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關(guān)于檔案管理的知識范文第1篇

關(guān)鍵詞：物聯(lián)網(wǎng)智慧檔案館檔案實體管理服務(wù)模式

Abstract：The developments and applications in Internet of Things creat an entirely new platform for the information exchange of people and materi？ als，things to things.In this paper， we firstly intro？ duce the defining about smart archives among the national academia， then propose the concepts of smart archives， analyse the important effecton ar？ chivesmanagementbroughtfromInternetof Things and finally state the archives entity manage？ ment and service pattern about comprehensive？ lyperceptional smart archives on basis of Internet of Things.

Keywords： Internet of Things；Smart Archives； Archives Entity Management；Service Pattern

2005年，國際電信聯(lián)盟（ITU）在《Internet Re？ ports2005： The Internet of Things》中正式提出了物聯(lián)網(wǎng)的概念，指出物聯(lián)網(wǎng)是基于各種網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的一種全新的動態(tài)網(wǎng)絡(luò)體系，它將信息和通訊技術(shù)領(lǐng)域從任何人之間隨時隨地地連接擴(kuò)展到了任何人和物之間隨時隨地的互聯(lián)。[1]該技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用為人與物、物與物之間的信息交換創(chuàng)造了一個全新的平臺。2008年，IBM首次提出了“智慧地球”的概念，它主張更透徹的感知、更全面的互聯(lián)互通和更深入的智能化。此概念一經(jīng)提出，便受到了世界各國的關(guān)注，有關(guān)“智慧”的理論研究與實踐探索如雨后春筍接踵而至。

近幾年來，檔案學(xué)領(lǐng)域也掀起了研究智慧檔案館的概念、特征、頂層設(shè)計等內(nèi)容的熱潮，但是智慧檔案館的建設(shè)是一個長期而浩大的工程，不可能一蹴而就。本文著重探討在構(gòu)建基礎(chǔ)層次的全面感知型智慧檔案館的過程中，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生的重要影響，進(jìn)而提出基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的全面感知型智慧檔案館的檔案實體管理與服務(wù)模式。

一、智慧檔案館的概念

我國對智慧檔案館的研究尚處于起步階段，目前檔案學(xué)界對“智慧檔案館”還沒有一個統(tǒng)一、明確的正式定義，不同研究視角的學(xué)者對智慧檔案館進(jìn)行了不同的描述。楊來青等人從智慧技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理領(lǐng)域的角度，認(rèn)為智慧檔案館是采用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的檔案館模式。[2]畢娟認(rèn)為智慧型檔案館是以一種更智慧的方法，通過利用新的信息技術(shù)來改變用戶和檔案館系統(tǒng)信息資源交互的方法，提高檔案館服務(wù)的靈活、準(zhǔn)確、便捷，進(jìn)而實現(xiàn)智慧化服務(wù)和管理的檔案館模式。[3]陶水龍則從建設(shè)實踐的角度出發(fā)，認(rèn)為智慧檔案館是應(yīng)用集成方法將系統(tǒng)與建筑優(yōu)化融合，通過對設(shè)施設(shè)備的自動監(jiān)控，對各類服務(wù)性資源的整合和綜合管理，將各職能系統(tǒng)和資源有機地結(jié)合，營造安全、舒適、良好的綜合環(huán)境。[4]

雖然不同學(xué)者對智慧檔案館的定義有不同的見解，但是仍然存在一些共性認(rèn)識，即不是重點關(guān)注檔案信息資源的智慧管理，還是關(guān)注提供全面的泛在服務(wù)，智慧檔案館都離不開新的信息技術(shù)，尤其是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，它是實現(xiàn)智慧檔案館全面感知化的重要保障。目前，隨著信息化的逐步推進(jìn)，物聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù)已經(jīng)成功應(yīng)用于物流倉儲、零售、交通、門禁管理等眾多領(lǐng)域，特別是在圖書行業(yè)的廣泛應(yīng)用，為檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提供了大量可借鑒的經(jīng)驗。部分省市檔案館已經(jīng)進(jìn)行了一些有益的嘗試，例如，在整合視頻監(jiān)控系統(tǒng)、幕簾報警系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)等基礎(chǔ)上，江蘇省太倉市檔案局利用超高頻射頻識別技術(shù)，實時聯(lián)動檔案實體和數(shù)字檔案資源，實現(xiàn)了檔案實體的區(qū)域追蹤定位、移動終端管理、自動盤庫等功能，創(chuàng)新構(gòu)建了檔案的安全防范體系。筆者認(rèn)為，智慧檔案館是在傳統(tǒng)的實體檔案館和數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，利用新興的智慧技術(shù)，實現(xiàn)檔案館內(nèi)多種資源的智慧管理，從而提供更加主動、立體互聯(lián)的深層智慧化服務(wù)。

二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的檔案實體管理

依托物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館形成了一個智慧的系統(tǒng)，可以實現(xiàn)檔案、館舍、設(shè)備、用戶與檔案管理者隨時隨地地溝通和感知，[5]從而可以為檔案館中的任意物體提供智慧的互聯(lián)服務(wù)。但是無論是傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館還是智慧檔案館，其主要功能之一都要求實現(xiàn)對檔案實體資源的保管和利用，主要是圍繞檔案實體進(jìn)行收集、整理、利用、統(tǒng)計等管理活動并對檔案實體保管環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用將使檔案實體的保管更加安全，利用更加便利。

（一）傳統(tǒng)檔案實體管理

20世紀(jì)80年代以前，對檔案實體進(jìn)行維護(hù)和管理的技術(shù)都較為簡單，主要以手工方式完成檔案整理、檢索、利用等各項工作，如用手寫方式對歸檔文件材料進(jìn)行編號、手工編制檔案目錄、手工翻閱目錄進(jìn)行檢索、手工調(diào)檔、手寫出具檔案證明等；同時采用較為簡單的物理、化學(xué)技術(shù)進(jìn)行檔案實體的保管和保護(hù)，如采用在地面灑水的方式為檔案庫房加濕，采用放置木炭、生石灰、硅膠等方式為檔案庫房降濕等。[6]

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，有效提高了檔案實體管理水平和檔案利用查找效率，基本實現(xiàn)了對檔案實體的目錄、全文等信息的收集、存儲和檢索。但是目前的檔案信息管理系統(tǒng)中，各種技術(shù)的應(yīng)用、流程的改進(jìn)大多是針對檔案虛擬信息的，由于檔案實體本身無法自動發(fā)送和接受任何指令，因此在對這些虛擬信息進(jìn)行研究之后，并沒有有效的途徑反饋給檔案實體；而由于檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的都是檔案的虛擬信息，無法對檔案實體進(jìn)行實時監(jiān)控和管理，如果發(fā)生檔案實體丟失的情況，檔案信息管理系統(tǒng)無法得知。

