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一、高校電子檔案管理現狀及問題

電子檔案在提高工作效率的同時實現資源共享，借閱和使用都具有比紙質檔案更為便利迅捷的條件，能夠提供更為全面便捷的服務。電子檔案突破時間和空間的限制，實現檔案共享的便利，便于查閱和利用。但由于電子檔案本身對計算機和網絡設備存在高度依賴性，而計算機和網絡容易遭到病毒的破壞或黑客的攻擊，電子檔案對檔案保存的安全性有更高的要求。

(一)高校電子檔案管理的內容

高校電子檔案管理的內容包括學校制度性的電子文件、高校主頁網站信息及重大活動中所形成的照片或視頻資料、學校內部局域網平臺的數據庫及數據庫管理系統的信息資料、學生的學籍及成績等，按照類別大致可以分為:學生檔案、教學檔案、科研檔案、黨群行政檔案和人事檔案、基建財務檔案、校史及宣傳檔案等類別。事實上，高校為應對種類繁多、任務繁雜的檔案管理，基本上是按照類別分別由各歸口部門來管理，作者所在的高校即是科研檔案歸科研處管理、財務檔案由財務處管理、人事檔案由人事處管理等等，每個部門由專人兼職管理檔案材料。其中教學及科研檔案因為有評估和考核的需要，相對較齊全外，人事檔案電子化的難度最大。

(二)高校電子檔案管理的問題

目前發現多數研究者在分析電子檔案本身存在的安全性和真實性較低的問題上，指出高校電子檔案管理存在諸如缺乏制度規范、專業人員技術需提高等問題。

1．電子檔案建立過程和查閱過程缺乏制度規范，沒有統一標準。

一方面電子檔案的存儲制度和標準不完善，歸檔程序不明確，對于電子檔案的收集、整理、篩選沒有規范化的標準執行。而且電子文檔要經過不同部門才最終完成，在電子檔案建立、傳輸、轉移和接收的工作過程中，一些檔案管理人員沒有考慮到檔案管理工作的技術性與特殊性，各部門各自為政，電子檔案存儲設備選擇、數據格式分類不統一，造成電子檔案資料的損壞與丟失，導致電子文檔的歸檔要么重復儲存，要么就會出現缺失。另一方面，一些重要的檔案資料沒有備份資料留存，一旦數據丟失或者被篡改，難以復原。因此，必須建立起一套有效的、完備的電子檔案歸檔和查閱制度，以免造成電子檔案資料的損壞與丟失。

2．電子檔案管理人員的專業意識和專業技能需加強。

高校紙質制度性檔案文件一般由校行政辦公室下設的檔案科專人管理，其他按照類別分別由各歸口部門人員兼職管理，各部門領導對電子檔案管理的重視程度因人而異，工作效率和質量參差不齊。檔案電子化管理過程對管理人員的業務知識和計算機技能提出更高要求，各部門專、兼職檔案管理人員缺乏電子檔案管理的相關培訓，難免會降低檔案收集的質量，造成電子檔案管理工作整體水平不高。

3．對檔案電子化過程中投入的資金不足。

部分高校對電子檔案管理的規范性重視不夠，有關規范性要求落實不到位。在高校管理資金不足的情況下，在檔案管理上所投入的資金和設備能省則省，觀念上的疏忽嚴重阻礙了電子檔案信息管理系統的建設，制約了電子檔案的發展。

二、加強高校電子檔案管理的措施

(一)強化管理人員專業意識，培養專業技能

要充分認識到檔案管理電子化的必然趨勢。從電子檔案的收集整理開始，建立規范化的電子檔案管理流程機制及監督管理機制，出臺相應的績效考評辦法，考評專、兼職檔案管理人員的工作量。提高高校電子檔案管理人員的業務能力、工作效率和業務水平，滿足電子檔案收集、整理歸檔的需要，從兩方面對從事檔案管理的專、兼職人員進行培訓，一方面是檔案管理專業業務知識，另一方面是計算機應用技能及網絡應用技能。電子檔案的收集、積累等基礎工作不同于紙質檔案的收集和整理，電子檔案材料的范圍、方法和要求均不同于紙質檔案，整理歸類、建檔上傳、查找查詢等等工作都要求檔案管理人員有較為專業的計算機技能，尤其是其中一些電子文檔、圖像聲音文件的修復處理、保管保密對管理人員的能力提出更高要求。因此，要加強對各個職能部門的兼職檔案收集人員的培訓力度，提供多種教育培訓交流的機會，提高檔案管理人員業務能力和電子檔案的管理水平。

(二)開發電子檔案管理系統，加大資金投入

部分高校已開發了電子檔案存儲的系統平臺，建成了按檔案公開級別和訪問人員類別的網絡查詢、查閱系統。這一系統包括硬件系統(輸入設備、輸出設備、儲存設備、網絡服務器和計算機)和軟件系統(管理端軟件和查詢端軟件)兩部分。高分辨率的掃描設備、照相錄制、錄制設備、輸入輸出設備、存儲設備等這些硬件設備需要直接購買投入使用，管理及查詢端的軟件需要設計投入。因此，這些設施的配置需要高校領導加強對電子檔案管理的重視，提供一定的資金支持。

(三)提高安全管理意識，保證文檔真實有效

首先，從數字化建檔整理到電子文檔的內容格式，要保證電子檔案基礎原件的真實有效。對重要的、破損嚴重的檔案材料，要及時電子化，對重要錄音錄像資料的建檔立檔原件保存，要有明確的意識，高校主頁網站信息要做好備份工作。其次，由于電子文件檔案很容易被刪改，難以確定材料是否具有真實性和權威性，保存保管的規范性制度的建立和落實要到位。為了切實使高校電子檔案安全使用落到實處，應加強安全防范管理意識，以確保電子檔案的安全性和準確性。有關電子檔案保全形式到電子檔案使用的規章制度落實過程應建立一套統一的標準，確保高校電子檔案管理安全有效的開展。

作者：王學東 單位：內蒙古廣播電視大學