數字化檔案管理
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摘要：本文在全球信息化、經濟一體化的格局下，通過對數字化檔案管理的內涵和特點的闡述，進一步明確和強調了數字化檔案管理在21世紀中國檔案現代化進程中的重要作用。同時，針對我國目前數字化檔案管理中存在的問題，筆者提出了幾條切實可行的建議，對這種知識網絡中利用信息的檔案模式的開發和利用具有一定意義。
關鍵詞：信息經濟網絡化數字化檔案管理
現代社會，信息技術的發展日新月異，信息經濟已逐漸成為經濟發展的新動力和新增長點。作為重要信息資源之一的檔案，面臨著廣泛應用計算機技術、通訊技術、網絡技術以及多媒體網絡環境的巨大沖擊，面對這種機遇和挑戰，如何正確認識數字化檔案管理的重要性和必要性，如何使檔案信息快速地向數字化方向發展，構建高速、及時、準確、系統的數字化檔案網絡，實現檔案信息資源的有效利用和共享，促進檔案事業的跨越式發展，成為當前檔案管理部門的熱點問題。
一、我國檔案管理的現狀和信息化時代對我國檔案管理的影響
檔案管理，是指以建立一個門類齊全、結構合理、管理科學、能為社會主義現代化建設服務的檔案資源體系為目的，依據國家有關部門檔案法規開展的檔案積累、移交、整理、開發等一系列的管理工作。按照我國《檔案法》》的有關規定，檔案館是我國檔案事業的主體，是執行檔案管理的中心機構，是集中保存、保管檔案的永久性基地，它所執行的檔案管理的功能主要有：檔案收藏功能、檔案信息存儲功能、檔案宣傳教育功能、文化傳播功能等等。截至2000年低，我國有各級圖書館3037個，保存檔案1.9億卷（件）；各級各類檔案室20192個,保存檔案1.7億卷(件)。可以說，在我國這個有著悠久歷史的傳統國家，檔案管理取得了很大的成績。但是，隨著信息技術的發展，包括計算機技術、通訊技術和網絡技術的相互結合的廣泛應用，帶來了檔案功能的巨大變化，檔案管理原有功能將借助信息技術而不斷增強，這些功能的擴展對檔案管理將產生深遠的影響，使檔案管理不再是純粹的檔案物質載體的保管工作，更加突出信息傳輸的中心樞紐作用。近年來，信息技術在檔案管理中逐漸使用，并呈現快速發展趨勢，新技術的革命，對檔案工作產生了巨大的影響。由于電子文件的大量產生以及檔案館中紙質檔案的數字化速度的加快，導致了檔案實體與所包含的信息內容高速度的加快，檔案工作本身也隨之發生變化，檔案實體管理與檔案信息管理徹底分離。眾所周知，檔案是一種能夠被傳輸、傳播、傳達、感受的，是以文件、圖像、聲音所表征的信息。由于計算機網絡的建立，使不同范圍內利用者共享檔案資源成為必然的發展趨勢。憑借網絡互聯技術，數字化檔案管理將逐步建立起全國、全省性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數字信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，人們更多地將從網絡中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身，充當“信息法官”的角色。這樣一來，檔案管理通過網絡向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作，檔案管理的功能將得到不斷的擴展，獲得更大的發展空間。
二、數字化檔案管理的內涵和優點
1996年第十三屆國際檔案大會上，美國的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案（Physicalarchive）和實態檔案庫（Physicalrepositoriesofarchives）相對應的虛擬檔案（Virtualarchives）。由此，發達國家首先開始了“數字化圖書館工程”的建設，也就相應地出現了“數字化管理”的概念。所謂“數字化檔案管理”是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用級存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興的檔案管理技術。它是一個建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，利用數字化手段，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理中心，以高速寬帶通信網絡為技術設施的超大規模、分布式數字信息系統管理。
