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檔案是記錄單位日常工作信息的重要載體,是單位發(fā)展的見證,對(duì)問題處理、決策制定以及生產(chǎn)管理等方面都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)作用,是單位實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展的重要前提。而文書檔案管理工作又是檔案管理工作中的重要組成部分,可以有效提升單位日常工作質(zhì)量和效率。就文書檔案管理工作性質(zhì)來看是一項(xiàng)服務(wù)性、技術(shù)性以及政治性比較強(qiáng)的工作,對(duì)研究本單位發(fā)展歷史以及制定發(fā)展策略可以起到重要指導(dǎo)性作用,保證單位發(fā)展在大方向上不會(huì)偏離前進(jìn)道路。隨著社會(huì)快速發(fā)展對(duì)文書檔案管理工作提出了更高的要求,無論是在工作內(nèi)容、手段還是在相應(yīng)制度的建立上。因此,單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)必須要認(rèn)清時(shí)展的需求,不斷進(jìn)行創(chuàng)新,做到與時(shí)俱進(jìn),以求能更好的提升管理工作水平,做到更及時(shí)、準(zhǔn)確、完整以及實(shí)用。實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作創(chuàng)新對(duì)促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,以及實(shí)現(xiàn)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展都具有重要意義。
二、文書檔案管理工作存在的問題
時(shí)代在快速前進(jìn),傳統(tǒng)文書檔案管理工作機(jī)制逐漸不能滿足單位在新時(shí)代背景下發(fā)展的需求,逐漸不能滿足人們對(duì)檔案的需求。無論是在工作理念還是方式上都具有一定的局限性,存在很多問題。主要體現(xiàn)在一下幾個(gè)方面:
(一)文書檔案管理體制不完善
就我國(guó)文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看,存在比較明顯的問題就是工作體制落后,不能適應(yīng)新時(shí)展腳步?,F(xiàn)在大部分單位文書檔案管理工作體制依然受傳統(tǒng)黨政機(jī)關(guān)大難管理影響,不能明確“藏”和“用”之間關(guān)系,往往重藏輕用,使檔案失去了其具有的功效。同時(shí),單位在進(jìn)行文書檔案管理工作時(shí)一般都是上級(jí)指示下級(jí)執(zhí)行,但是往往是領(lǐng)導(dǎo)抓大頭,各小頭更細(xì)化的部分沒人重視,例如檔案規(guī)章制度的建立完善工作就很少有人關(guān)注,很大程度上影響了文書檔案管理工作的規(guī)范性、時(shí)效性以及實(shí)用性。另外,工作體制的不完善側(cè)面決定了工作管理人員工作態(tài)度和側(cè)重點(diǎn),一般都是將重點(diǎn)放在檔案資料的收集、整理、保存等前期業(yè)務(wù)上,忽視了文書檔案工作的服務(wù)性,降低了工作有效性。
(二)文書檔案工作手段落后
隨著信息時(shí)代的來臨,對(duì)文書檔案?jìng)鹘y(tǒng)手工工作方提出了更大的沖擊,對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,就需要運(yùn)用高新技術(shù),更近一步實(shí)現(xiàn)文書檔案的時(shí)效性、實(shí)用性以及共享性。但就我國(guó)目前文書檔案管理工作現(xiàn)狀來看,很多單位只是為應(yīng)潮流影響,匆忙配備計(jì)算機(jī),在使用程度上比較低。例如有的單位使用計(jì)算機(jī)只是將檔案轉(zhuǎn)換為電子文件進(jìn)行保存,然后脫網(wǎng)單機(jī)來編目或提供檢索,不能實(shí)現(xiàn)真正意義上的共享。這種工作手段雖然可以提高一定的工作效率,但是卻將信息孤島化,喪失了其具有的分享性質(zhì)。
(三)管理人員專業(yè)水平低
很多單位文書檔案管理工作不具備專業(yè)人員,工作人員通常是身兼數(shù)職,在工作上分身乏術(shù)。同時(shí),工作人員對(duì)文書檔案的認(rèn)識(shí)不夠,認(rèn)為檔案管理就是收集、整理、保存,本身不具備任何技術(shù)含量,對(duì)其重視程度比較低,這都在很大程度上影響管理工作的順利進(jìn)行。另外,雖然有的單位具有專門的文書檔案管理人員,但是文書檔案管理部門一般在改革和精簡(jiǎn)情況下都是首當(dāng)其沖,逐漸成為薪資改革、職稱評(píng)價(jià)以及閑雜人等安置的地方,為文書檔案管理工作帶來很大的不良影響。