同時，在目前的檔案利用過程中，檔案用戶通過檔案信息管理系統(tǒng)查閱到相關(guān)檔案，如需借閱檔案實體，主要依賴檔案的分類擺放來進(jìn)行檔案實體的定位查找。然而，經(jīng)過頻繁的借閱和歸還，難免造成檔案錯位放置，給工作帶來諸多不便，如需查找錯位放置的檔案，將耗費大量的人力和時間。

另外，為了有效保障檔案實體的安全保管，目前多數(shù)檔案館會配備防火設(shè)備、防盜監(jiān)控和溫濕度控制等安全管理系統(tǒng)。但總體而言，這些系統(tǒng)的自動化程度不高，很多還需要依賴人工管理實現(xiàn)，并且這些系統(tǒng)一般彼此獨立運行，無法形成統(tǒng)一有效的整體管理，存在一定的安全隱患。

（二）基于物聯(lián)網(wǎng)的檔案實體管理

引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在所有檔案實體上設(shè)置一個帶傳感能力的電子標(biāo)簽，將會徹底解決檔案館中檔案實體與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)之間缺乏溝通橋梁的難題。由于物聯(lián)網(wǎng)中每個聯(lián)網(wǎng)節(jié)點都具有獨立尋址的能力，因此通過植入傳感節(jié)點的方式可以實現(xiàn)對每一份檔案的實時感知和監(jiān)測。同時，通過建立物聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)的無縫鏈接，可以有效實現(xiàn)檔案資源共享和檔案實體快速靈活地查找、準(zhǔn)確地區(qū)域定位、圖形化導(dǎo)航索取、快速查庫等智能化管理。

通過為每一份紙質(zhì)檔案粘貼附有該檔案題名、存放位置等相關(guān)信息的電子標(biāo)簽，檔案管理人員可以利用讀寫設(shè)備對檔案密集架上的檔案進(jìn)行盤查掃描，以檢測每一件檔案的狀態(tài)，并將掃描到的信息與檔案信息管理系統(tǒng)中的信息進(jìn)行比對更新，從而及時發(fā)現(xiàn)檔案丟失或者錯位放置的問題。一旦出現(xiàn)檔案實體的錯位放置，讀寫設(shè)備就會報警提示，并通過精確的位置引導(dǎo)信息找到錯位放置的檔案，使其正確歸位，從而提高檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的監(jiān)管能力和檔案管理人員盤庫的工作效率。

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，用戶在利用檔案的過程中，如果需要借閱檔案實體，借閱的過程將會變得更加方便與簡捷。首先通過檔案信息管理系統(tǒng)查找到檔案目錄，隨后可以利用嵌入的傳感器節(jié)點去圖形化導(dǎo)航索取對應(yīng)檔案實體的物理位置并完成實體借閱。同時，由于每份檔案都具有獨一無二的電子標(biāo)簽，在通過讀寫設(shè)備完成檔案實體借閱的過程中，檔案實體的檔號、題名、借閱人、借閱次數(shù)等多種信息被自動地記錄到檔案信息管理系統(tǒng)中，為后期的檔案統(tǒng)計工作提供了極大的便利。

另外，檔案資源不可再生的特點要求保管檔案的庫房環(huán)境必須符合相關(guān)的要求。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館中，可以將館內(nèi)的所有安全防護(hù)系統(tǒng)集成一體，形成一個統(tǒng)一的安全管理平臺。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，還可以在傳感器節(jié)點上增加更為復(fù)雜的深入感知能力，實現(xiàn)對檔案實體周圍的溫濕度、光線等信息的傳感，管理平臺通過預(yù)先設(shè)定的程序?qū)旆繙貪穸取⒐饩€等環(huán)境情況進(jìn)行不需人工干預(yù)的智能化調(diào)節(jié)。例如，當(dāng)檔案實體處于溫濕度不合適的環(huán)境時，傳感器節(jié)點能夠自動向?qū)?yīng)的管理節(jié)點發(fā)送提醒信息，并采取有效措施消除安全隱患，從而有效降低了因溫濕度不適宜而導(dǎo)致檔案實體發(fā)生霉變或脆化等風(fēng)險。管理平臺可以通過檔案實體中的傳感器節(jié)點和視頻監(jiān)控系統(tǒng)共同對檔案實體實施監(jiān)控，如果檔案實體未經(jīng)授權(quán)出庫，庫房門口的傳感探測器就能及時檢測并報警，同時管理平臺可以自動以手機短信、E-mail等方式向預(yù)設(shè)的管理人員發(fā)送警報情況，從而便于管理人員能夠隨時隨地了解庫房情況。

因此，隨著傳感器節(jié)點的智能程度不斷提高，檔案實體被賦予了主動思考和處理事務(wù)的智慧，可以感知自身狀態(tài)和周圍環(huán)境，并能與檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，使得現(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)不再是一個被動的信息查詢系統(tǒng)，而真正起到了連接用戶和檔案實體的橋梁作用。檔案實體的自我感知能力和簡單信息處理能力，也是構(gòu)建未來智慧檔案館的關(guān)鍵基礎(chǔ)。

三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的服務(wù)模式

如果說傳統(tǒng)檔案館以對檔案實體的保管為重，那么未來的智慧檔案館將更側(cè)重于服務(wù)。隨著互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用的不斷深入，檔案信息的公_程度將越來越高，檔案信息的需求將越來越大，因此檔案信息的服務(wù)范圍、服務(wù)方式和服務(wù)質(zhì)量也將越來越重要。[7]智慧技術(shù)的應(yīng)用催生了智慧服務(wù)的革新，采用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，其應(yīng)用架構(gòu)將發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，它提供的服務(wù)模式也會隨之發(fā)生改變。

（一）由靜態(tài)被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間相互孤立，只能管理檔案的虛擬信息，無法直接管理檔案實體。檔案服務(wù)過程中，檔案實體更多時候呈現(xiàn)出的是一種靜態(tài)的、被動地等待查找利用的傳統(tǒng)特性。

而物聯(lián)網(wǎng)由傳感網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、傳輸網(wǎng)絡(luò)和應(yīng)用控制網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)構(gòu)成，具有全面感知、可靠傳遞和智能處理三個重要特征。[8]植入了傳感器節(jié)點的檔案實體可以主動地向檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)送信息，實時更新系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息；同時也可以隨時隨地接受檔案信息管理系統(tǒng)的管理，獲取應(yīng)用對象的信息，從而給檔案信息管理系統(tǒng)提供更為全面翔實的檔案狀態(tài)數(shù)據(jù)。當(dāng)用戶需要通過檔案信息管理系統(tǒng)查詢到某一檔案實體的相關(guān)信息時，檔案實體中的傳感器節(jié)點將對用戶尋找檔案實體的過程進(jìn)行引導(dǎo)，此時的檔案實體富有智慧，成為利用活動中的主動參與者。

