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摘要:電力企業管理的目的是提高企業效率和競爭能力,為此需要先進的信息管理系統輔助企業管理。提出企業自動化信息管理的實質就是用工作流技術協調控制各管理過程。文中從介紹工作流的概念入手,分析了工作流的本質、分類及工作流實現的幾種模式。在此基礎上,針對電力企業特點,介紹了工作流在電力企業管理中的應用。最后對電力企業管理中的典型工作流進行了詳細分析。對企業信息化管理有一定的指導意義。

關鍵詞:工作流;進程;狀態;電力企業

中圖分類號:TM734;TP311文獻標識碼:A文章編號:1006-6047(2002)03-0026-03

0引言

電力企業管理的工作重點是協調各種資源,保障設備的良好運行狀態,使發電能力自始至終滿足電網的需求,并將運營、維修及能源消耗等方面的費用盡可能地降低。完成上述任務涉及到多學科的交叉綜合,需要豐富的電力企業管理經驗,同時要用科學的理論及先進的技術手段實現電力企業管理自動化[1]。計算機信息管理系統(MIS)就是一種強有力的綜合自動化工具,它使企業管理科學化、標準化、規范化。

MIS系統對企業的自動化管理實質上是用工作流(WorkFlow)技術監督、控制和協調管理過程,并對各項任務進行分解,對信息流程,以及資源的利用和投入進行預先跟蹤[2~4]。詳細地分析和合理地組織工作流,對提高管理過程的效率起關鍵性作用,從而增加了電廠在市場經濟環境下的競爭能力。工作流可以認為是管理過程自動化的理論基礎。本文擬對工作流及工作流在電力企業管理中的應用進行介紹,并對一個管理流程實例進行詳細分析。

1工作流介紹

1.1工作流及其特點

工作流是為提高工作效率而提出的,目前尚無統一明確的定義,一般認為工作流是“業務流程的全部或部分自動化”,是所要完成的工作在外界環境變化的情況下不同狀態間的轉化過程。通過對工作流進行深入的比較分析,引用了操作系統中進程(Pro-cess)的概念描述工作流,認為工作流是進程的一個實例,而進程是工作流的概括和抽象。可從以下幾個方面對此進行說明。

1·1·1動態性

進程描述的是一個動態概念,而工作流是一個典型的動態過程。

1·1·2并行性

進程反映了并行特點,多個進程是可以并行運行的。同樣,實際運行的工作系統中,也往往同時存在多個不同的工作流程的并行運行過程。

1·1·3不確定性

進程可以看作動作序列,這些動作在步與步之間是可以中斷的,從而造成了系統的不確定性。工作流也有類似不確定性。如公文管理中,某位執行人由于出差或其它原因而導致系統流程的中斷。

1·1·4生命周期

進程從創建到撤銷有一個生命周期。換句話說,它有開始、運行和結束。工作流也一樣,有其產生、動作和停止的過程。

開始一個進程的行為稱為創建進程。因此,創建進程也就意味著一個工作流的開始。公文管理中,可以是擬稿人擬一份文稿從而打開了一個工作流程。一般需要填一份表格。究其實質,打開一個工作流也就是開始了一個特定的工作。

進程的運行是其在各個狀態之間的轉換,其中包括進程由于阻塞而被掛起,由于激活而就緒。在運行工作流的過程中,執行任務的人員必須掌控某些信息,并作出必要的決策。當執行人由于某些原因導致流程中斷時,工作流被掛起并等待激活。可以通過執行人修改流程激活被掛起的工作流。此外,這一階段中還必須對跟蹤系統中的每個工作流,以獲得一些重要的管理信息。

