管窺檔案管理信息化的首要性
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（一）淘汰紙質檔案
原來的紙質檔案不但容易損壞，而且檢閱也非常的不方便，因此要依靠網絡。將檔案全部錄入到網絡中，從而實現自動的檢閱、查找、存儲等工作，這樣就提高了使用效率和管理效率。另外為了加大檔案的存儲量，還必須保證計算機的容量，因為部門和機構的檔案會不斷的增加，如果沒有一個大容量的檔案存放系統，就很難實現檔案管理的信息化。
（二）建立合理的檔案管理制度
另外還要建立合理的檔案管理制度，讓所有的工作人員嚴格的按照制度和規范來操作，比如查閱制度、保密制度、存儲制度等等。另外還要細化并健全檔案管理的環節和步驟，制定出科學可行的安全管理措施。如果工作人員違反了規定，那么必須要嚴懲不貸。
（三）樹立正確的檔案管理理念
在一些檔案管理部門內，管理者自身沒有樹立起正確的檔案管理理念，因此內部很松散，同時也給工作人員的檔案查找帶來了一些困難。檔案管理者首先應該樹立終身學習的觀念，充分的帶動員工，提高員工的積極性。另外，管理者還必須具備良好的思維方式和創新意識，這樣才能適應新時代的檔案管理工作。
（四）加強人員的建設
新時代的檔案管理人員必須要有過硬的知識和專業的素質，這就需要對管理人員進行合理的培訓，以提高他們的能力。需要培訓的方面包括計算機操作、數據錄入、網絡管理、圖像處理等等。此外，還要鼓勵檔案管理人員進行自學，并且把檔案管理人員的管理效果納入薪資績效中，從而抓好人員的建設，為管理隊伍提供良好的保障。
（五）投入一定的經費
在檔案管理信息化的建設當中，必須要投入一定的經費，以保證信息化管理工作的正常進行，最基礎的設施包括計算機、打印機、掃描機、復印機、磁盤等等，如果缺少了這些設備，就無法正常的進行信息化的檔案管理。在資金方面，國家可以適當地撥付一部分，地方政府也可以資助一部分，然后機構再自己籌集一部分，這樣就可以很好的解決經費問題，而且也不會加重國家和社會的負擔。另外，對于比較偏遠和貧困的地區，國家還要適當的進行資助，以促進當地檔案的信息化管理。
二、檔案管理信息化的重要性
（一）可以提高檔案管理工作的效率
為了提高檔案管理工作的效率，必須實現檔案的信息化，使檔案管理從封閉化走向開放化，同時實現檔案資源的合理配置，為社會和機構提高良好的服務。因為企業或者機構的決策都是來自于檔案，因此檔案信息必須合理、準確、可靠。另外，實現檔案的信息化，還能夠為工作人員節約時間，使工作人員在最短的時間內查閱到了需要的檔案和信息，提高了檔案管理工作的效率。
（二）可以避免檔案的遺失
很多單位、機構都面臨過這樣的問題，重要的檔案因為存放的方法不當，或者存放時間太長，導致檔案被損壞或者遺失。但檔案的信息化管理可以克服這個問題，因為檔案的信息化是將檔案錄入到計算機中，計算機的容量非常大，可以存放很多的檔案，而且還能實現自動檢閱、自動搜索，避免了紙質檔案容易受潮，容易遺失的現象發生。
（三）能夠實現資源的共享
檔案同時也屬于資源，檔案的管理只有實現了井然有序，才能夠保證機構、企業的正常運行。檔案的信息管理，能夠保存大量的歷史資料，這些歷史資料是社會各界人士了解政策形成、工作考察、學術研究的重要依據，并且能使人們有案可查，有據可依。同時，這些檔案信息對于社會各個行業、各個領域來說，具有非常強的利用價值，甚至也和民眾息息相關。
（四）在現代化的經濟決策中能起到重要作用
如今的時代，競爭十分激烈，如果企業的決策不合理，就會影響到自身的發展。要實現正確、合理的決策，就必須參照過去的檔案和資料。比如，企業要制定生產工藝和經營決策，必須要了解自己過去的生產信息，或者掌握其他企業的生產檔案，但是同行對檔案信息都是必須要保密的，一條檔案信息，甚至會決定企業的生存和發展。
（五）為整個管理工作奠定基礎
檔案信息化管理還是整個管理工作的基礎，在知識平臺的基礎上，將檔案全部轉化為計算機中的文字、圖像、聲音、視頻等信息，另外還要將這些信息進行整理、匯集、分類。這就給各部門的工作帶來了一定的方便，使各部門在工作中能夠獲得準確而真實的資料，并且進行良好的溝通與協調。不但提高了檔案管理的水平，還為整個管理工作奠定了堅實的基礎。
（六）節約一定的資源
眾所周知，過去的紙質檔案不但需要工作人員花費大量的時間進行收集、整理、保存，還需要耗費大量的紙張，不經濟、不環保，甚至存儲量也有限，另外，紙質檔案在使用的過程中容易受潮、損壞。而信息化的手段則克服了這一缺點，不但不需要大量的紙張，還提高了檔案的存儲量，更不會被損壞。因此節約了一些資源，降低了紙張成本。
三、總結與體會
如今，過去的管理方法已經不能再適應檔案管理的需要了，檔案的信息化管理已經成為主要的發展趨勢。檔案管理部門必須轉變管理模式，不斷更新，不斷發展，這樣才能提高檔案管理的整體水平，實現檔案的合理化、科學化管理。
作者：英寶云張玉瑛單位：吉林省撫松縣人力資源和社會保障局吉林省撫松縣委組織部