（二）由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)過程

現(xiàn)階段的檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間主要形成如圖1所示的服務(wù)關(guān)系模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)是信息交換的核心，用戶和檔案實體之間無法直接進(jìn)行信息傳遞，只能通過檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行中轉(zhuǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系則呈現(xiàn)為明顯的服務(wù)單向性，即檔案信息管理系統(tǒng)僅在入庫前采集一次檔案信息，隨后，系統(tǒng)中只隨時記錄檔案的借閱信息。由于檔案實體本身缺乏信息接收的能力和傳遞的載體，檔案信息管理系統(tǒng)幾乎不再與檔案實體交互任何信息，從而導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間脫節(jié)。而檔案信息管理系統(tǒng)和用戶之間雖然可以進(jìn)行相互的聯(lián)系，但是更偏重的仍是用戶與檔案信息管理系統(tǒng)的聯(lián)系（比如用戶可以通過系統(tǒng)查詢檔案、訂閱電子檔案、申請借閱、網(wǎng)上延期等），檔案信息管理系統(tǒng)向用戶卻只提供比較有限的信息反饋服務(wù)（比如檔案催還提醒、檔案借閱審批通知等）。

而基于物聯(lián)網(wǎng)的智慧檔案館中，用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間則形成了如圖2所示的網(wǎng)狀服務(wù)模型。在該模型中，檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體都是具有計算能力的智慧節(jié)點，相互之間可以進(jìn)行更為廣泛的信息交互。通過這種信息交換，檔案信息管理系統(tǒng)中存儲的檔案虛擬信息與檔案實體一一對應(yīng)，從而加強了檔案信息管理系統(tǒng)與檔案實體之間的聯(lián)系。而用戶可以通過持有智能設(shè)備加入到該物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)中，不僅可以和檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行順暢的信息交換，還可以通過手持設(shè)備和檔案上的傳感節(jié)點建立聯(lián)系、直接通信。當(dāng)用戶漫步在開架檔案旁時，不僅能夠?qū)崟r感知到附近檔案的主題內(nèi)容等信息，而且可以由嵌入其中的傳感節(jié)點引導(dǎo)用戶快速高效地找到目標(biāo)檔案實體。

（三）由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)

現(xiàn)階段的檔案信息管理系統(tǒng)對檔案實體的信息存儲有限，且實體信息很難更新，無法對檔案實體進(jìn)行實時有效的管理，缺乏足夠的檔案信息進(jìn)行用戶服務(wù)。其能夠為用戶提供的大多是一個個孤立的檔案資料，既無法將所有檔案聯(lián)系為一個整體，也o法提供檔案管理與利用過程中產(chǎn)生的相關(guān)信息，因此，目前的檔案服務(wù)往往局限于淺層的資料服務(wù)。

然而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的智慧檔案館中，每個檔案實體都被賦予了智慧能力。物聯(lián)網(wǎng)的感知和控制能力使得應(yīng)用對象在提供感知信息后還能夠相互傳遞信息，同時各個智慧節(jié)點自身都具有智慧化的信息處理能力，它們又通過物聯(lián)網(wǎng)形成了一個有機的整體，相互之間可以進(jìn)行信息的交換與共享，因此除了豐富的檔案內(nèi)容信息之外，還將產(chǎn)生大量的檔案全生命周期過程中的輔助信息。在此基礎(chǔ)上，能夠自動分析用戶的需求，挖掘各種檔案知識，對各節(jié)點之間的檔案知識進(jìn)行匯聚和融合，從中獲得一些隱藏的有價值信息，從而為用戶提供綜合的深層次的信息服務(wù)。

四、結(jié)語

隨著檔案進(jìn)庫量和利用量的快速增長，傳統(tǒng)的管理手段難以對所有檔案實體資源做到智能、高效、安全的管理和利用。基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建的智慧檔案館，能夠使檔案信息與檔案實體實現(xiàn)有機結(jié)合，從而實現(xiàn)更加高效、安全的智能化管理，服務(wù)模式也將比現(xiàn)階段有更為全面的發(fā)展。雖然智慧檔案館的研究仍處在探索階段，物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下智慧檔案館的實際建設(shè)也將面臨成本、人才等多方面的問題，從而不能在短期內(nèi)完成，但是筆者堅信，物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和復(fù)合型人才的培養(yǎng)與儲備終將促進(jìn)智慧檔案館的健康發(fā)展。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]International Telecommunication Union，Inter？ net Reports2005： The Internet of Things[R].Geneva： ITU，2005.

[2]楊來青，徐明君，鄒杰.檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館[J].中國檔案，2013（2）：68-70.

[3]畢娟.智慧城市環(huán)境下智慧型檔案館建設(shè)初探[J].北京檔案，2013（2）：13-16.

[4]陶水龍.智慧檔案館建設(shè)思路研究[J].中國檔案， 2014（6）：67-69.

[5]許德斌.智慧城市新環(huán)境下的智慧檔案[J].山西檔案，2014（5）：72-74.

[6]賈玲，周曉林，陸江，陳東.從檔案實體管理、信息管理到檔案知識管理[J].中國檔案，2012（2）：42-44.

關(guān)于檔案管理的知識范文第2篇

關(guān)鍵詞：標(biāo)準(zhǔn)化 科學(xué)化 企業(yè)管理 檔案

一、傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

在市場經(jīng)濟(jì)多元化的今天，檔案作為重要的信息資源，對企業(yè)的發(fā)展越來越重要。企業(yè)檔案不但要記錄歷史，還要服務(wù)現(xiàn)實，企業(yè)檔案已出現(xiàn)數(shù)字化管理新模式。借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或瀏覽。當(dāng)前進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，企業(yè)檔案工作備受冷落，大多只是實現(xiàn)了簡單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索，傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，遠(yuǎn)沒有實現(xiàn)真正的檔案信息化，只有轉(zhuǎn)變觀念，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，認(rèn)識進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性，才能使檔案管理工作走出困境，發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

企業(yè)檔案機構(gòu)地位低下。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作認(rèn)識不足，重視支持不夠： 許多國有企業(yè)的檔案機構(gòu)與人員被大幅裁減，檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施及工作人員的基本工作條件長期得不到改善，檔案機構(gòu)往往成為被首先、重點清理的對象。檔案業(yè)務(wù)經(jīng)費嚴(yán)重不足，影響正常工作的開展，檔案人員的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，檔案機構(gòu)在企業(yè)組織體系中地位下降，嚴(yán)重挫傷了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，致使大量管理人才的流失，而且也制約了企業(yè)檔案工作的開展。

企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展。企業(yè)檔案管理滯后于信息化發(fā)展，許多企業(yè)檔案機構(gòu)和人員面對新出現(xiàn)的電子文件，采取回避措施，傳統(tǒng)的檔案實體管理模式卻難以適應(yīng)信息化發(fā)展，固守傳統(tǒng)的檔案實體管理模式，導(dǎo)致電子文件、檔案沒有實施管理或管理不當(dāng)。

