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一、人事檔案管理與利用之問題癥結(jié)

交接不暢。由于單位人事體制、部門管理的方式方法以及相關(guān)的隸屬關(guān)系等歷史問題難免會(huì)發(fā)生變動(dòng)，加上交接程序可能不是太好，檔案管理極其混亂不堪：檔案材料袋破的不行；檔案材料缺失；檔案沒有統(tǒng)一順序存放；檔案規(guī)格不一等等。辦公條件有待改善。單位由于辦公條件的限制，無法形成“三室分治”的局面，就是說閱覽室、存檔室和辦公室三個(gè)地方分開。還有，單位在這些地方?jīng)]有配上防盜設(shè)備、去濕設(shè)備。總之，硬件設(shè)施明顯需要增進(jìn)。沒有實(shí)現(xiàn)專人專職。檔案管理其實(shí)是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，不是誰都可以做的，而通常情況下單位的檔案管理都是人事人員兼著在做，這些人事人員卻乏專業(yè)檔案管理知識(shí)和能力，這種人事安排必定影響檔案管理的質(zhì)量。沒有遵守統(tǒng)一規(guī)范制度。單位從領(lǐng)導(dǎo)到科員，對(duì)檔案管理這件事都認(rèn)為是小事，從來沒有說認(rèn)真按照上級(jí)部門要求，認(rèn)真對(duì)檔案進(jìn)行規(guī)范化的統(tǒng)一整理，沒有相應(yīng)的配套程序或者規(guī)定，大大影響了檔案資料的更新和利用效率。檔案利用率有限。很多人認(rèn)為檔案管理就是單純的保管，其實(shí)這種想法是大錯(cuò)特錯(cuò)的，而是包括一系列的服務(wù)內(nèi)容的，包括檔案信息的開發(fā)利用。現(xiàn)今，單位人事檔案信息都沒有被好好的利用起來，一般情況下，只在黨員發(fā)展、職位晉升等情況下才用的著，沒有充分起到人事檔案的作用。未實(shí)現(xiàn)科技管理。現(xiàn)在是一個(gè)科技時(shí)代，單位沒有把信息技術(shù)這個(gè)科技產(chǎn)物很好的與檔案管理完全結(jié)合起來，通常只是簡簡單單發(fā)揮了檔案材料的目錄的錄入作用，人事檔案管理信息化的作用始終沒有能夠被開發(fā)。

二、對(duì)癥下藥

領(lǐng)導(dǎo)看重。領(lǐng)導(dǎo)一句話，頂過半邊天。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理這個(gè)事必須充分重視起來，要加強(qiáng)相關(guān)方面的意識(shí)，要對(duì)人事檔案的作用有充分的認(rèn)識(shí)。另外，要對(duì)人事檔案管理這項(xiàng)工作有充分的部署，要設(shè)立機(jī)構(gòu)，安排專門人員從事相關(guān)管理，做到有計(jì)劃，有落實(shí)，有檢驗(yàn)，對(duì)檔案管理工作者要加強(qiáng)關(guān)心和了解，要讓他們也得到同等福利待遇和升遷機(jī)會(huì)。這些必將提高相關(guān)人員的工作績效，使他們有更好的工作心態(tài)，從而促進(jìn)人事檔案管理。撥款到位。對(duì)人事檔案管理工作，要適當(dāng)給予項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，要把它列入每年的經(jīng)費(fèi)預(yù)算之中，并且要安排專門的地方，盡量讓三室分開，并且配置齊去濕去塵儀器，裝好防盜防火設(shè)備，做到硬件設(shè)施杠杠的。要實(shí)現(xiàn)專業(yè)化。對(duì)相關(guān)人員入職時(shí)要提高入職門檻和入職標(biāo)準(zhǔn)，必須是招專業(yè)人員來進(jìn)行人事檔案管理這項(xiàng)工作，不要由人力資源相關(guān)人員兼著做，這樣可以提高檔案管理的水平，保證檔案工作的長效性。其次，要提高檔案管理人員的理論素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、道德素質(zhì)。檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)最先進(jìn)的管理知識(shí)，將它應(yīng)用于實(shí)際工作中去，同時(shí)要不斷結(jié)合單位實(shí)際情況，創(chuàng)新工作方式方法，提高業(yè)務(wù)能力。最后，要有良好的道德素質(zhì)，做好檔案管理工作，要有責(zé)任心，對(duì)每份人事檔案都應(yīng)仔細(xì)仔細(xì)再仔細(xì)，確保資料齊全真實(shí)，管理得當(dāng)。單位應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度，定期檢查。對(duì)檔案的報(bào)送、收集、整理、資料是否完備、表達(dá)是否準(zhǔn)確等方面都要經(jīng)過細(xì)致檢查，這些過程都要制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，不能人為恣意的發(fā)揮主觀能動(dòng)性，一切按程序按制度來。實(shí)現(xiàn)科技化管理。應(yīng)當(dāng)及時(shí)更新檔案管理技術(shù)，將檔案管理與信息技術(shù)有效結(jié)合。把相關(guān)的存儲(chǔ)技術(shù)、防護(hù)技術(shù)等等都用上，提高工作效率和工作質(zhì)量，延長人事檔案的壽命。

三、結(jié)語

只要做好以上幾點(diǎn)，我相信我們?nèi)耸聶n案管理與利用必將大大改觀，上述問題必定能夠迎刃而解，充分發(fā)揮人事檔案管理的作用。

作者：曾愛武單位：荊州市人力資源和社會(huì)保障信息中心