三、文書檔案管理工作創(chuàng)新策略研究
傳統(tǒng)的文書檔案管理工作模式逐漸不能滿足時(shí)展的要求,想要增強(qiáng)單位競(jìng)爭(zhēng)力,使其在市場(chǎng)中占據(jù)一定位置,就需要單位對(duì)文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。主要可以在以下幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新:
(一)創(chuàng)新管理制度
文本檔案管理制度的創(chuàng)新需要結(jié)合單位實(shí)際發(fā)展需要,針對(duì)單位機(jī)制不合理地方進(jìn)行改善,根據(jù)時(shí)展要求進(jìn)行創(chuàng)新,以新制度彌補(bǔ)舊制度的漏洞和不足。其中包括兩個(gè)方面:一方面是機(jī)構(gòu)內(nèi)部制度的確立,以領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任為基礎(chǔ)建立相應(yīng)制度,主要為實(shí)現(xiàn)電子檔案管理提供支持。另一方面針對(duì)檔案執(zhí)行工作建立管理制度,為適應(yīng)社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理工作的需要,不斷對(duì)現(xiàn)行的制度及逆行那個(gè)評(píng)審,針對(duì)漏洞和不足來進(jìn)行改善,保證制度的完整性和效用性。創(chuàng)新管理制度需要根據(jù)實(shí)際需求對(duì)現(xiàn)行制度橫向和縱向進(jìn)行改善,保證制度行之有效。
(二)創(chuàng)新工作手段
信息時(shí)代的來臨對(duì)檔案管理傳統(tǒng)工作方式帶來了巨大的挑戰(zhàn),以往的手工工作方式逐漸不能滿足時(shí)展對(duì)檔案的需求,因此必須要對(duì)文書檔案管理工作手段進(jìn)行創(chuàng)新。一方面是對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理,文書檔案在單位發(fā)展過程中具有重要作用,承載著單位發(fā)展繼往開來的重任,因此必須要保證檔案內(nèi)容的完整性。對(duì)文書檔案進(jìn)行數(shù)字化管理就是將以往紙質(zhì)記載的形式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?shù)據(jù)庫(kù)的形式,對(duì)檔案信息進(jìn)行編號(hào)管理,不但可以提高檔案信息的安全性而且在數(shù)據(jù)信息調(diào)取時(shí)能夠更加方便。另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)文書檔案管理工作人員負(fù)責(zé)不同方面,在查取時(shí)比較麻煩,針對(duì)這一點(diǎn)可以對(duì)每個(gè)工作人員信息進(jìn)行錄入,并與其工作內(nèi)容相關(guān)聯(lián),這樣只要輸入工作人員信息就可以調(diào)取相應(yīng)檔案內(nèi)容?;蛘呤强梢酝ㄟ^掃描二維碼和條形碼等方式加快信息錄入和檢索速度,文書檔案管理程序得到縮減,進(jìn)而提高工作效率。
(三)創(chuàng)新工作人員管理制度
工作人員是保證文書檔案管理工作順利執(zhí)行的關(guān)鍵因素,因此單位在加強(qiáng)文書檔案管理工作時(shí)必須要加強(qiáng)對(duì)工作人員的管理,制定相應(yīng)的管理制度。一方面可以單位可以對(duì)工作人員進(jìn)行工作能力的測(cè)試,針對(duì)存在的不足采取培訓(xùn)等形式不斷提升工作人員的管理理念以及工作水準(zhǔn),增強(qiáng)工作人員業(yè)務(wù)知識(shí)的儲(chǔ)備,以此來選取高素質(zhì)的管理人員。另一方面要制定相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,改變傳統(tǒng)“老大難”現(xiàn)狀,重視文書檔案管理部門人員的晉升問題,建立公平、公正的職稱評(píng)價(jià)系統(tǒng)。同時(shí)要積極引進(jìn)年輕專業(yè)人才,為文書檔案管理部門帶入一股新風(fēng),保證工作的鮮活性,不斷提升工作效率。
作者:羅傲雪單位:廣州地鐵設(shè)計(jì)研究院有限公司