企業(yè)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。伴隨著大規(guī)模是企業(yè)重組和企業(yè)合并，由于一些檔案材料分散保管于各部門，零散地分布在機構(gòu)成員手中，無法相互借鑒，沒有一個機構(gòu)來集中統(tǒng)一的管理本業(yè)的檔案，由于產(chǎn)權(quán)關(guān)系不明確，導(dǎo)致工作效率低下，工作失誤增多。在有的企業(yè)中由于管理不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案材料被盜，如果企業(yè)檔案部門不進(jìn)行根本性的變革，企業(yè)“記憶”面臨著丟失的危險，就難以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的要求。

二、知識管理與企業(yè)檔案管理

知識管理是一個新的概念和事物，隨著知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，知識管理研究也興起一股熱潮，知識管理的對象是知識，管理的目標(biāo)是運用知識。知識管理是為了有效地提高企業(yè)的競爭力，而綜合企業(yè)內(nèi)部和的各種信息、知識，并加以識別、收集、科學(xué)的加工和充分的運用，并通過建立知識共享機制，鼓勵知識創(chuàng)新，實現(xiàn)知識的增值；利用企業(yè)所蘊含的集體智慧提高企業(yè)的應(yīng)變和創(chuàng)造能力。在知識管理經(jīng)營管理模式下，增強企業(yè)組織對環(huán)境的適應(yīng)能力，企業(yè)的發(fā)展不再受到資金和自然資源的限制，知識資源對于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用，知識管理有了強大的生命力和廣闊的發(fā)展前途。知識管理思想的內(nèi)涵，可以概括為知識管理是對企業(yè)產(chǎn)生的知識進(jìn)行管理通過獲取、存儲、學(xué)習(xí)、傳播、共享，運用這些知識服務(wù)于企業(yè)的各項管理工作才是知識管理的最終目的。在知識經(jīng)濟(jì)社會中，知識管理將為企業(yè)創(chuàng)新增添動力，要使每個員工都能接觸并有效地運用企業(yè)的知識，實現(xiàn)將合適的知識在合適的時間給合適的人。可以隨時隨地地找到最需要的知識，企業(yè)經(jīng)主要依靠知識來贏得競爭的優(yōu)勢，最終實現(xiàn)成本最小，而收益最大。

企業(yè)檔案在知識管理中的作用。企業(yè)檔案是企業(yè)活動的忠實記錄，企業(yè)的隱性知識占據(jù)了企業(yè)知識資源的主體，企業(yè)檔案忠實的記載了企業(yè)員工在從事生產(chǎn)、管理等各項活動過程中的情況，隱性知識是企業(yè)知識資源的核心組成部分，而企業(yè)檔案就認(rèn)識、經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié)，積累了大量的企業(yè)顯性知識；企業(yè)檔案有助于實現(xiàn)企業(yè)知識共享，知識共享是通過信息交流、傳遞實現(xiàn)的。有知識為人們所運用，所掌握，知識才有價值。信息交流、傳遞的方式主要有兩種：語言和書面，書面交流是以文件、檔案等形式進(jìn)行知識的使用和交流。知識應(yīng)用范圍擴(kuò)大，價值實現(xiàn)也擴(kuò)大了企業(yè)檔案幫助保護(hù)企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)；企業(yè)檔案真實地記錄了企業(yè)進(jìn)行知識創(chuàng)新活動的時候的過程、內(nèi)容、結(jié)果，是在市場經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)發(fā)展下的必然產(chǎn)物，是企業(yè)擁有某一知識產(chǎn)權(quán)的法律憑證。檔案的憑證作用可以有效地證明知識產(chǎn)權(quán)的所有者，當(dāng)發(fā)生知識產(chǎn)權(quán)糾紛時，企業(yè)檔案可以有效地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)。企業(yè)檔案可以提供尋找相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜业木€索，企業(yè)檔案為企業(yè)員工培訓(xùn)提供教材，當(dāng)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)龐大、員工人數(shù)眾多時，知識管理系統(tǒng)記錄了與企業(yè)相關(guān)的內(nèi)容，企業(yè)外部知識培訓(xùn)使企業(yè)員工能迅速融入本企業(yè)，學(xué)習(xí)并遵守公司的各項規(guī)章制；企業(yè)檔案反映企業(yè)文化，企業(yè)檔案形成和產(chǎn)生于企業(yè)家和企業(yè)員工各種企業(yè)活動過程中，知識管理不僅是一項重要的管理活動，更是一種管理理念，企業(yè)檔案不僅具備知識特征，還是企業(yè)一種重要的知識資源，已成為許多企業(yè)戰(zhàn)略行為和價值觀的一部分。

知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向，知識管理是知識經(jīng)濟(jì)時代的要求，知識管理順應(yīng)了知識經(jīng)濟(jì)時代的要求，知識管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。在整個社會生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)居于主導(dǎo)地位，作為知識經(jīng)濟(jì)時代的管理模式，其對企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的意義有： 知識管理的根本目是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的出發(fā)點是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理的基本活動是知識的積累組織、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新。它可以促使人們重新認(rèn)識企業(yè)檔案的價值，促使人們重新視定義企業(yè)檔案管理工作的目的，促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動，以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法。以知識管理思想指導(dǎo)企業(yè)檔案工作，企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作方式走出來，通過挖掘企業(yè)檔案的知識價值，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，為企業(yè)創(chuàng)造價值，提升企業(yè)核心競爭力。

知識管理對企業(yè)檔案管理的要求。知識管理要求拓展和完善企業(yè)檔案管理職能，強化對檔案知識的開發(fā)利用，實施檔案管理的智能化服務(wù)，應(yīng)將檔案管理看成是企業(yè)知識管理的重要組成部分，檔案人員從檔案實體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者；知識管理要求企業(yè)完善和優(yōu)化館藏，檔案工作者必須投身于電子文件的產(chǎn)生和控制過程中，完善和優(yōu)化館藏資源是檔案工作的基礎(chǔ)和重點，利用檔案館豐富的數(shù)字化資源，重要手段則是數(shù)字化檔案館的建設(shè)，運用先進(jìn)的信息技術(shù)與手段，文檔信息數(shù)字化工作是數(shù)字化檔案館建設(shè)的另一主要內(nèi)容；知識管理要求企業(yè)提高檔案管理技術(shù)，對檔案管理來說，更依靠上數(shù)據(jù)，電子商務(wù)等現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用，檔案信息化離不開企業(yè)信息化，對檔案信息資源的深入開發(fā)，必須建立健全適應(yīng)信息化要求的電子文件形成、流轉(zhuǎn)、處置和監(jiān)控制度，納入企業(yè)整體信息化建設(shè)之中；知識管理要求檔案知識實現(xiàn)智能化服務(wù)，實現(xiàn)檔案知識智能化服務(wù)，可以通過企業(yè)知識庫的構(gòu)建、知識導(dǎo)航的提供、知識的咨詢等手段來實現(xiàn)；知識管理要求檔案工作者提高素質(zhì)，知識管理要求作檔案工作者必須提高自身素質(zhì)，檔案知識管理的關(guān)鍵因素是人才，掌握現(xiàn)代企業(yè)管理知識，要具備一定的信息分析和處理能力，以此提高檔案的管理水平。

