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檔案是直接記錄歷史、經驗和事實的一種具有參考價值和憑證價值的原始文件。檔案管理是一種工作形式,它是對記載歷史、經驗和事實原始文件進行保管、收藏、看護的一項,體現人們尊重社會發展、變遷、革新的一種工作方式。大多學者認為檔案管理可在傳統基礎上向數字化方向發展,實現信息化檔案管理的方式,不能拘泥于單純的一種形式,可將傳統形式與網絡信息化形式綜合發展,與時俱進,在保障安全管理的情況下進行創新。
1.建立和完善網絡環境下的信息反饋渠道
檔案利用后的信息回饋可以體現檔案管理的價值及意義,通過信息的反饋可以實現檔案管理的目的,提高管理工作人員的責任心和義務感,并提高對檔案管理工作繼續擴展的信心。所以相關管理人員及工作者應利用網絡信息加強對檔案信息回饋渠道的建設,在提高工作人員職業道德、責任心及服務意識等同時,讓其提高社會利用檔案后進行信息反饋的工作效率。
2.強化和創新檔案信息服務的觀念
在網絡信息廣泛利用的情況下,傳統檔案信息的利用已不能滿足人們的需求,檔案管理部門應隨網絡技術的不斷發展,主動的將檔案管理內容、信息等資源進行信息共享,以達到人們的利用要求,同時不斷對網絡共享模式及服務情況進行分析和調查,總結全面信息,并進行不斷改進,打破被動的服務模式,提高檔案信息服務的創新觀念。
3.強化檔案信息服務體系的建設
檔案管理的持續發展應從整體發展的方位思考,建立綜合發展的管理體系,將不同領域的檔案文件統一規劃,進行綜合分類和整理,同時利用網絡建立整體資源共享,提高檔案為社會人們服務的效率。
4.完善檔案信息的安全防范
檔案管理隨網絡的不斷發達進行與時俱進的革新是適應社會發展的,但在大量的檔案信息管理中,除了利用網絡為人們提供便利的檔案信息服務,還應加強對網絡檔案信息的安全管理,為避免其被改動或遭到其他破壞,應利用網絡技術進行加密設置、身份認證、安全檢測等,以此來提高安全防范工作。
二、網絡環境下檔案管理工作的創新內容與模式
1.開展在線服務
在網絡盛行的環境下,人們的生活、學習、工作等方面均隨之發生了較大改變,人們可以利用網絡在計算機上查找到各種各樣的信息,不僅提高了使用的及時性、高效性而且具有較高的參考價值,網絡搜索代替了傳統的翻閱式查找,提高了人們的利用率,檔案管理部門還應加強網絡在線服務的設置,并適時在網頁上建立專欄區,提高為人們信息服務的效率。
2.實現信息共享
網絡技術可以為人們提供各種便利的信息或知識等各項資源,檔案管理逐步走向了數字化網絡時代,為人們提供了信息資源共享的服務,但人們隨著網絡環境的不斷發展,對檔案信息的管理要求也不斷提升,因此,檔案管理部門應該摒棄傳統的各自當值的工作方式,逐步形成一個總體化管理的方式,實現檔案管理一體化管理的特點。
3.縱深化服務領域
網絡實現了信息共享,為人們提供了便利的信息查詢和利用的效率,因此,檔案管理也應該改變單純的信息供給方式,向縱深化服務不斷擴展,統一傳統的檔案、經驗、情報或文件等資源,實現其信息的公開利用率,這樣不僅可以提高工作人員的服務意識、責任意識,更可以體現檔案管理網絡時代的利用效率。
三、網絡環境下檔案管理的安全防護措施
1.確保檔案管理網絡系統的完整性
檔案管理的網絡應用,將大量的檔案信息通過一個內存較大的系統進行信息鏈接與共享,各類信息之間均存在著較大的邏輯關系和一致性,所以在檔案信息向網絡傳輸過程中,數據之間、數據庫之間及先后運行過程中,會形成一個整體的數據系統,它的完整性影響整個數據系統的穩定。
2.保證電子檔案的長期可讀性
網絡信息廣泛應用的環境下,檔案信息的錄入與應用是需要一定格式約束的,這樣可以確保計算機軟件對其的兼容,實現其預覽和借鑒的功能。所以在檔案信息輸入完成后,保存的模式要與計算機系統的兼容一致,同時在計算機系統進行更新后,應及時對檔案信息瀏覽的系統進行更新,確保其與計算機體統兼容的模式一致,才可以保證檔案信息的閱讀性和時效性。
3.保證檔案管理網絡化系統的安全性
檔案管理的安全應用取決于計算機網絡系統的安全使用,網絡的使用存在不安全因素,各類系統軟件均存在潛在的不確定性,而檔案管理在相應的軟件下利用科學的設計實現了網絡應用服務,為了確保其安全使用,應保證網絡系統管理的安全性,包括信息傳輸的安全、儲存的安全、共享的安全等,可以通過計算機病毒檢查提高安全性,或通過設置訪問權限進行安全保護等。
四、結束語
在網絡信息迅猛發展的環境下,檔案管理工作要想高質、有效的全面發展,應隨網絡技術的發展而進行不斷變革,確保在傳統檔案管理的基礎上,適時與網絡技術有機結合,為社會、人們提供一個便捷、安全、有效、創新和發展的檔案管理服務。
作者:王艷華 李曉琳 單位:長春高新技術產業(集團)股份有限公司 長春市南關區公交集團物資公司