進程生命周期的最后一個階段是關閉進程。同樣,任務完成后工作流被關閉,此時其中流轉的文檔被認為是歷史信息,可以歸檔并被調閱。

由此可以看出:通過進程,對工作流的特性能夠有一個比較全面、深入的了解,對其運作過程也能有一個整體的把握。

1.2工作流模型

工作流本質是協同性,它需要多個人或部門的配合才能完成。LotusR5是當前實現工作流的最佳平臺之一。

司推出的新一代Domino/Notes軟件的總稱,它是一個群件(Groupware)標準,突出了群體協作完成某一特定任務的過程。對企業而言,群件是一個功能強大的工具,它包括3種基本功能:通信、協同操作和協調運行。為此,Lotus定義了3個重要抽象信息模型,即通信(Communicate)、協作(Cooperate)和協調(Coordinate),又稱為3C模型。一個好的工作流應該是這3種模型的綜合運用。

通信主要與E-mail有關,它把信息主動從一方推送到另一方,所以稱發送模型。工作流中,工作人員或部門之間通過E-mail互相聯絡。如公文管理發文流中,通過發送提示審閱郵件提示下一執行人的動作。協作模型亦稱共享模型。主要涉及把進程中的信息存入共享數據庫以達到有效的信息共享。發文流中,下一執行人收到的E-mail中包含一個鏈接。該鏈接指向存在公用數據庫中的一個發文文檔。所以文檔并非真正的從一個人轉到另一個人,而是留在Domino數據庫中等待被共享。

協調最具反映工作流的特性,通過電子手段協調一組人員的工作。在工作流或進程的開始、運行和結束過程中,能夠跟蹤其中的每一步,發現薄弱環節并做出改進。在這種模型下運作的信息管理系統顯然較傳統手工管理要有效得多。

1.3工作流分類

根據業務處理流程的不同,工作流可以分為3類:標準工作流、異構工作流和單向工作流。其流向分別如圖1(a)(b)(c)所示。

標準工作流描述了2個工作組之間的閉環業務處理過程。工作流進程從哪里開始就在哪里結束。

異構工作流則是多個工作組之間的開環業務處理過程。一個最簡單的異構工作流就是進程從一個工作組開始經過中間工作組到達目的工作組。單向工作流顧名思義指兩個工作組間的單向業務處理。進程從源工作組直接到達目的工作組。一般而言,一個實際的工作流進程往往是這3種類型的結合。

2工作流在電力企業管理中的應用

工作流可以用來描述、規范業務處理流程,并對業務流程進行模擬,概括出業務處理的進程模型。繼而可以使用Notes平臺或其它平臺,采用上述工作流模型中的一種或幾種,使之實現流程自動化,從而使業務處理更有效率。同時提供對業務處理的監控,找出薄弱環節,加以改進。所以對工作流應用的分析重點在于對業務處理流程的分析。

電力企業是電力市場的主體,電力產品的生產者和供應者要求動態平衡,為市場提供不同等級的電力和相應的服務。電力企業經營管理的一個重要職能就是它的協調職能。協調是指為了有效地實現既定的經營目標,在執行計劃的過程中,對整個管理活動加以統一和調整,建立系統內外、縱橫協調一致的良好工作關系,防止各方面發生矛盾或重復、脫節現象。協調包括外部協調和內部協調。外部協調既包括電力企業與系統內其它電力市場主體(電網經營企業,電力消費企業和市場管理者)之間的協調;又包括電力企業與非電力部門之間的協調。內部協調又分為縱向協調和橫向協調。縱向協調是指企業內部上下級管理人員之間和上下職能機構之間的活動協調;橫向協調是指企業內部同級部門之間,同級職能機構之間的活動協調。總而言之,電力企業的經營管理是多部門協調的結果。這就給工作流提供了廣泛的應用空間。