三、知識管理背景下構(gòu)建企業(yè)檔案管理模式

面對機遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有主動去適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、積極為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時代應(yīng)有的作用。檔案知識是典型的顯性知識，符合檔案知識管理的規(guī)律，因此企業(yè)檔案實施知識管理是自身的要求；企業(yè)檔案實施知識管理是現(xiàn)實的要求，通過大家參與達(dá)成共識的知識資源優(yōu)化處理，解決了過去“按檔案方法分類，不切實際”的問題，避免了“知識類檔案”還按照信息類檔案進(jìn)行處理的錯誤方式；企業(yè)檔案實施知識管理是提高企業(yè)競爭力的要求，知識管理將以往的檔案知識規(guī)范化、統(tǒng)一化、創(chuàng)新化。

構(gòu)建檔案知識資源管理模式的目標(biāo)。管理的思想也在信息化的浪潮中發(fā)生了轉(zhuǎn)變，使檔案管理有了重大改觀。具體目標(biāo)是使檔案知識資源化、信息化，按信息管理方式分類保存，以供搜索和查詢，按知識資源結(jié)構(gòu)進(jìn)行管理，即歸類沉淀，對將來的知識型文檔，設(shè)計、設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)模板；實現(xiàn)知識資源支持領(lǐng)導(dǎo)決策，要充分了解分析領(lǐng)導(dǎo)或管理決策的事項及過程，設(shè)計、設(shè)立訂閱機制，委托專業(yè)人員或?qū)＜沂占R或信息資料；知識資源及時支持員工學(xué)習(xí)。構(gòu)建相應(yīng)分類的關(guān)聯(lián)知識資源庫，配備相關(guān)知識的文件類到關(guān)聯(lián)知識庫中，設(shè)立員工自學(xué)考試內(nèi)容；知識資源及時支持員工工作，要了解分析各項業(yè)務(wù)、事務(wù)工作，內(nèi)容及過程，按業(yè)務(wù)、事務(wù)過程環(huán)節(jié)及環(huán)節(jié)內(nèi)作業(yè)程序；知識資源管理制度化，用制度的形式確定知識資源管理的組織機構(gòu)。檔案知識資源管理依托網(wǎng)絡(luò)，用信息來實現(xiàn)，在應(yīng)用系統(tǒng)中對知識資源分層級設(shè)立安全訪問權(quán)限。

檔案知識資源管理模式構(gòu)建方案包括檔案知識資源應(yīng)用功能系統(tǒng)、資源庫委托收集、整理系統(tǒng)、資源庫委托收集整理系統(tǒng)、知識資源庫管理系統(tǒng)。知識資源管理組織建設(shè)方案其組織結(jié)構(gòu)可以設(shè)計為知識資源管理團(tuán)隊和知識資源管理中心。建立檔案知識資源管理的制度體系，推進(jìn)和組織建設(shè)的要求。檔案知識資源管理方案實施步驟要開展進(jìn)行調(diào)查研究，它包括管理制度方面的調(diào)查研究、硬件方面的調(diào)查研究、技術(shù)方面的調(diào)查研究、人才方面的調(diào)查研究；制定實施目標(biāo)，明確實施要素，建立保障系統(tǒng)，實施要素是方案的主體部分，需要建立包括檔案知識資源管理體制。

企業(yè)實施檔案知識資源管理的條件。企業(yè)實施檔案知識資源管理的條件，一定的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的前提。技術(shù)是檔案知識資源管理順利進(jìn)行的保證，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)情況是關(guān)系著檔案知識管理信息能否在網(wǎng)絡(luò)上的關(guān)鍵。檔案知識資源管理是一項龐大的系統(tǒng)工程，所以資金是否充足也是檔案知識管理能否順利進(jìn)行得關(guān)鍵因素，此人才問題關(guān)系到檔案知識資源管理的成敗。

因此要轉(zhuǎn)變觀念，創(chuàng)新工作方法，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，強化隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，統(tǒng)籌協(xié)作，共同促進(jìn)檔案知識資源管理的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)于檔案管理的知識范文第3篇

關(guān)鍵詞：檔案；管理；知識管理；融合

隨著社會的進(jìn)步，利用更加高效的方式提升我國檔案信息管理的效率是保證檔案信息管理工作正常進(jìn)行的最主要措施，只有摒棄傳統(tǒng)的、陳舊的方式，優(yōu)化管理方式，才能夠?qū)n案信息管理模式進(jìn)行優(yōu)化，這樣一來，才能夠保證檔案信息管理的改革形勢走向正軌，從而促進(jìn)社會該行業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。希望通過本文的論述，能夠給我國相關(guān)部門提供有價值的參考。

1為什么要融合檔案信息管理與知識管理

隨著社會的進(jìn)步，我國知識經(jīng)濟(jì)建設(shè)模式越來越完善，對于科技的應(yīng)用也越來越頻繁，在這樣的發(fā)展形勢下，保證檔案信息管理體系建設(shè)更加完善最關(guān)鍵的就是融入知識管理的相關(guān)知識，只有在這樣的大趨勢下，才能夠有效促進(jìn)我國檔案信息管理更加完善。知識參與社會各個行業(yè)的發(fā)展，利用知識的力量不斷壯大經(jīng)濟(jì)建設(shè)才是未來社會最主要的發(fā)展核心。所以說，將檔案信息管理和知識管理相互融合是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大趨勢，只有在這種融合的形勢下，才能夠促進(jìn)檔案信息管理工作效率的提升，保證檔案信息管理更加完善和全面，才能將檔案信息管理作用發(fā)揮到最好。由于傳統(tǒng)的檔案信息管理流程比較長，方式使用也比較落后，因此對于信息管理價值不高，要想保證實際存在的問題能夠得到解決，就應(yīng)該將其與知識管理融合起來，這樣的發(fā)展方式才是解決檔案信息管理工作問題的最主要以及最現(xiàn)代的方式。

2檔案信息管理與知識管理融合的可行性

2.1從檔案信息屬性的角度分析。檔案信息管理主體主要是知識數(shù)據(jù)，但是一般來說，檔案信息是多重屬性的。從檔案信息屬性角度分析，檔案能夠?qū)⒃痉稚⒌摹o形的知識進(jìn)行有形的記錄，從而能夠直觀地表現(xiàn)在人們眼前。由于知識管理內(nèi)容和檔案信息管理內(nèi)容是相同的，同時，兩者都有特定的管理對象，因此兩者之間可以融合，從而可以促進(jìn)檔案信息管理工作效率的提升。

2.2從知識管理的現(xiàn)有研究成果分析。知識管理方式的不斷創(chuàng)新帶動著我國管理體系的完善，目前，我國相關(guān)部門對于知識管理的研究力度已經(jīng)逐漸提升，正是由于知識管理方式得到創(chuàng)新，所以對于現(xiàn)代化檔案信息管理能夠起到很好的指導(dǎo)作用。而現(xiàn)階段我們需要做到的就是建立更加完整的管理機制。選擇合適的管理內(nèi)容作為管理對象。最后是在確定管理對象之后，有針對性的實行管理。實際上知識管理所擁有的條件已經(jīng)達(dá)到文章中提到的管理條件，這也使得檔案管理與知識管理之間的融合有了保障。