數字化檔案管理主要包括以下幾個方面的工作：一是現代通信、計算機網絡、多媒體信息技術設備為基礎設施，在內部建立具備連同各個部門的計算機網絡平臺，外部建立調整信息的寬帶公共通信網絡。二是以各個時期、各種類別的檔案信息庫及其他信息庫為基礎資源，包含有傳統檔案數字化轉換后獲得的數據庫、辦公自動化系統生成的電子檔案數據庫以及來自政府機構和職能部門的各類信息庫。三是以智能信息處理技術為主，將原有的數據庫轉變為知識庫，應用自然語言進行所謂的概念性全網絡搜索。四是建立全方位、立體化的應用體系，及時吸納和提供各種各樣的信息資源，并為信息資源的使用提供良好的維護和安全保密工作。
數字化檔案管理優點主要有：一是信息管理數字化。采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。二是資源管理虛擬化。通過網絡互聯和館際互借來建設虛擬資源，實現檔案館館際互借和文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以使利用者運用超文本及多媒體技術進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣，同時還可采用電子加密技術對檔案進行機密處理。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統的信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質只能保存10年左右；內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容；真正實施在線：授權使用者可以從全球任何角落訪問自己所需要的檔案資料。
三、字數化檔案管理的重要性
1、信息時展的需要。長期以來，由于種種客觀原因，計算機技術在檔案工作中沒有發揮其應有的作用和價值，檔案利用需求與檔案所能提供的檔案信息、利用方式之間的矛盾遲遲難以解決，造成檔案管理的信息化遠遠落后于社會信息化的發展。隨著信息時代的飛速發展和我國加入WTO，檔案管理的數字化建設已經成為加快國家信息化步伐和發展我國檔案事業的需要。如果還不重視檔案數字化檔案館的建設，不能在網絡上有效地傳遞檔案信息，就無法進入信息時代的快車道，最終將會被信息社會淘汰。
2、參與國際競爭與交流的需要。數字化檔案管理不僅是檔案部門在工作方式上的創新，更是參與國家信息高速公路的具體體現，它不僅可以充分發揮其信息優勢，以多種語言、文字積極傳播中國悠久、燦爛的歷史文化，而且有利于營造良好的社會發展國際環境，促進國家經濟建設的發展。
3、加強科學研究、普及教育知識、服務社會大眾的需要。數字化檔案管理為利用者提供了及時、準確、系統且具有較高權威性和參考價值的檔案信息，它不僅能夠滿足科學研究大型而復雜的課題需要，而且可以滿足家庭教育等需求，在落實科教興國戰略的方面可以充分發揮檔案工作
的作用。4、改善檔案管理工作，提高檔案工作社會地位的需要。數字化檔案管理的落實將促使與之相關的計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域中的廣泛應用，從而促進檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，最大程度地實現檔案信息資源的有效利用和共享，發揮檔案信息的增值作用，從而實現檔案事業的跨越式發展，進一步發揮和提升檔案工作在信息化社會中的地位和作用。
四、數字化檔案管理發展存在的問題和發展建議
存在的問題：（1）缺乏新型的檔案專業人才。為了適應數字化檔案管理的要求，我們需要努力提高檔案信息開發人員的素質。而目前我國現有的檔案管理人員無論在意識上或者是技術上都和國際的標準相差很遠。這也是嚴重阻礙著我國數字化檔案管理發展的一大“瓶頸”。要真正在檔案工作上做到和世界接軌，我們必須大力培養自己的現代化檔案人才。現代檔案管理工作涉及到信息、科技、語言等多元化的知識結構，需要復合型人才，他們不僅能善于管理檔案，而且還要了解產品技術特性。（2）對數字化管理的游戲規則，還缺乏了解和適應。在我國檔案逐步數字化的過程中，紙質材料與電子文件并存的情況將在相當長的一段時間內并存，而由于我們對數字化檔案的管理情況不熟悉，容易引發許多問題。