì)文件和公文形成一定科學(xué)化的評(píng)估，根據(jù)文件的類別和重要程度選擇性的歸檔，樹立起檔案管理的初步意識(shí)。

二、提供文秘工作人員立卷歸檔技巧是重要途徑

細(xì)化文秘人員檔案管理技巧是促進(jìn)公司及單位檔案管理高效化的重要途徑之一。文秘工作綜合性強(qiáng)的特點(diǎn)使得文秘工作者必須是個(gè)“雜家”上到公司單位的方針政策小到分發(fā)文件和傳達(dá)信息都在文秘的職責(zé)范圍之內(nèi)，工作內(nèi)容的復(fù)雜性也使得公司單位的文件也十分多樣明確公司單位各種文件類型，不遺漏、不重復(fù)是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。另外，學(xué)會(huì)甄別文件價(jià)值也是令歸檔工作成功的重要方式。在日常工作中，每個(gè)單位或公司要產(chǎn)出大量的材料及文件且并不是每個(gè)文件都需要整理立卷歸檔的，在一系列文件中甄別出具有存儲(chǔ)價(jià)值的，在整理是注意將該文件的全部資料搜集齊全，按照從上到下的順序統(tǒng)一裝訂成冊(cè)使資料變?yōu)槲募?/p>

三、利用信息技術(shù)扎實(shí)專業(yè)知識(shí)提高檔案管理效率是關(guān)鍵

高速發(fā)展的信息技術(shù)為文秘工作人員在管理檔案方面提供了理論保障，文秘人員檔案管理意識(shí)淺薄一直是阻礙公司形成科學(xué)檔案管理系統(tǒng)的桎梏。目前大多數(shù)文秘工作者并沒有將自己劃分為“管理者”這種管理意識(shí)的單薄使得傳統(tǒng)文件處理方式一直占主導(dǎo)地位。在利用信息技術(shù)方面筆者有兩條建議：第一，檔案管理電子化。將文秘工作與檔案管理工作鏈接起來的主要是“公文”。傳統(tǒng)的檔案管理方式集中于紙質(zhì)管理，但隨著信息技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展將電子檔案管理技術(shù)納入檔案管理系統(tǒng)不僅可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的不足兩者還可以在應(yīng)用中不斷相互學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短。電子檔案管理實(shí)質(zhì)上推動(dòng)了文秘工作與檔案管理的一體化進(jìn)程，文秘工作者可以根據(jù)需要，建立檔案之間的多維聯(lián)系，只要在檢索軟件中表明紙質(zhì)檔案的存放位置就可以方便且高效的找到對(duì)應(yīng)的文檔，電子檔案管理即使紙質(zhì)檔案管理的有益補(bǔ)充又極大的便捷了文秘工作。第二，引入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)識(shí)別技術(shù)可以有效的規(guī)整文件類型，減少因文件格式不規(guī)范而引起的失誤。現(xiàn)代化的檔案分類、儲(chǔ)存及調(diào)出手段使得人為因素影響大大降低。另外，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)信息化的交流平臺(tái)可以有效降低新舊文件替換滯后的問題，實(shí)現(xiàn)文件的上下統(tǒng)一。

結(jié)語

許多公司及單位的秘書都兼任檔案管理職責(zé)，公文和文件是將文秘工作與檔案管理工作有機(jī)聯(lián)系起來的主要環(huán)節(jié)。作為秘書工作產(chǎn)物的文件又是檔案管理材料的直接來源，因此將檔案管理工作與文秘工作有機(jī)結(jié)合有其客觀必要性。社會(huì)科技及計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展為文秘檔案管理提供了理論及實(shí)踐依據(jù)，本文筆者共提出三項(xiàng)切實(shí)可行的措施，以供參考。

作者：梁佐銳單位：廣西玉柴機(jī)器股份有限公司