3知識管理對檔案信息管理的創(chuàng)新

3.1知識管理可以完善檔案信息管理職能。知識管理其實就是檔案管理革新的主要表現(xiàn)。知識管理可以影響到檔案管理的全部流程，不同的流程選擇的管理方式不同，但是對于檔案管理來說都是具有一定的影響。當(dāng)檔案管理工作中增加了知識管理之后，檔案管理的內(nèi)容都明顯的不同，甚至在工作方式上都出現(xiàn)了變化。這種變化可以體現(xiàn)在幾個方面。第一是對實體檔案上，在過去對檔案管理的時候，主要的管理內(nèi)容就是實體檔案，但是在轉(zhuǎn)變管理內(nèi)容之后，實體檔案的管理減少。現(xiàn)在更多的是對檔案的利用。而且管理的技術(shù)也變得先進(jìn)，使用高科技管理檔案，使得管理方式走向智能化。

3.2知識管理可以實現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。業(yè)務(wù)流程再造，是對組織中及組織間的工作流程與程序進(jìn)行的分析和再設(shè)計，其既是知識管理的要求，也是實現(xiàn)知識管理的重要手段。在知識經(jīng)濟(jì)時代，組織的結(jié)構(gòu)將從傳統(tǒng)的直線型向扁平式轉(zhuǎn)變，管理的中間層次將逐漸減少并最終消失，將形成一個由中心的管理者統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和指揮的組織。同時，對信息技術(shù)高度依賴和應(yīng)用將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件存在著較大的差異，對電子文件的管理推動了檔案管理業(yè)務(wù)流程再造。對檔案管理業(yè)務(wù)流程再造，應(yīng)依據(jù)文件生命周期理論，即把文件檔案看作為一個不可分割的文件連續(xù)體。打破過去文件工作與檔案工作的界限，實現(xiàn)企業(yè)文件檔案一體化，在業(yè)務(wù)流程上進(jìn)行統(tǒng)一的設(shè)計。該流程包括文件從產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、歸檔、永久保存或銷毀的全過程。這種新的業(yè)務(wù)流程有助于加強文件、檔案的知識管理，同時強化了對各項業(yè)務(wù)管理工作的服務(wù)功能，提高工作效率。

4知識管理可以強化檔案知識智能化服務(wù)意識

工作人員在管理檔案的時候，對于工作的質(zhì)量也是有要求的，而采用知識管理的方式就是保證工作質(zhì)量的一種方法。信息化是檔案進(jìn)步的前提，有了信息化檔案才能管理才能更進(jìn)步，而且網(wǎng)絡(luò)也是檔案管理轉(zhuǎn)變的主要因素。增加知識管理可以讓檔案管理的管理內(nèi)容更全面，還能放檔案的服務(wù)性質(zhì)明顯上升。因此在對檔案管理的時候要使用現(xiàn)代化的技術(shù)，包括網(wǎng)絡(luò)，只有這樣才能保證管理檔案的智能化水平。

5知識管理有助于提高檔案管理人員素質(zhì)

檔案的管理水平與管理人員的素質(zhì)有直接的關(guān)系，為了能夠保證管理工作的質(zhì)量，就要讓管理人員就有較高的素質(zhì)，現(xiàn)階段制約我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的主要因素就是管理人員的素質(zhì)。對于檔案的管理采用知識管理以及信息管理，而這種兩種管理方式都是檔案管理方式創(chuàng)新的表現(xiàn)。但是這兩種管理方式對于檔案工作人員的素質(zhì)要求高，必須具有現(xiàn)代的管理知識，同時能夠?qū)芾韺W(xué)有一定的了解。保證其在管理的時候，對業(yè)務(wù)熟練。而且將信息管理與知識管理結(jié)合在一起，也可以有效的提高管理者的素質(zhì)。知識管理可以幫助工作人員為檔案建立一個完整的知識框架，而且讓管理人員具有現(xiàn)代信息技術(shù)，從而激發(fā)管理人員的內(nèi)在潛能。通過這種管理也可以讓檔案管理人員盡快的了解客戶的需求，然后為客戶提供服務(wù)。所以說，檔案管理必須要進(jìn)行知識管理。很多人員在利用檔案資源的時候，格外重視對檔案中歷史信息的利用，這使得檔案信息資源的作用發(fā)揮的不明顯。

6結(jié)束語

通過全文的論述，我們能夠更加清楚地看出優(yōu)化檔案管理工作的主要影響，正是由于社會的進(jìn)步會不斷促進(jìn)我國檔案信息管理工作的進(jìn)行，因此相關(guān)部門一定要重視這方面工作的改革，從而能夠從根本上提升我國檔案管理工作效率。知識時代最主要的特點就是利用更加先進(jìn)的技術(shù)以及知識，幫助社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)能夠更加順利的實施和開展。檔案信息管理是知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的最主要表現(xiàn)。要想提升檔案信息管理體系更加完善，一定要更加大膽地對模式以及理念進(jìn)行創(chuàng)新和變革，從而能夠促進(jìn)檔案信息管理工作可以長久發(fā)展。

作者:陳婷 單位:黑龍江省齊齊哈爾礦產(chǎn)勘查開發(fā)總院

關(guān)于檔案管理的知識范文第4篇

1 切實加強領(lǐng)導(dǎo)是發(fā)展干部人事檔案工作的關(guān)鍵

干部人事檔案工作是一項科學(xué)性、服務(wù)性、政治性的工作，在組織、人事工作中處于“輔助”和“服務(wù)”地位，具有“配角”和“后臺”操作的特點，很難做出驚人的成績和轟動效應(yīng)。這使得干部人事檔案工作默默無聞，工作成績與艱辛難以為人所知，難以得到領(lǐng)導(dǎo)的理解，難以進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視野，難以擺上領(lǐng)導(dǎo)的議事日程。應(yīng)當(dāng)說，任何一項工作，要取得成績和發(fā)展是與各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持分不開的。在當(dāng)前形勢下，要推進(jìn)干部人事檔案工作的改革，使其取得新的成績和有一個大的發(fā)展，十分需要各級組織、人事部門領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。干部人事檔案由每個員工確鑿的原始檔案材料構(gòu)成，記述和反映了該檔案人的個人經(jīng)歷，德、才、能、績、廉（潔）、信，以及成長的軌跡。干部人事檔案是考察了解人員的重要手段；是發(fā)現(xiàn)人才、使用人才、預(yù)測及制定人才計劃不可缺少的信息源泉；是落實待遇、澄清問題的憑證；是推進(jìn)干部交流輪崗，健全激勵機制，強化干部宏觀管理、推行和貫徹公務(wù)員制度的重要依據(jù)；是維護(hù)個人權(quán)益和福利的有力保障；是研究和撰寫各類史志、人物傳記的寶貴史料。只有認(rèn)識到干部人事檔案對組織、人事工作不是可有可無，而是不可缺少，才有可能重視和支持干部人事檔案工作，加強領(lǐng)導(dǎo)并列入議事日程，由一名負(fù)責(zé)同志分管，分管要真管，切不可分而不管。只有加強領(lǐng)導(dǎo)，才能使檔案機構(gòu)健全，加大人力、物力、財力的投入；才能把檔案隊伍建設(shè)好，使干部人事檔案工作與組織、人事工作密切結(jié)合、協(xié)調(diào)發(fā)展；才能使干部人事檔案工作跟上社會主義建設(shè)事業(yè)發(fā)展的步伐，完成肩負(fù)的使命。

