現代檔案管理中的基礎工作概談
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檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用主要體現如下：
（一）有利于檔案管理的規范化和現代化。狹義的檔案業務包含搜集、整理、鑒定、保管、檢索、統計、編研、利用共8個環節，在千頭萬緒的檔案基礎工作中，檔案管理基礎工作主要解決“收”“管”“用”3個問題，也即收得齊全、管得科學、用著方便這3個問題。良好的檔案基礎管理工作相當于打好了現代檔案管理的基礎，有利于檔案管理的規范化和現代化。例如，對于檔案管理要求較高的醫藥監管行業，相關的檔案中就包含了豐富的藥品質量監管情況，通過對案卷的價值鑒定、編制、立卷、排列，進行系統化的整合，并通過現代管理方法，建立良好的存放位置目錄、索引、指南，能夠更好地推進檔案管理的規范化和現代化，為醫藥監管行業發展提供更好的信息服務。
（二）有利于反應檔案文件的真實性和完整性。作為企事業單位各類活動的重要體現和記錄，檔案內容具有重要性、獨特性、時效性和真實性等特征因素，檔案管理就是為了更加準確地為用戶提供有價值的檔案。例如，對于新的科研成果，科技檔案包含了與該成果相關的圖紙、圖表、文檔、計算數據、證書、相關聲像資料等，具備了良好的真實性和完整性，能夠通過檔案來再現科研成果的進度，提供真實的典型材料和第一手資料，為此后的二次技術開發和研究打下基礎。
（三）有利于保證檔案檢索的唯一性和可擴展性。檔案檢索的唯一性主要是通過檔案的分類和編號來實現的，按照檔案實體分類的從屬和層次關系，來進行檔號的編制。對檔案實行包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、類別號、項目號、件號、頁號、張號等在內的編號，一方面能夠使得編號對象具有唯一性，方便日后查找，另一方面保持適當的遞增容量，確保檔案的可擴展性，與檔案的館藏需求相適應。
（四）有利于保證檔案檢索的查全率和查準率。隨著計算機技術的不斷普及，計算機檢索技術的發展給檔案檢索工具帶來巨大的便利，起到良好的交流和管理作用。根據檔案檢索工具的編制解析圖，可以按照體例、載體、功能等進行分類，提供各類目錄、卡片、索引等，滿足檔案使用者的檢索要求，保證檔案檢索的查全率和查準率。
二、我國目前檔案管理基礎工作薄弱環節分析
基于檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用，隨著現代科技的飛速發展，對檔案工作的需求也日益提升。與此同時，面臨檔案基礎工作的繁雜、量大、類別眾多等難點，我國檔案管理基礎工作還存在著一些共性的薄弱環節。分析我國檔案管理工作的現狀，加強檔案管理基礎工作，積極推進檔案管理的現代化，是我國檔案管理基礎工作建設的重要任務。
（一）檔案管理工作不規范。檔案的檔號是進行檔案基礎工作的重要途徑，而在我國目前的檔案管理工作中，由于管理員的重視程度不夠、專業基礎不扎實等原因，往往導致檔案管理不規范，例如：缺少目錄號、出現一卷多冊等情況、檔號的命名不規范，導致出現重名等現象，從而影響了檔案的唯一性，以及相關檔案的及時查找；檔案標題不能準確全面地反映檔案基本內容，不利于檔案的定位和價值鑒定；還有一些檔案沒有卷內目錄和索引，僅靠標題查找，給檔案管理和檢索帶來極大難度；檔案管理不夠仔細，很多案卷出現缺頁、少頁、斷面等情況，尤其是一些存放時間較長的文檔，此類問題更加嚴重。
