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檔案管理基礎工作的價值研究

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檔案管理基礎工作的價值研究

明確檔案管理基礎工作重要性,提高檔案管理基礎工作水平在現代檔案管理中,提高檔案管理基礎工作水平非常重要,檔案管理基礎工作直接影響著檔案管理的標準化和規范化,因此,我們要明確檔案管理基礎工作的重要性,利用現代化管理手段進行有效管理,不斷規范檔案管理基礎工作標準,提高檔案管理基礎工作水平。

檔案管理要實現標準化、規范化管理檔案管理要實現標準化、規范化管理,首先要全面普查案卷,去糟取精,將案卷進行重新組合,實現檔案管理規范化。由于一些綜合性檔案管理部門多年來未做全面的清查,不可避免地存在一些無查考價值以及保管期限不準的文件,因此,我們要剔除這些無用的文件,以提高檔案管理的工作效率。另外,還要將案卷進行重新組合,實現檔案管理規范化。對于那些內容混雜組卷過厚案卷,要按照類別重新進行組合,在重組案卷的時候,要重新加工填寫對無卷內目錄、無頁碼、無案卷標題以及標題不夠明確的案卷,確保案卷的規范化管理。對于案卷進行重組,不僅能夠方便查找。規范化管理,而且能夠提高檔案的利用效率。

做好檔案管理基礎工作,可以保證檢索的查全率和查準率做好檔案管理基礎工作,可以保證檢索的查全率和查準率。計算機檢索的優勢就是能夠快速滿足使用者的檢索需求。我們在檔案分類過程中,為了保證檢索的完整性,應加強校審力度,避免在文件分類過程中產生錯誤。同時,按照《中國檔案分類法》進行分類,具體細則可以根據具體情況制定,根據文件具體特征,我們可以對文件輔以關鍵詞標識加以區分。這樣有利于通過關鍵詞查找到全部的檔案。在明確清晰的分類號下,我們可以查找到全部的檔案,但是,查找的準確率卻很難保證,因此,我們還必須規范案卷的標題名稱,以便于又快又準的查找文件。規范案卷的標題名稱,盡量采用簡潔明了的關鍵詞,這樣有利于提高查找的準確率。

加快數據準備,促進檔案管理的現代化進程做好檔案管理基礎工作,就是為了提高檔案的利用率。因此,我們在整理檔案的時候,要分清輕重緩急,循序漸進,優先加工整理那些利用率較高、價值較大的檔案,這樣可以提高檔案的利用率。我們在整理檔案的時候,還應該充分利用檔案原基礎。對那些具備全引目錄并且案卷基礎較好的案卷,在全引目錄上面可以直接分類標引,對那些“房檔”、“案件”等特殊形式的檔案,可用計算機統一給出分類號,利用人名、地址、時間通過計算機程序編制成案卷目錄直接錄入。另外,在檔案的錄入中,采用宗卷的關鍵詞替代“主題詞”可以有效地提高查找效率,簡化查找時間。

隨著社會的不斷發展,人們越來越重視檔案管理對于社會的積極作用。在現代科技的推動下,計算機技術已經廣泛應用于檔案管理工作。因此,檔案管理工作要想提高工作效率,必須不斷改革工作方式,認清檔案管理基礎工作的重要性,不斷規范檔案管理基礎工作標準,提高檔案管理基礎工作水平。

作者:周宇飛單位:河北省兒童醫院

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