3典型工作流介紹

文檔(包括圖片、動畫、映像等)的傳送是信息管理中主要手段之一,在電力企業管理中,文檔管理主要存在以下工作流程。

3·1外部協調

a.收文管理流:負責描述上級來文(包括通知、批復、計劃、便函、簡報等),以及外單位來文的流轉過程。

b.發文管理流(外部發文):負責描述對外公文(請示、報告、申請)的擬稿、審核簽發等流轉過程。

c.信訪管理流:負責描述來人訪問、來信或上級轉信的流轉過程。

3·2縱向協調

a.發文管理流(內部發文):負責描述內部公文的擬稿、審核等流轉過程。

b.計劃管理流:負責描述各分場、科室計劃的制定、審批等流轉過程。

c.安全管理流:負責描述違章、缺陷的登記、解決等流轉過程。

3·3橫向協調

a.檔案管理流:負責描述各類文檔的歸檔登記、借閱審批等流轉過程。

b.會議管理流:負責描述會議通知、會議紀要等流轉過程。

c.設備管理流:主要描述設備的日常管理工作,包括設備的申領、審批等流轉過程。d.燃料管理流:負責描述燃料的驗收、核對、化驗等流轉過程。

由此可見,電力企業的生產經營中存在著多種工作流,這些流程的集合構成了企業管理的核心內容。通過對這些流程的分析建模,實現各自的自動化就可以實現整個企業管理的自動化目標。

4工作流實例分析

電力企業管理的典型應用為企業文檔管理系統,典型的公文發文流如圖2所示。

這是一個標準工作流、異構工作流和單向工作流相結合的動態過程。從以上流程可見,在公文管理系統中,任何一項任務都是由5個要素組成的:執行人、文檔、動作、狀態及狀態變化。

執行人是行為主體,是動作的執行者,他具有各種操作能力(或者說具有一定的決策能力)。上述發文流程中,執行人是擬稿人、辦公室主任、相關領導、總經理、檔案人員等角色的集合。若文檔操作者不在此集合范圍之內,那么他就沒有操作文檔的權利。文檔是行為客體,即公文。一項任務僅有一個文檔,它存儲在共享數據庫中。

動作指執行人發出的行為。即指擬稿、審稿、核稿、會簽、簽發和登記歸檔等的集合。它們由執行人在適當的時候觸發。

狀態及狀態變化是5要素中最為重要的2個因素,也是系統工作流得以實施的基礎。發文流程中共有7種狀態:擬稿完畢待審核,審核完畢待會簽,會簽完畢待簽發,簽發完畢待歸檔,審核有異議退回擬稿,會簽有異議退回擬稿,簽發有異議退回擬稿。在流程的不同階段,文檔狀態在這7者之間不斷變化。這5個要素的集合代表了一項任務:某一執行人對處于某一狀態的文檔執行一次動作,并在其后使文檔的狀態發生改變。

在實際的工作中公文的發文過程并不是一層不變的,其過程將隨著5個要素組成的變化而具有不確定性。例如由于執行人的空缺而停頓,由于文檔性質的特殊而改變流向,由于動作(執行人發出的行為)不同(包括同意、不同意、修改、重擬等)而改變狀態。因而一個完整的文檔管理系統應具有多種可供選擇的動態工作流。LotusR5支持多種工作流的設置,但每一工作流的動態選擇要由MIS系統確定。所以在用工作流概念解決信息管理過程時,既要解決多種工作流的定義,又要能動態地自動根據具體情況選擇適當的工作流,以滿足各種變化的情況。以上僅以公文發文為例進行討論。實際上在電廠中,所有的信息管理過程都遵循著這一規律,例如:生產計劃的擬定,定期的財務報表,物資管理計劃,干部人員的管理任命都可以歸納為標準、異構和單向工作流相結合的動態過程,正確地描述工作過程和合理地處理組成每一過程的各個要素,就能充分協調資源,使其發揮最大的能動性。

5結論

實踐證明,采用計算機化的工作流程解決方案可以幫助人們把作業環境規范化,減少失誤與重復勞動,縮短辦理周期,提供過程優化的依據,從而達到提高效率和科學管理的目的。此外,通過工作流還可以改進管理。因為當作業步驟按既定流程進行時,可以得到進一步關于管理的信息,可以知道每一個步驟的效率,可以知道作業瓶頸在那里,也提供了那些環節可以得到進一步改進等信息。

當然,自動化的實現還要求人的積極參與和有效規范的管理模式,這對于人員素質和現代企業管理提出了新的挑戰。

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