（二）檔案管理流程不明確。良好的檔案基礎管理離不開明確的檔案管理流程支持，以機關檔案管理工作為例，其常見的檔案程序流程如下：檔案收集—檔案整理—國家檔案全宗—區分檔案全宗—檔號編制—人物全宗—分類法的選擇—全宗內檔案的分類—檔案價值鑒定—檔案的銷毀—檔案的保管與管理—檢索工具的編制—檔案的編研工作—檔案的提供利用服務—檔案的著錄與標引。以上幾個步驟在檔案基礎工作中缺一不可，是將零散的、需要條理化的檔案通過分類、組合、編目、整理等方法，使之體系化的過程。然而，我國目前檔案管理工作流程尚有待完善，往往存在僅重視某幾個環節，檔案管理工作不夠深入的情況。
（三）檔案管理現代化程度不高。文/廖虹檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用檔案工作目前，我國企業檔案還沒有完全具備實現計算機管理的充分條件，傳統的以人工整理和歸檔的現象普遍存在，檔案管理的現代化程度還不高。計算機信息技術在檔案管理，尤其是信息檢索方面的應用還不夠普及，尤其是一些小型的檔案存放館，普及度更低，這一定程度上影響了檔案管理基礎工作的效率，也不利于檔案和資料的及時、準確、全面查找。
三、提升我國目前檔案管理基礎工作的措施
（一）加強檔案管理工作。首先，從組織上加強檔案管理工作建設，明確專門的檔案工作分管領導，并定期進行監督和抽查；建立專業的檔案工作機構，配備具備良好專業知識的檔案人員。其次，健全和完善檔案管理工作體系，結合現代檔案管理的需求，制定嚴格的歸檔、保管、鑒定、借閱等工作流程，加強檔案校核力度，實行歸檔審查和借閱等級審批制度，通過流程來把控檔案管理工作的質量，明確檔案工作職責，建立健全工作規章、管理制度和業務規范，并建立相關的獎懲和考核制度。
（二）提升檔案基礎工作的專業性。首先，針對可能存在的缺少目錄號、一卷多冊、檔案標題不準確、案卷出現缺頁、少頁、斷面等情況，進行案卷的全面普查，糾正由于歷史久遠、缺少維護等原因造成的錯誤，對所存檔案的基本狀況進行調研（種類、內容、保存價值、數量、整理和保管等），并結合具體情況，按照重要性由強到弱的順序，逐一核對和普查，并制訂相應的收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、銷毀等規范措施，剔除可能存在的無用文件，提升檔案基礎管理工作的專業性。其次，進一步完善檔案工作的設施設備，確保檔案基礎管理工作的“三個用房”：檔案庫房、辦公用房、閱覽及陳列室，以及“三個用具”：檔案裝具、保護設備、技術設備。從設施上保證檔案基礎管理工作的順利開展。此外，還應積極對檔案管理人員進行培訓，提升他們的檔案管理技能，積極推行入館（室）檔案的標準化齊全，保證檔案歸檔和進館檔案的完整，并積極維護全宗和全宗群的完善性。對檔案工作實施監督、指導與控制，通過專業化知識的傳授，幫助檔案管理工作者做好收集、整理、保管、鑒定、統計、利用工作。
（三）加快檔案基礎工作的現代化步伐。計算機信息技術在檔案基礎管理工作中，具有重要的作用。尤其是在檔案檢索中，極大地提升了檔案基礎工作的效率，可以通過與檔案號編制、檔案關鍵詞提取、檔案目錄編制等基礎工作的配合，通過目錄、索引、關鍵詞檢索等方式，進一步提升檔案管理工作水平。加快檔案基礎工作的現代化步伐，首先應該逐步實現檔案管理的數字化和網絡化，降低人工出錯的概率，提升勞動效率和準確度，其次，應該積極推行和使用各類新型計算機信息技術，重新組合案卷、統一分類號、規范檔案的題名，建立以計算機檢索為核心技術的檔案信息化管理系統。作為社會活動的寶貴記錄載體，檔案的記錄、存儲、應用對社會活動的各個方面都具有重要意義。本著“對歷史負責、為現實服務、替未來著想”的原則，我們應該積極做好檔案管理基礎工作，以期更好地為現代檔案管理服務，推動社會的進步和發展。
作者：廖虹單位：福建省龍巖市藥品檢驗所
