畢業生人事檔案管理研究
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檔案管理手段落后，合理利用程度不夠。目前在傳統的保密觀念影響下，人事檔案工作普通存在著“重保密、輕利用”以及利用不足的現象，把保密當作封閉，長期實行封閉式管理，使它蒙上了一層神秘的色彩。隨著經濟社會的發展，現代檔案價值的提升，尤其是檔案對畢業生來說，一些檔案信息的公開和合理利用，具有更加積極的意義，使得他們能夠更為便捷地滿足工作生活中對檔案的需要。而事實上，我國人事檔案管理的現代化進程不夠，還難以充分將信息化手段應用到流動性強大的畢業生檔案管理中，對于以畢業生檔案管理為主要內容來建立信息網絡以及提高檔案信息資源利用率等方面工作的重視程度不高，無法滿足現代環境下檔案信息的充分合理利用的需要。
二、針對畢業生人事檔案管理提出幾點對策
人事檔案就像是魚身邊的水人身邊的空氣，它在時體會不到它的好處甚至感覺不到它的存在，當失去了它問題就來了。為了使畢業生人事檔案在新形勢下發揮更大的作用，畢業生人事檔案管理部門應增強創新意識，更新工作方式，提高工作效率。具體實施方案如下：
2.1提高認識，強化畢業生的檔案意識。一是與高校合作，大力宣傳檔案作用，使大學生從進入大學開始就意識到檔案的重要性，并為美化檔案內容，而為之努力奮斗。二是做好咨詢服務工作，利用電視媒體、新聞廣播、設置專欄、出板報等多種渠道向畢業生宣傳有關人事的重要作用，并告知人事辦理程序，要讓畢業生充分認識到畢業生人事檔案并不是可有可無的，它對畢業生今后的就業、生活方面都有著極其重要的影響。三是通過市場調查分析或對用人單位進行采訪，證明人事檔案是用人單位選賢舉能的重要依據，是對畢業生本人進行定位的重要參考，即使不設人事檔案的企業、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息的。
2.2規范畢業生檔案管理工作，加強現代化技術在檔案管理中的應用。一是大力加強檔案管理人才建設。要樹立人才戰略思想，培養有較強政治素質和業務能力的人才隊伍，健全工作人員崗位責任制；加強檔案管理者的信息化繼續教育，搞好檔案業務培訓。二是規范檔案管理操作程序。接收畢業生檔案要嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》文件精神，對接收的畢業生檔案應重新整理，根據學習成績、品德情況、獎懲記錄、工作經歷、培訓進修、技能證件等相關材料全部收集匯總，并且對材料內容的真實性、完整性進行核對，分級負責，歸口收集。三是創新檔案管理模式，加強現代化技術在檔案管理工作中的應用。通過運用計算機，把人事檔案資料進行數字化處理，建立檔案信息資源數據庫和掃描儲存等手段，將這些檔案資料轉換成電子信息，建立以姓名、出生年月、畢業院校、學歷專業、就業單位等多種檢索方式，體現出分類排序、價值鑒定、數據檢驗、目錄生成、數據統計、自動標引、信息組織等功能，并運用身份認證、保密、訪問控制等技術確保電子檔案信息的安全及合理利用。
2.3加大人事工作力度，業務創新，強化畢業生人事檔案的服務功能。隨著市場就業機制的實行，畢業生擇業時間進一步延長，根據這種情況，需把人事檔案工作重點轉移到服務上來，主動進高校為畢業生提供就業指導、職業規劃、校園招聘、就業推薦和創業服務等，深入開發人事檔案信息資源，變“死”檔案為“活”信息，利用互聯網平臺，增設網上服務、異地遠程服務功能，針對服務對象的不同需求，提供個性化的服務。加大畢業生人事力度，使人事成為畢業生就業的有力保障。一是在繼續做好“個人”的基礎上，積極向各高校或企業聯系，宣傳人事政策，并制定對畢業生實行人事的優惠政策，對畢業生實行以學校或企業為單位的“集體”；二是人事的內容進一步完善，對畢業生的就業審批、干部身份、轉正定級、落戶手續、職稱評定、養老保險等方面實行全方位，徹底解除畢業生的后顧之憂。
2.4加強畢業生人事檔案信息資源的開發與利用，建立人才資源信息庫。通過對畢業生人事檔案內容的審核整理，選出其中可反映畢業生知識水平、實踐能力、工作業績等方面的信息，并建立以姓名、學歷專業、工作簡歷等為多種檢索方式，建立專門的畢業生人事檔案信息資源數據庫，作為人才資源信息庫。并將人才資源信息庫推向市場，利用多種渠道向社會宣傳，向各用人單位推銷儲備人才，充分做到人盡其才。建立檔案遠程查閱系統，以個人查詢、企業查閱、授權單位閱檔分類建立相應網上查閱方法，探索實現檔案管理與服務的異地同城化，為流動畢業生和企業提供便捷的遠程服務。通過市場運作，將畢業生檔案信息、畢業生就業工作、人才機構人事、用人單位招聘等多個板塊密切聯系起來，形成資源互用，利益互享，從而真正達到人力資源配置的科學化、合理化。
三、結束語
本文筆者對畢業生人事檔案管理中存在的問題進行粗淺的探討，并提出相應的解決對策，使我們更加清楚地認識到，要想更好的發揮人事檔案管理工作的最大作用，在實際工作中，不僅要從人事檔案管理制度上不斷進行更新，更應該根據人力資源的發展趨勢，在人事檔案管理觀念、服務項目上進行不斷創新，積極探索現代化檔案管理模式，從而為社會人力資源的合理配置作出有益貢獻。
作者：王小燕單位：中國海峽人才市場