例如，國內標準紙規格是16K、18K等，加入WTO后紙的規格發生了變化，國際標準紙的規格是A3、A4等。針對這一實際情況，檔案人員應立即行動，定制檔案卷盒、檔案卷皮，從而把案卷裝訂的既規范又美觀。對電子文件的磁性材料應遠離磁場,同時最好采用防磁性裝具存放軟盤,否則就會引發許多不必要的麻煩。同時,由于電子文件、電子檔案有時可能會受到計算機病毒、黑客的攻擊而造成文件被偷盜、被修改，甚至造成系統崩潰的情況，現階段難以保證計算機系統的絕對安全，這就要求我們的檔案管理員不但了解檔案信息管理的有關知識，還要對計算機系統的維護、保密和反黑客任務有充分的認識。例如，對于數字化檔案的保密問題，我們就必須嚴格遵守安全保密機制。在檔案管理軟件的研制、安裝和使用上，必須符合《計算機信息系統保密管理暫行規定》（國保發［1998］1號）文件的各項要求，加強系統訪問控制、數據保護和系統安全監控管理等基本功能，確保檔案數據安全。（3）硬件設施缺乏建設。數字化檔案管理是一項耗資巨大的工程,需要投入許多人力物力。而目前我國的硬件設備還遠遠沒有達到發達國家對數字化檔案館形成輻射全國的信息管理網絡的能力。
對上述出現的問題，我們應當做好以下幾件事情。首先要為數字化檔案管理工作提供資金保障、資源保障和人力保障。加強數字化硬件建設和軟件開發。加強環境改造提供相應的技術支持，如購置、開發一定數量的應用軟件，對現有人員進行專業技術培訓，加快檔案館原始信息的數字轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善滿足社會各界廣大用戶的需求，使數字檔案館正常運轉，保持旺盛生命力。其次要培養和造就一大批具有檔案、圖書、經濟信息、科技信息、信息技術開發與服務等多方面才能的數字化檔案管理人才。這要求我們調整檔案管理人員結構和知識結構,培養一批具有相關專業知識的技術人員進行日常維護、維修,從而保障各種專業設施的正常運行。同時加快各級檔案管理人員的知識結構，加強現代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數字化建設發展需要的基本技能。第三要正確處理傳統與現代化的關系，正確解決數字化進程中錄入與檢索、保密與開放、資源共享與資源權屬關系等問題。正確處理紙質檔案與電子檔案的關系，紙質檔案的信息內容附在紙質載體上，與紙質載體密不可分，因此真實性和原始性容易鑒別，憑證作用和法律效力也就比較強。但受載體形式限制，紙質檔案信息密度比較小，所需存儲空間比較大。電子檔案的信息內容通過光、電信號的相互轉換附在磁盤、光盤上，不能在載體上直接讀取，必須通過計算機等專用設備的再轉換，雖然存儲量大、節省了貯存空間，但在信號轉換過程中，由于受載體的轉換條件、存貯介質的穩定性和技術操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或刪改，卻不易被察覺，因此對電子檔案真實性的鑒別有一定的難度。我們應該積極實行“雙套制”保存電子檔案，既在保存電子檔案的同時也保存對應的紙質檔案。
目前我國正處于信息時代,如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平,提高辦公效率,更好地發揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現信息現代化管理的主要問題。隨著數字化技術的廣泛應用,隨著電腦網絡及其他數字平臺的應用,數字化管理已經成為可能。由于地域、科技水平、教育水平及種族的差異，造成了國與國之間的“數字鴻溝”，但另一方面，信息時代也為每一個國家，尤其是發展中國家提供了一個全新的而又難得的發展機會。在《中共中央關于制定國民經濟和社會發展第十五個五年計劃的建議》中專門提出要“加快國民經濟和社會信息化”。其中對現代信息基礎設施建設提出要抓緊發展和完善國家高速寬帶運輸網絡，加快用戶網建設，建成一整套寬帶綜合業務服務系統。隨著社會發展水平和科學技術的進步，使檔案越來越引起人們的重視。2000年4月，我國正式啟動了中國數字化檔案館工程，現在已經在珠海、深圳等地取得了巨大的進展。一個覆蓋全國、功能強大、方便快捷的數字化檔案管理網絡正在悄悄形成。我們完全有理由相信，在同志“三個代表”的精神指引下，我國的數字化檔案管理一定可以不斷地取得成功，加快我國邁向現代化的步伐。
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