論文關鍵詞：民營企業檔案管理現狀對策

論文摘要：在分析我國民營企業檔案工作現狀的基礎上，提出了推進民營企業檔案工作全面、健康發展的對策：一是開展心理引導，激發建檔熱情。二是勇于開拓創新，實現多元服務。三是堅持依法治檔，注重監管方式。四是拓展管理范圍，推行多元模式。

1正確認識民營企業檔案工作的現狀

從筆者所在的福建省晉江市了解的情況和河南開封市非公有制企業檔案工作情況調查結果來分析，我國民營企業檔案工作的現狀大致可歸結為兩點。

1.1我國民企檔案工作處于自發的狀態，部分企業已有相當的發展水平。據筆者對福建省晉江市的恒安紙業集團、親親食品集團、七匹狼集團、鳳竹集團、福馬食品集團等10余家民營企業的調查中發現，這些企業均已開展了不同程度的檔案工作，特別是鳳竹、七匹狼和恒安三家集團公司的檔案工作雖然管理模式各不相同，但其工作都已達到相當的水平，恒安集團公司因已在香港上市，注重汲取和采用國外的管理模式，鳳竹集團公司在國內上市，許多檔案業務在借鑒國企的管理模式上有所創新發展，其檔案管理已通過國家二級標準的驗收。七匹狼集團則采用與國企截然不同的分散式管理模式。而據河南開封市的調查結果表明，在被調查的82家企業中，已開展檔案工作的68家，占被調查企業的83％；尚未開展檔案工作的10家，僅占被調查企業的12％；未說明是否開展檔案工作的4家，占被調查企業的5％。庫房、檔案專用設備的設置情況也較好，在調查的企業中，明確有檔案庫房的占90％，未說明庫房情況的只占10％。這些企業都具有一定的代表性，分別為加工業、制造業、流通業、服務業、房地產業及其他行業。這說明當前民營企業對于開展檔案工作已有相當的自覺性和發展水平。

1.2民營企業的整體檔案管理呈橄欖形狀，水平不均衡。一般而言，規模大的企業好于規模小的企業，明星企業好于一般企業，創立時間長的企業好于創立時間短的企業，效益好的企業好于效益差的企業。從開封市調查中可以發現，隨著企業資產的增加，企業規模的擴展，已開展檔案工作企業的比例數量也隨之上升，顯示企業規模與企業資產情況對檔案工作有非常直接與重要的影響，同時，調查結果也表明未開展檔案工作的企業比例很少，僅占12％，加上未說明開展檔案工作的企業也僅有20％，而檔案管理已達到較高水平的示范企業也是少數，所以，從總體上看，民營企業整體的檔案管理呈現出兩頭小、中間大的橄欖型狀，水平不均衡。我們業界一些學者將當前民營企業的檔案管理狀況，分為四個類型。一是“重視型”。檔案工作被企業列入重要議事日程，有專門的寬敞的庫房和檔案人員辦公室，檔案閱覽室；有專職檔案人員，管理設施設備齊全；根據企業的實際情況制定了一整套檔案管理制度，各類文件資料收集齊全、歸檔及時，保管科學、利用見效。其中，少數企業的檔案管理甚至通過了國家級標準的驗收。二是“上進型”。企業主有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，檔案的效益也未能充分地發揮出來，三是“隨意型”。企業主的檔案意識還不夠強，對檔案工作的關注還不到位，急需用時強調要管一管，平時對檔案持可有可無的態度，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個末位的工作。工作隨意性較大。四是“不管型”。企業主沒有檔案意識，企業一些重要證件、核心文件零散地放在企業主或部門負責人手里，檔案管理處于“三不管”和“五無”的狀態，即“檔案部門不管、工商部門不管、企業主自己不管；無機構、無人員、無庫房、無設備、無經費”這種類型在小型企業中比較多見。

[摘要]企業檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。要做好新時期的企業檔案工作，企業檔案工作者應立足服務，強化責任意識，提高自身素質，積極探索新的管理方法，升華管理理念，推進檔案資源集約化、信息化，使個人的努力與企業提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業檔案管理工作的含金量，使企業檔案的內在價值最大化。

[關鍵詞]企業檔案；管理；思考

隨著市場經濟體制的建立，大量新的投資主體和經濟團體應運而生，國家重點建設項目不斷擴大，企業檔案在經濟建設和各項社會事業中的作用越來越大，日益受到大家的關注。作為企業管理有機組成的檔案工作，如何發揮自身獨特的優勢和功能，為企業排憂解難、贏得未來，是每一個檔案工作者應當深思的問題。筆者結合企業檔案工作實際，就新時期檔案工作管理模式、管理理念及其管理手段等方面談點粗淺認識。

