新時期電子檔案管理問題
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1現階段電子檔案管理技術分析
電子檔案管理系統功能需求的實現主要通過混合的方式，其中檔案管理的功能、收集與整編功能、系統維護功能、文件管理功能、編研開發功能、光盤制作功能以及數據導入功能等都是通過交互性的處理來實現，B/S模式通過"WEB/中間件/服務器"的J2EE技術架構實現。主要包含以下子系統：一是信息采集部分，主要是對數據采集的完成。采用數據一體化的接口，按照信息采集的相應流程和要求，把每個信息系統中等待歸檔的信息進行采集，再通過收集整編就可以實現分散式或集中式的檔案整理，通過導入數據功能，就可達到離線數據收集或歷史數據的導入。在進行電子檔案信息收集的過程中，會有實體檔案的收集、整理、移交以及接收伴隨，在進行電子檔案業務流程的處理時，也會有與實體檔案相關的工作同時進行處理。二是檔案管理的部分，主要是對日常檔案管理工作的完成。在管理檔案數據時，主要是對檔案信息日常管理工作的完成，管理過程要與實體檔案管理過程相統一，并遵從檔案管理的基本流程和基本規則，再結合電子檔案的特點加以優化。檔案統計是完成檔案管理工作中各種統計的工作，也是管理的一部分。三是開發利用部分，主要是對檔案研發工作的完成，同時還有各種方式的檔案提供利用。不但利用與實體相關的檔案信息，還要通過網絡把各種檔案的檢索與利用提供出來，主要有信息的、全文檢索以及分類檢索等多種方式。專業檢索主要是有針對性的對各業務系統的檔案信息進行專門的開發，并能提供系統的調用，給業務系統帶來專用的信息服務，提供很大的便利。四是系統維護的部分，主要是對系統運行的相關數據維護工作的完成。主要有各種數據結構的設置與維護，權限的管理，系統參數的設置與維護等。系統設置與維護給整個檔案管理提供了非常大的支持，也給檔案管理系統提供了基礎性的平臺。不但滿足了用戶檔案資源的管理需求，同時，還使系統的擴展需求得到了滿足，使歸檔的流程變得更加標準化、規范化。除此之外，還對日常數據的維護提供了便利，對于系統管理員來講是個非常強大的工具包。
第一，建立規范的管理機制。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，需要從實際出發建立規范的管理機制。第二，創新檔案管理制度。檔案管理部門應制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。第三，統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一。檔案管理標準化包括：檔案整理標準、統計標準、服務標準、各項技術標準等，它是衡量工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準，檔案數據庫中的信息資源就無法建立；如果各單位檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。第四是建設復合型管理隊伍。要想實現檔案管理信息化，其成功的根本就是檔案管理人員隊伍的建設，這對于檔案信息化的發展質量與速度起著決定性的作用。無論是信息時代文件的登記與輔助立卷，還是歸檔與檢索，都是通過計算機來實現的，這也就對檔案管理人員提出更高的要求，不但要對電子文件的特征與電子檔案的全程規范非常熟悉，并且，還要對計算機系統網絡安全的防護知識進行掌握，才能保證檔案信息的安全性、完整性。另外，檔案管理人員不但要把本職工作做好，還要對自我學習的意識不斷強化，積極參加信息化教育的培訓，對專業知識不斷更新，才能使自身的業務素質與工作水平與信息化管理相適應，才能順利實現傳統檔案管理模式向現代管理模式的轉變，培訓的主要內容有計算機、信息工程、網絡等方面的基礎知識。除此之外，檔案管理部門還要讓檔案管理人員對檔案發展的趨勢進行及時了解，對現代科學在檔案工作中的應用及時地了解，才能使他們的工作技能得到真正的提高。
3結束語
通過以上的論述可以總結出，電子技術在快速的發展，并在各行各業以及各個領域得到廣泛的推廣與應用，使檔案載體從紙質向光電介質轉變，實現檔案管理質的飛躍。但電子檔案也存在自身的缺點，如安全性面臨挑戰，作為證據的原始性不如紙質檔案等等。正確面對電子檔案的優點與缺點，使檔案工作走向網絡化與數字化，給人們提供更加高效便捷的服務，是時代的需要，也是檔案科技工作者努力的方向。
作者：邢軍岐單位：陜西省寶雞峽引渭灌溉管理局