2 檔隨人走與人檔適度分離并存

檔隨人走是人事檔案管理工作的一項重要制度。在人事管理工作中，干部的任免權(quán)限與主管單位是動態(tài)的，人員流動是客觀存在的，干部的主管協(xié)管單位經(jīng)常發(fā)生改變。為此，人事檔案要隨著人員的流動，干部任免權(quán)限的改變，主管協(xié)管單位的變化，及時轉(zhuǎn)至新的主管部門，做到“檔隨人走”。“檔隨人走”是保持管人與管檔案相一致的有效措施；是保證干部人事檔案工作及時為組織、人事工作服務(wù)的必要條件；是維護(hù)人事檔案完整與安全的一項重要業(yè)務(wù)建設(shè)；也是干部人事檔案部門接收干部人事檔案和充實檔案內(nèi)容的重要途徑之一。

長期的實踐證明，“檔隨人走”的最大優(yōu)點，是保持了人事檔案的完整性，使其能集中反映一個人一生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、個性特點、業(yè)務(wù)專長、工作表現(xiàn)、實際業(yè)績、工資待遇、廉潔誠信、健康狀況等全面情況，便于組織、人事部門歷史地、全面地了解、考察、選拔、培養(yǎng)、使用干部，有利于充分發(fā)揮人事檔案的作用和避免“無頭檔案”的產(chǎn)生。但是，檔隨人走的制度，卻遇到了人員流動頻繁的挑戰(zhàn)，實踐檢驗證明，它并不是一條普遍適用的規(guī)律。檔隨人走取決于人員與單位之間處于相對穩(wěn)定狀態(tài)，流動性不大；機關(guān)變動少；人事檔案管理規(guī)范，轉(zhuǎn)遞制度健全等條件。從我國的現(xiàn)實情況看，在以公務(wù)員管理或參照公務(wù)員管理的黨政軍機關(guān)的干部人事檔案，仍可沿用“檔隨人走”的制度。一個干部（公務(wù)員）無論怎樣調(diào)動或流動，只要還在黨、政、軍系統(tǒng)內(nèi)，應(yīng)堅持檔隨人走，一人一生只有一套人事檔案，是終身的，不得“重新建檔”。

3 管理模式走多元化之路

管理模式和機制的過于單一，存在著檔案數(shù)量龐大、利用率低、管理不善等弊端，造成人力物力的浪費，必須進(jìn)行改革和創(chuàng)新，走多元化發(fā)展之路。為適應(yīng)干部人事制度的改革，適應(yīng)公務(wù)員運行制度的要求，應(yīng)籌劃干部人事檔案分類管理的機制和模式，拋棄計劃經(jīng)濟(jì)時代以一刀切的一個模式的做法。企業(yè)、事業(yè)單位不必須硬搬干部檔案的管理模式，也不宜完全套用干部檔案的規(guī)章制度，應(yīng)根據(jù)本身的特點及人員流動性強的狀況，創(chuàng)新管理模式，建立人事文件中心。

關(guān)于檔案管理的知識范文第5篇

1 檔案館隱性知識的含義及分類

隱性知識的概念最早由Polanyi于1958年在其代表作《個體知識》（The Study of Man）中首次提出。[2]之后許多學(xué)者從心理學(xué)、哲學(xué)角度對其產(chǎn)生、獲得、傳播和所發(fā)揮的作用進(jìn)行了分析和闡述。隱性知識被認(rèn)為是一種難以直接物化、難以機械復(fù)制的知識。同顯性知識相比，主體性、個體性是隱性知識的顯著特點。[3]

檔案館為了更好地提供檔案社會服務(wù)，在開發(fā)檔案館的隱性知識的時候應(yīng)該不僅關(guān)注檔案館內(nèi)人員或團(tuán)體的隱性知識，而且也要關(guān)注館外檔案利用者或利用群體的隱性知識的開發(fā)與利用。筆者認(rèn)為，檔案館的隱性知識主要包括檔案館館員工作中隱含的隱性知識、檔案館組織機構(gòu)中隱含的隱性知識、檔案利用者的隱性知識、檔案利用群體的隱性知識等四個方面：

（1）檔案館館員工作中的隱性知識。主要是指檔案館中每個館員在長期學(xué)習(xí)實踐工作中積累的技能、知識與經(jīng)驗，這些技能、知識與經(jīng)驗是每個館員的潛在素質(zhì)，不易傳播給其他人。

（2）檔案館組織的隱性知識。是指在每個檔案館在工作過程和對外形象構(gòu)建中的經(jīng)驗等。主要包含兩個方面：一是在日常工作中館員間的隱性知識的傳遞與學(xué)習(xí)，形成本館特色的工作經(jīng)驗或工作思想；二是檔案館在對外建設(shè)中，本館自身形成的建設(shè)經(jīng)驗。

（3）檔案利用者的隱性知識。主要是指檔案利用者在利用方面上的習(xí)慣偏好，獲取資源的策略與途徑等利用者自身個人獲取檔案顯性知識的模式習(xí)慣。

（4）檔案利用社會群體的隱性知識。是指檔案利用各個群體的利用重點及偏好的內(nèi)在經(jīng)驗。比如科技人員對科技檔案的需求，歷史學(xué)者對偏記錄歷史的檔案的利用需求等等。

2 隱性知識在檔案館開發(fā)與利用的模式

隱性知識的開發(fā)利用其實質(zhì)是隱性知識顯性化和隱性知識的貢獻(xiàn)與創(chuàng)新。隱性知識的顯性化是實現(xiàn)知識共享和知識創(chuàng)造的開始和源泉。日本著名知識管理專家野中郁次郎認(rèn)為知識創(chuàng)造過程可以分為四個階段，即社會化、外化、整合和內(nèi)化，這四個階段可以呈螺旋型不斷循環(huán)上升。[4]根據(jù)野中郁次郎的模型，檔案館的隱性知識主要側(cè)重于以下兩個模式進(jìn)行開發(fā)與利用：