一、強化責任意識，為企業決策提供服務

企業檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。以文字、圖表、聲像、電子等諸多載體形式存在的企業各類檔案，是市場經濟條件下企業的一筆無形資產，是企業重要的信息和動力之源，也是企業領導科學決策的歷史依據。它的開發利用及安全保密對企業興衰成敗有著不可估量的意義，對于企業領導正確、迅速的決策及企業的生存發展起著至關重要的作用。入世后的今天，中國向世界敞開胸懷，面對國內市場國際化和全球經濟一體化的嚴峻挑戰，企業檔案工作者應把開發利用檔案信息資源作為工作的重點。通過對檔案信息資料的整理、研究、發掘、提煉和精選，把那些具有深層開發價值的信息資料，及時提供給利用者(企業領導、管理者、科技人員)，使他們從檔案信息中獲得啟迪，拓寬發展企業的新思路，研制和開發新產品，發展新技術，從而使檔案死資料活起來，把檔案的信息資源轉化為現實生產力，為推進企業經濟增長發揮其獨特功能。要讓檔案信息走出檔案室的小天地，投入為企業參政、辦事、服務的大環境中，做到既和隸屬辦公部門的整體工作接軌，又和企業的中心工作、重點工作同步，為企業形成新的經濟增長點服務。如開展檔案展覽，編寫并分發企業大事記、組織機構沿革、歷年經濟指標、工程項目簡介、事故分析匯編等；又如，為黨代會、職代會等大型會議或各類慶典、重大禮儀活動以及領導現場辦公、視察工作提供攝影、攝像、接待等服務。這樣，不僅可以給檔案員一個在公眾面前展現良好形象的平臺，引起領導和各部門對檔案工作的重視和支持，而且可以收集到許多有用的第一手材料，形成一個從收集到利用的良性循環。這些工作都要求檔案工作者要強化責任意識、前瞻意識，圍繞企業在一定階段的發展目標、市場開拓、人才選用等決策的熱點、難點等問題，開展檔案信息開發利用工作。通過對重點檔案信息的采集、篩選、加工和編研，提供高質量、智能型的檔案信息編研材料，為企業領導正確、迅速決策提供咨詢和參考。

二、推進檔案信息化建設，為實現企業目標服務

為了及時處理好企業產權制度改革過程中的檔案問題，防止流失，1998年國家檔案局、國家經濟體制改革委員會、國家經濟貿易委員會、國家國有資產管理局共同研究、聯合下發了《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》，其中規定了檔案處置原則：維護國家安全和國家利益，保守國家機密和企業商業機密，防止檔案散失；區別情況，依法、合理處置；維護檔案的安全、便于有關方面對檔案的利用；有利于企業保持經營管理的連續性。規定了分類進行檔案的歸屬與流向，其中對沒有去處的檔案以及部分黨群、行政管理檔案要求移交給企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。"寄存"成為改制企業檔案存放的一種重要方式存在。

關于"寄存"檔案，在《檔案法》中第十六條規定："集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時，可以收購或者征購。

前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣。"也就是說，不屬于檔案館接收范圍的單位和公民，其對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，可以以"寄存"的形式存放在檔案館。"寄存"作為檔案移送檔案館的一種方式固定下來，但檔案館是否適合寄存改制企業的檔案？如果盲目寄存這些檔案，又會給檔案館帶來怎樣的隱患？

隱患一、檔案數量多，占用空間大。從改制企業來看：以我區實際為例，共有改制企業319家（不包括鄉鎮企業），其中國有企業60家；集體企業259家，1999年6月前已改制企業204家。從檔案情況看：部分已改制企業檔案仍屬遺留問題，集體和鄉鎮企業資產產權變動時，檔案的處置如果參照《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》執行，那么就會出現檔案數量大，質量差的現象。從實際狀況看：企業主管部門檔案機構面臨人員缺乏、庫房緊張的現狀，不易承擔起接收或寄存檔案的負荷，這項工作最終將落在檔案館。面對這種狀況，檔案館如果無選擇地對改制企業檔案加以接收或寄存，幾十年后，當出現庫滿為患、爆發庫容量危機時，我們又該如何去面對這些寄存的檔案呢？是置之不顧，還是退還企業？

隱患二、妨礙館藏優化建設。豐富館藏是檔案館的首要任務，它包含兩條內容：1、數量充分，質量優化。2、成分充實，結構合理。改制企業的檔案多數在改制前沒有進行達標或目標管理認定，檔案屬于自由整理狀態，質量較差，企業又往往在改制結束時提出寄存要求，倉促進行；檔案館對寄存檔案沒有相關的規定，缺乏約束力，導致一些沒有保存價值或者重復的檔案充塞館內。此外，按《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》的規定：產權變動后，基建檔案、設備檔案隨其實體歸屬；產品、科研檔案（含專利、商標、專業技術等）按有關政策法規辦理；會計檔案按《會計檔案管理辦法》執行；生產技術管理、經營管理檔案由雙方商定，可移交接收方，亦可隨黨群工作、行政管理檔案移交企業主管部門或寄存所在地國家檔案館。這樣移交或寄存檔案館的檔案往往是一種與企業權益、經濟技術無關的信息，僅僅是為沒有去處的檔案設置一個比較放心的落腳點，這種種類單調、載體單一的檔案實體，自然無法滿足優化館藏的目標。

隱患三、所有權不明確。《檔案法（草案）》的審議報告中說："檔案的所有權問題，可以適用于民法通則關于財產所有權的一般規定"，《民法通則》第七十一條：財產所有權是指所有人依法對自己的財產享有占有、使用、收益和處分的權利。寄存是一種暫時存放的行為，也就是說這些寄存在檔案館的檔案依法屬于這些改制后的企業所有，企業對其享有一定的權力。因此，不少企業要求以專柜存放，鑰匙由企業保管的形式寄存，那么檔案館能否依據一定的原則和技術，對其進行必要的加工整理、編目、提供信息給社會利用？是否有權對這些檔案進行鑒定和銷毀？還是僅僅為其提供一個存放的空間。

摘要：分析了企業檔案管理的重要性，闡述了企業檔案管理的原則，并對現行檔案管理工作提出了相應的建議，以期為有關檔案工作者提供參考。

關鍵詞：企業；檔案；管理；建議

1企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

（1）企業的檔案是企業科技發展的催化劑。

（2）企業的科技檔案是知識形態的生產力。

1企業檔案管理的重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。各企業應注意日常工作中，各種文件材料的形成、積累，并按一定要求進行科學分類整理，統一管理本企業各門類、各種載體的檔案，實現檔案的有效利用。

（1）企業的檔案是企業科技發展的催化劑。

（2）企業的科技檔案是知識形態的生產力。

（3）企業檔案是企業經濟效益和社會效益的表現形式。

（4）企業檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。