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水利檔案一般由水利管理部門進行保存,不同的水利檔案保存在不同的地方部門中。水利檔案保存在不同部門的現狀,對一般水利檔案使用者來說查閱起來較為不便。水利檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。水利部門應當建立、健全檔案工作,并加強領導,保證檔案工作順利進行。水利檔案資源的豐富性、水利檔案利用體系的方便性是促進水利檔案管理資源合理開發利用的主要因素。為了使群眾能夠更加便捷的對水利檔案資源進行開發與利用。應當建立多渠道、多途徑、多方法的檢索系統,為不同需求的人選擇最適宜的方法,從而可以迅速的檢索到自己需要的水利檔案信息。豐富便捷的水利檔案管理資源,對于擴大水利信息的覆蓋面,使人民群眾更加了解水利檔案管理,起到了很好的作用。
水利檔案管理的核心和本質是檔案資源的開發與利用,而水利檔案管理資源開發利用的基礎在于資源建設,如果沒有足夠數量的基礎信息,水利檔案管理資源就得無法得到充分的利用,水利檔案管理資源潛在的價值也就很難挖掘。以下從幾個方面出發,探討了水利檔案管理中資源開發與利用的建設方法。
(一)做好水利檔案的文件管理
水利檔案管理部門應依法開展檔案工作,把檔案工作列入發展規劃和工作計劃,統籌安排檔案工作所需經費,為維護檔案的完整與安全創造條件,為檔案的科學管理和檔案信息的開發利用提供保障。此外,水利檔案的管理者需要整合、優化水利檔案管理資源,提升水利檔案管理的信息化程度,實現水利檔案管理利過程中不同階段的信息資源的共享和交換,從而減少水利檔案數據的重復輸入。各流域的水利部門應建立檔案館,負責本流域應進館檔案資料的收集、管理和提供利用工作,并履行流域機構機關檔案管理職能,對所屬單位檔案工作進行監督和指導。并為水利檔案管理資源的開發與利用奠定了基石。從而真正的實現了水利檔案管理的一體化。
(二)做好水利檔案信息的數據庫建設
數據庫建設是水利檔案管理工作的重要內容。隨著電子政務建設在水利部門的開展,水利檔案管理工作在日常工作中也面臨著許多新問題,傳統的水利檔案管理方法已不能適應新的工作目標的需要。各級檔案部門應加強基礎業務建設,提高服務意識,大力開發檔案信息資源,通過多種方式滿足利用需求,為各單位的中心工作提供更好服務,并注意做好檔案利用效果收集和檔案基本數據的統計工作。除此之外,政府要加強數字化資源的建設,要加快以傳統載體保存的水利檔案管理資源的數字化進程,以現有的水利檔案資源為基礎,將不同載體的水利檔案管理資源轉換為標準數字信息存放于電子媒介中。同時,相關部門應當健全水利檔案的數據庫建設。水利檔案數據庫的建設內容要全面、豐富,從而滿足利用者查詢的需求,從而促進我國水利檔案管理中資源的合理開發與利用。
(三)加大對水利檔案管理工作的資金投入
做好水利檔案管理中資源開發利用離不開充足的資金保障。水利檔案管理中資源開發利用工作是一項長期而又艱巨的任務,因此要合理的投入預算,為水利檔案管理中資源開發與利用工作配置合適的軟件、硬件,并以足夠的運營資金作為保障,同時應當將開展水利檔案管理中資源開發與利用工作所需的經費列入年度預算計劃,從而促進水利檔案管理中資源開發與利用工作的快速發展。
(四)重視水利檔案管理人才的技術水平培訓
加強水利檔案管理中資源的開發與利用,是擺在水利檔案工作者面前的一項緊迫又復雜的任務,這不僅要求水利檔案管理者需要具備圖書、情報、檔案學的專業知識,還需要掌握運用現代化技術的技能。水利檔案工作人員應具備檔案專業知識和相關的專業技能,愛崗敬業,忠于職守。檔案工作人員的職務、職稱的晉升或評定,按國家有關規定執行,并享有專業技術人員的同等待遇。檔案工作人員應保持相對穩定。水利檔案管理人員應當本著對工作負責的態度認真鉆研業務,了解相關的水利專業知識和檔案管理知識,從而能夠更好的開展更深層次的工作。與此同時水利檔案的管理者應當學習與水利檔案管理相關的計算機技術、現代管理技術等等,從而更好的適應水利檔案管理的發展。
(五)整合水利檔案管理資源,促進資源合理開發利用
隨著我國經濟的發展、改革開放的不斷深化、社會信息化的來臨,水利檔案管理工作如果依舊固守傳統格局,顯然將難以適應新時代水利工作的要求。因此,必須對現有的水利檔案管理資源進行合理的重組。水利檔案管理工作者應當以水利檔案管理理念的更新為前提,以水利檔案管理資源的優化整合為條件,借助現代的檔案管理技術,努力促進水利檔案管理模式的創新,使水利檔案管理資源達到最合理的配置,促進水利檔案管理資源開發與利用的合理發展。
作者:戴霞單位:江蘇省太湖地區水利工程管理處