（1）隱性知識到隱性知識的轉(zhuǎn)化。隱性知識間的轉(zhuǎn)化是個體在社會共同活動中交流共享隱性知識的過程。檔案館館員之間進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，使對方的隱性知識化為已用。檔案館與檔案館之間進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與指導(dǎo)，通過館間的學(xué)習(xí)與借鑒，并與自身館情相結(jié)合，形成更符合自身檔案館的建設(shè)模式。通過檔案利用者及利用群體進(jìn)行反饋信息調(diào)查與研究，挖掘檔案利用者及利用群體利用過程中的隱性知識，提供講座或其他社會活動形式，引導(dǎo)檔案利用者間的交流利用經(jīng)驗，通過對這種隱性知識的挖掘，檔案館可以提供更有效率的知識服務(wù)。

（2）隱性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化。它是將主觀知識變成客觀知識的過程，并將轉(zhuǎn)化的知識傳授給他人。通過檔案館內(nèi)館員、檔案館整體的經(jīng)驗的總結(jié)與提煉，使之顯性化。挖掘檔案利用者與利用群體的隱性知識，通過調(diào)查表或者其他形式，將其利用需求、利用模式等顯性化，便于檔案館為有針對性、高效的提供檔案服務(wù)提供行動指南。

3 隱性知識在檔案館開發(fā)與利用的途徑

開發(fā)與利用檔案館中的四類隱性知識的主要途徑，筆者認(rèn)為可以從以下幾個方面為切入點實施：

（1）完善檔案館隱性知識管理機制。完善信任的心理機制和建立有效的激勵機制。知識作為一種重要的生產(chǎn)資源，不同于傳統(tǒng)的生產(chǎn)要素，知識交換是建立在人們相互信任的基礎(chǔ)上的自愿合作，隱性知識的交換與共享更是如此。將激勵機制引入檔案館的建設(shè)中，可以鼓勵和刺激館員、檔案館、檔案利用者和檔案利用群體參與到知識管理中，并將他們所持有的隱性知識顯性化，實現(xiàn)共享與創(chuàng)新。在隱性知識管理的開發(fā)利用過程中，各個檔案館應(yīng)結(jié)合自身實際情況逐漸建立健全本館的有效激勵機制，要努力將激勵制度構(gòu)筑在公開、公正和公平原則的基礎(chǔ)之上。

（2）積極展開業(yè)務(wù)交流與指導(dǎo)。重視館員的職業(yè)生涯規(guī)劃，積極組織館員參加職業(yè)培訓(xùn)和進(jìn)修學(xué)習(xí)，提高館員獲取新知識和創(chuàng)新知識的能力，積極開展館內(nèi)業(yè)務(wù)交流，提高館員的綜合素質(zhì)，同時加強檔案利用者與利用群體的調(diào)查與指導(dǎo)。檔案館開展各項服務(wù)，利用者都會留下利用資源的相關(guān)信息，包括檔案類別、資源查找習(xí)慣等。通過對這些零散信息的搜集、處理和分析，分析利用者類型，所需資料類型、利用者滿意度等，從宏觀上可以掌握檔案館的整體運作情況以改進(jìn)檔案館的服務(wù)，從微觀上則可以為利用者開展個性化的服務(wù)，實現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（3）建立虛擬平臺，提供便捷的交流空間。建立館員、檔案利用者等的交流平臺，實現(xiàn)知識尋求者、知識提供者與知識源之間的交流。促進(jìn)檔案信息資源得到及時的傳送與利用達(dá)到知識的共享和創(chuàng)新。檔案館系統(tǒng)可構(gòu)建一個大的交流平臺對檔案利用者進(jìn)行館藏介紹與利用培訓(xùn)，檔案館主頁設(shè)置專題討論區(qū)或者論壇之類，實現(xiàn)檔案利用者及檔案利用群體隱性知識的共享等。

（4）加強信息技術(shù)的應(yīng)用。檔案利用者與檔案提供者隱性知識的開發(fā)與利用，信息技術(shù)應(yīng)用的身影無處不在。如：因特網(wǎng)、內(nèi)部網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、傳播技術(shù)、推送技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘與知識發(fā)現(xiàn)技術(shù)、知識共享技術(shù)等。從內(nèi)部網(wǎng)的建立到全球知識的共享，從交流平臺的構(gòu)建到利用者信息的采集和分析，從隱性知識的管理到知識庫的建立，隱性知識的有效開發(fā)和利用，都離不開信息技術(shù)的支持。在加強對檔案館隱性知識開發(fā)利用的理論的研究外，也要在重視信息技術(shù)在檔案館隱性知識開發(fā)利用中的應(yīng)用。

4 隱性知識開發(fā)與利用過程中的條件支持

隱性知識的開發(fā)與利用，是將分散于檔案提供者和檔案利用者腦中的知識進(jìn)行管理，是知識管理活動的關(guān)鍵 。它是建立在信息管理基礎(chǔ)上的更高級管理，強調(diào)的是如何設(shè)計有效的制度安排，使得信息與信息、信息與人、信息與過程之間聯(lián)系起來，在知識共享基礎(chǔ)上進(jìn)行的大量的知識創(chuàng)新。在開發(fā)利用檔案館隱性知識時應(yīng)該用聯(lián)系的觀點去看待這個問題，綜合考慮隱性知識的共享與創(chuàng)新，其開發(fā)利用還需要其他諸多方面的支持與配合。因此，筆者認(rèn)為，對檔案館隱性知識開發(fā)利用的支持條件主要是：

（1）檔案館隱性知識共享利用的環(huán)境建設(shè)。營造檔案館的文化氛圍，提供館員隱性知識的學(xué)習(xí)與交流。檔案部門要營造尊重知識、尊重人才的部門文化，鼓勵人們共享知識。各級檔案部門要打破或者削弱各層次館員間等級界限，使管理更為扁平化，創(chuàng)造有利于隱性知識的快速傳播轉(zhuǎn)化、共享和創(chuàng)新的網(wǎng)絡(luò)式結(jié)構(gòu)，增進(jìn)館員間隱性知識的交流。同時也要完善相關(guān)的政策、法規(guī)及規(guī)章制度的支持。實行政策規(guī)定的最終目的是要培養(yǎng)館員養(yǎng)成自覺意識和團(tuán)隊精神，使隱性知識開發(fā)利用在有序環(huán)境中進(jìn)行。

（2）隱性知識開發(fā)利用的技術(shù)支持。在隱性知識開發(fā)利用的途徑中，筆者已提到信息技術(shù)的支持。在此再次提及，是因為技術(shù)支持作為隱性知識開發(fā)利用的途徑，也是其更好發(fā)揮作用必須具備的重要條件。所以在這里強調(diào)技術(shù)對隱性知識的支持作用。通過網(wǎng)絡(luò)可以加強檔案館與外界的聯(lián)系，促進(jìn)館際交流與資源共享，檔案提供者與利用者隱性知識挖掘與利用；通過內(nèi)部局域網(wǎng)可以實現(xiàn)檔案館內(nèi)部的信息交流，促進(jìn)檔案館員之間的業(yè)務(wù)協(xié)作與知識共享。